N'aimez-vous pas simplement les outils, les raccourcis ou les hacks qui vous aident à faire les choses plus rapidement ou plus efficacement? Après tout, qui veut passer plus de temps à faire quelque chose que ce dont vous avez absolument besoin?
À ce propos, voici trois acronymes géniaux que vous devriez connaître: tous offrent des cadres de travail qui vous aideront à rester concentré et à rester sur la bonne voie, peu importe sur quoi vous travaillez.
1. OHIO: manipulez-le une seule fois
Combien de fois ouvrez-vous un email pour revenir en arrière et le relire? Peut-être trois ou quatre fois?
C'est un travail super improductif, à moins que vous ne réfléchissiez profondément à la question. Étant donné que, selon les experts, seulement 20% de notre courrier électronique est essentiel à notre travail, le toucher plusieurs fois ne fait qu'empirer la situation.
Au lieu de cela, OHIO! Ouvrez-le une fois et faites quelque chose avec. (Cela fonctionne également pour les tâches administratives, le courrier entrant ou toute autre chose.) Essayez ces conseils pratiques de Getting Things Done pour gérer plus efficacement les e-mails ou les courriers papier.
- Vous n'en avez pas besoin? Supprime-le!
- Si vous souhaitez le conserver, mais n'avez pas besoin d'agir immédiatement, classez-le.
- Si vous pouvez agir immédiatement - pensez aux messages qui prennent moins de deux minutes pour y répondre - faites-le.
- Pour les messages avec un contenu professionnel réel, vous devez définir des priorités et y passer du temps, les classer dans un dossier «Action», puis les renvoyer lorsque vous êtes prêt à effectuer un travail ciblé dans ce domaine.
2. FIOSP: Faits, Problème, Objectif, Stratégie, Plan
Il y a de nombreuses années, un mentor a partagé ce processus avec moi et je l'utilise tout le temps pour résoudre des problèmes ou résoudre des problèmes. C'est une aide précieuse pour organiser mes pensées et établir un plan d'action ensemble, que je travaille sur mon propre projet ou en équipe.
La prochaine fois que vous serez confronté à une crise du travail, vous devez résoudre le plus rapidement possible, essayez ceci:
Fait
Commencez par clarifier vos faits. Vous pourriez être tenté de faire des suppositions, des observations ou des opinions, de sauter dans les solutions, ou même de blâmer la racine du problème. Mais lors du dépannage, vos solutions doivent être intégrées aux faits de la question.
Par exemple, supposons que vous essayez de résoudre le problème d'un client qui n'est pas satisfait du service de centre d'appels fourni par votre société. Voici les faits:
Les temps de réponse dans le centre d'appels fonctionnent à 60% des appels traités en moins de deux minutes. Notre contrat stipule que nous devons répondre à 80% des appels dans les deux minutes.
Problème
Une fois que vous avez les faits, énoncez le problème sur la base des faits. Encore une fois, éloignez-vous du blâme et examinez l’implication des faits:
Le client est inondé de plaintes d'employés à propos de notre service, mettant en péril nos futurs contrats avec lui. De plus, le non-respect du contrat coûte à notre entreprise 1 000 dollars par jour en amendes.
Objectif
C'est là que vous comprenez clairement quel est exactement votre objectif dans la situation. Cela aidera à identifier les écarts entre les faits et les objectifs.
Notre objectif est de répondre à 80% de tous les appels dans les deux minutes conformément au contrat, de résorber l'arriéré actuel et de mettre fin aux amendes que nous encourons.
Stratégie
Maintenant, prenez du recul et examinez la situation dans son ensemble: en quoi les problèmes cadrent-ils avec les faits et quelles mesures correctives doivent être prises?
Notre stratégie consiste à remédier aux problèmes de performances en recrutant du personnel de réserve qualifié, en prolongeant les heures de centre d'appel de deux heures chaque jour cette semaine et, si nécessaire, en effectuant des appels dans un centre de dépassement bien formé.
Plan
Une fois que vous avez identifié votre stratégie, voici les étapes tactiques à suivre pour la mettre en œuvre. Ici, vous pouvez affecter des tâches et des calendriers selon vos besoins.
Gestion de compte
- Examiner le plan de mesures correctives avec le client à la fermeture des bureaux aujourd'hui.
- Fournir des mises à jour client toutes les 24 heures jusqu'à ce que les niveaux de service reviennent au taux de conformité.
Opérations
- Ajustez les systèmes de manière à prendre en charge deux heures supplémentaires de fonctionnement par COB aujourd'hui.
- Appelez trois personnes supplémentaires à temps plein d'ici mardi.
Légal
- Examiner les implications d'un contrat non conforme et évaluer les dommages à ce jour.
En utilisant ce cadre, vous pouvez passer rapidement et facilement du mal à la tête, guidant votre équipe vers une conversation plus productive autour de la résolution de dilemmes en milieu de travail.
3. BRAN: avantages, risques, alternatives, rien
Non, ne parle pas de la céréale ici! C'est un acronyme rapide pour vous aider à évaluer les avantages, les inconvénients et les implications pour la prise de décision.
Par exemple, supposons que votre département essaie de décider d’engager ou non un nouvel employé pour participer aux campagnes sur les réseaux sociaux.
Regardons BRAN.
Avantages
- Développez les impressions et la notoriété de la marque en créant une présence cohérente dans les cinq principaux médias sociaux utilisés par notre public.
- Développez notre liste de diffusion.
- Augmenter le nombre de vues sur le site Web.
- Gardez-nous à la pointe des marchés des médias sociaux.
Des risques
- Il est difficile de mesurer le retour sur investissement des campagnes de médias sociaux. Comment saurons-nous si cela fonctionne?
- Ajoute un décompte et des dépenses associées à un nouvel employé.
- Pas sûr que la notoriété de la marque sociale contribue aux clients ou à la croissance des revenus.
Des alternatives
- Attribuez des médias sociaux au personnel existant à une plus petite échelle et mesurez les résultats.
- Trouvez un stagiaire à faible coût pour prouver le concept au cours de l'été.
- Partagez le coût d'un gestionnaire de médias sociaux avec d'autres départements de l'organisation.
Rien
- Conservez le statu quo avec les efforts marketing actuels, n’ajoutez pas d’effectifs ni d’envergure, et n’effectuez aucun changement pour développer les médias sociaux.
N'oubliez pas que vous avez toujours la possibilité de ne rien faire. Parfois, “pas encore” est une bonne réponse jusqu'à ce que vous rassembliez plus d'informations, plus de financement ou un énoncé de bénéfices plus clair.
Le lieu de travail peut souvent être complexe, mais l’utilisation de cadres et d’outils peut aider à surmonter une partie de cette complexité et à trouver des solutions et des décisions plus utiles pour vous et votre travail!
