À quelle fréquence ne parvenez-vous pas à parcourir votre liste de tâches?
Et non, y compris «Écrire une liste de choses à faire» juste pour vous donner quelque chose à rayer immédiatement ne compte pas comme une victoire.
Bien sûr, ce n’est pas toujours votre faute: chaque exercice d’incendie qui s’affiche ne cesse de rallonger votre liste.
«Nous sommes trop occupés à passer notre vie à essayer de garder les ballons dans les airs et à garder la tête hors de l'eau. Y a-t-il un meilleur moyen de le faire?», Déclare Maura Thomas, fondatrice de RegainYourTime.com et auteur de Personal Secrets de productivité .
Il s'avère qu'il y en a, si vous prenez un conseil de Dwight D. Eisenhower.
Popularisée par Stephen Covey, mais basée sur les principes de productivité de l’ancien président, la matrice Eisenhower vous aide à classer vos tâches en fonction de leur niveau d’importance et de leur urgence afin que vous puissiez décider où concentrer votre énergie.
En classant vos tâches dans l'une des quatre catégories clairement définies, la matrice Eisenhower vous oblige à évaluer ce qui est vraiment digne de votre temps - et ce qui peut être délégué ou même totalement réduit à néant.
Vous trouverez ci-dessous des exemples de types d’activités relevant de chaque catégorie. Voyez comment vous diviseriez votre liste de tâches; suivez ensuite les conseils de Thomas sur la manière de traiter chaque type afin d’accomplir davantage en moins de temps.
Catégorie 1: Important et urgent
Votre assistante lui donne un préavis - et son dernier jour est demain. Une demande client urgente jette une clé dans un projet qui se déroulait sans heurts. Ces tâches sont considérées comme une crise ou ont des délais critiques que vous devez respecter.
Comment les attaquer
Étant donné que vous ne pouvez pas prédire quand les crises vont apparaître, supposez qu'elles se produiront et laissez-leur de la place dans votre emploi du temps.
«La plupart des gens s'embarrassent, mais si quelque chose ne va pas, tous vos projets tombent comme des dominos», déclare Thomas. La solution? Ne remplissez pas plus de 60% de votre temps productif.
Par exemple, si vous travaillez de 8 heures à 18 heures, laissez environ quatre heures vierges sur votre calendrier pour permettre les urgences. S'il n'y a pas d'urgences ce jour-là, vous avez de la chance et pouvez aller de l'avant pour les tâches du lendemain.
Catégorie 2: Important mais pas urgent
Planification d'un déjeuner de réseautage avec un responsable du recrutement. Obtenir une longueur d'avance sur la planification de vos vacances en famille. Réfléchissez sur les objectifs à long terme de votre équipe. Ces tâches influencent vos objectifs globaux, mais n'ont pas nécessairement de date limite critique.
Comment les attaquer
La plupart de ces éléments seront des projets de grande envergure plutôt que des tâches quotidiennes. Par conséquent, décomposez chacun en petites échéances pour vous aider à démarrer, dit Thomas.
Pour tous les éléments que vous ne pouvez pas décomposer, déterminez une période de temps précise pendant laquelle vous pouvez travailler dessus, afin que la tâche en soi vous semble moins lourde.
Thomas suggère également d'inclure seulement trois tâches importantes mais non urgentes dans votre liste de tâches quotidienne afin de vous laisser du temps pour les courriels, les réunions et les crises - et, dans la mesure du possible, y travailler pendant les heures de la journée où vous vous sentez le plus énergique.
Catégorie n ° 3: Pas important mais urgent
Les courriels, les appels téléphoniques, les questions de collègues: voilà les problèmes auxquels vous devez vous attaquer immédiatement, même s'ils ne vous aident pas à atteindre vos objectifs plus ambitieux.
Comment les attaquer
«Le moyen le plus simple de contrôler vos distractions est de contrôler votre technologie», déclare Thomas.
Commencez par vérifier vos e-mails plusieurs fois par jour, par exemple toutes les trois heures ou après avoir terminé une tâche plus importante. Pour vous en sortir, fermez complètement votre courrier électronique afin de ne pas être tenté de consulter les alertes.
Il en va de même pour votre téléphone: désactivez-le complètement, puis rangez-le dans un tiroir ou sur votre bureau, face cachée, afin de ne pas voir les alertes.
Et si vous recevez trop d'appels ou de requêtes de collègues en dehors de la période que vous leur avez réservée, fermez simplement la porte de votre bureau, mettez des écouteurs ou placez une pancarte «Ne pas déranger». mur de chaise ou de compartiment.
Catégorie n ° 4: Pas important et non urgent
Qu'il s'agisse de consigner des notes de frais, de créer des contrats ou de classer des documents, «ces tâches n'auront pas de grandes répercussions sur notre travail une fois que nous les aurons effectuées, mais elles ne disparaîtront pas», explique Thomas.
Comment les attaquer
Externalisez autant de tâches que possible en les déléguant à un employé débutant ou, pour les tâches personnelles, à un assistant virtuel, suggère Thomas.
Même si vous devez payer pour une aide extérieure, les heures que vous gagnez pour atteindre un objectif plus important, comme de progresser enfin dans la prochaine grande carrière, pourraient vous aider à progresser financièrement à long terme.
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