Si vous travaillez dans des organisations à but non lucratif, vous avez probablement déjà participé à une activité de financement, qu’il s’agisse d’un gala extravagant ou d’un simple happy hour au bar du coin. De nombreuses organisations, en particulier les petites, comptent sur ces événements pour collecter beaucoup d’argent en peu de temps.
Mais lorsque vous êtes intégré au comité de planification (ou même que vous devez concevoir l'événement à votre guise), vous ne pouvez plus assister à une soirée amusante. Maintenant, vous devez régler tous les détails pour créer une soirée inoubliable, une soirée qui incitera vos participants à déposer un peu d’argent dans votre chapeau.
Bien entendu, la taille de votre organisation et votre niveau de donateurs détermineront le meilleur type d’événement à organiser, ce qui affectera certainement la façon dont vous planifiez. Mais peu importe la taille ou l'ampleur de votre collecte de fonds, j'ai constaté, selon mon expérience, que quelques éléments clés font que ces événements fonctionnent. Si vous vous lancez dans votre première activité de collecte de fonds, assurez-vous de disposer de ces cinq nécessités.
1. Un budget
Vous avez entendu le dicton «il faut de l'argent pour gagner de l'argent» - et c'est vrai à 100% pour les événements. Bien sûr, si vous êtes suffisamment persuasif, vous pouvez probablement obtenir des éléments essentiels donnés à votre événement - comme un espace événementiel, de la boisson, de la nourriture et même des divertissements. Malgré cette générosité, vous aurez toujours besoin d’argent pour financer d’autres dépenses, telles que le transport, les repas du personnel et des bénévoles et les pourboires.
Pour vous assurer que vous pouvez y accéder, créez un budget avant de commencer à planifier les détails. Avec une bonne connaissance de votre situation financière, vous serez en mesure de déterminer facilement si vous avez les fonds nécessaires pour planifier un dîner assis ou si vous devez vous contenter d'une réception informelle réservée aux boissons. Ensuite, lorsque vous commencerez à recevoir des dons et à élaborer des plans solides, surveillez votre budget de près. Vous devrez équilibrer tous les coûts imprévus avec de nouveaux dons ou ajuster vos plans au besoin.
2. champions
Pour réussir un événement, les gens doivent faire un don et se présenter. Mais pour avoir suffisamment de donateurs, vous ne pouvez pas être la seule personne à promouvoir l'événement. Vous aurez besoin d'un groupe de personnes prêtes à organiser la collecte de fonds auprès de leurs amis, collègues et réseaux - et, bien sûr, à les inciter à donner.
C'est ce qu'on appelle votre «comité hôte», généralement composé de personnes qui soutiennent déjà l'organisation avec leur argent ou leur temps. En plus de bien connaître votre organisation, tous les membres du comité devraient avoir un large cercle de contacts qu’ils encourageront à fréquenter.
Bien que chaque organisation utilise les comités d'accueil d'une manière légèrement différente, j'ai le plus de succès lorsque j'ai directement impliqué le groupe dans le processus de planification. Bien sûr, le degré de leur implication dépend des individus, utilisez donc votre jugement: certaines personnes sont plus qu'heureuses de prendre des tasses chez Costco ou de solliciter des sponsors majeurs, tandis que d'autres préfèrent simplement que leur nom soit inscrit quelques appels téléphoniques à leurs amis.
3. Multiples possibilités de donner
La première règle de la collecte de fonds est de demander. Et bien sûr, lorsque vous organisez un événement, tout le monde sait qu’on s'attend à ce qu’il augmente le prix d’un billet. Mais, vous pouvez également inclure d'autres possibilités pour les participants de donner.
Le type de demande le plus courant se présente sous la forme d'une tombola ou d'une vente aux enchères silencieuse (et oui, vous pouvez faire les deux). Il est remarquablement facile d’obtenir des prix pour ce type d’activités en demandant aux entreprises locales de contribuer; vous devez simplement vous assurer que les prix correspondent à votre public. En d'autres termes, un forfait d'une journée au spa conviendra très bien à un déjeuner sur le thème de la fête des Mères, moins au tournoi de golf. Parfois, cela peut vouloir dire éviter complètement les prix et faire en sorte que les donateurs fassent des offres pour des éléments de programme: 100 $ pour une brique dans votre nouveau centre communautaire, par exemple, ou 1 000 $ pour une bourse.
Si vous savez que vos invités ne sont pas du genre à laisser plus d’argent, demandez-leur de s’inscrire plutôt comme volontaires pour vos programmes et initiatives à venir. Cela les impliquera dans votre mission et les rendra plus susceptibles de donner à nouveau à l'avenir et de parler de leurs amis à vous.
4. Une expérience complète
De nombreuses personnes considèrent que faire un don à un événement est un échange égal: ils vous donnent de l'argent et vous leur donnez une expérience. Votre travail consiste donc à faire de l’événement une expérience si extraordinaire que, pour que ce soit juste, il faut qu’ils donnent encore plus.
Certaines organisations font cela avec des invités de marque et des divertissements. Mais si vous n'avez pas Beyonce ou Bill Clinton sur votre numérotation abrégée, vous pouvez envisager un lieu exclusif, une activité inhabituelle (marathon de danse, qui que ce soit?) Ou un dîner de grande classe. Plus important encore, réfléchissez aux moyens de refléter votre mission dans l’événement. Si vous êtes une organisation de service direct, vous pouvez inviter des clients à parler. Les écoles ou les programmes artistiques peuvent afficher le travail de leurs élèves. En offrant à vos invités une expérience qui reflète le caractère unique de votre organisation, vous offrez une expérience qui ne peut être reproduite. Et c'est vraiment inestimable.
5. Suivi
Étonnamment, l'élément le plus important d'une activité de financement est le suivi qui a lieu après l'événement. Ne soyez pas tenté de vous reposer sur vos lauriers (ou soignez votre gueule de bois); téléphonez, envoyez des courriels et mettez à jour votre site Web. Vous voudrez personnellement contacter chaque donateur (ou donneur potentiel) que vous avez rencontré la nuit précédente et les remercier pour leur soutien. Cela peut être l’occasion parfaite pour organiser autant de réunions de suivi que vous pouvez - la première étape pour les cultiver pour leur prochain don.
Et n'oubliez pas vos vendeurs et vos bénévoles! Merci de les avoir aidés à faire de cette soirée un succès. Ils comprennent que vous êtes épuisé, alors un simple courriel suffit, mais pour ceux qui donnent vraiment au-delà, une note manuscrite est particulièrement élégante. (Croyez-moi, ils se souviendront de votre gratitude lors de votre prochain événement.)
Chaque événement prend beaucoup de temps et d’efforts pour réussir. Mais en suivant les conseils ci-dessus, vous serez en mesure d’organiser des événements qui créeront et développeront une suite qui apportera plus de personnes - et d’argent - à votre organisation. Et qui sait? Vous pourriez aussi passer un bon moment!
