Beaucoup trop de clients viennent me voir à un stade de leur carrière «je n'en peux plus».
Prenons Tricia, par exemple, qui est venue me voir avec découragement pour son travail et son incapacité à le gérer. Elle travaillait de longues heures - la plupart d'entre eux passaient assis à des réunions et traitaient des centaines de courriers électroniques - puis se dépêchaient à la dernière minute pour terminer leurs campagnes de marketing, qui semblaient toujours se transformer en exercices d'incendie.
La mentalité du «toujours actif» la touchait. Et elle était prête à arrêter.
J'ai immédiatement constaté que Tricia manquait des compétences professionnelles essentielles que chaque employé doit posséder, à savoir la définition des priorités et la gestion. C'est-à-dire la capacité d'identifier clairement les priorités les plus importantes et de consacrer la grande majorité de votre énergie et de votre temps à ces tâches.
Malheureusement, bien que nous parlions souvent de gestion du temps et de productivité au bureau, l'art de définir des priorités est souvent perdu. En conséquence, beaucoup de gens finissent comme Tricia: épuisés, frustrés et épuisés.
Si vous vous sentez dépassé par des heures excessives et que vous modifiez constamment vos tâches, voici quelques signes avant-coureurs qu'il vous faudra peut-être mieux gérer vos priorités, ainsi que des moyens simples de vous remettre sur la bonne voie.
Signe # 1: Vous croyez que tout est important
Si vous regardez votre liste de tâches et que vous considérez que tout est d'égale importance, il est facile de se laisser submerger par votre volume de tâches, plutôt que par la qualité. de votre travail. Mais considérez ceci: le principe de Pareto suggère que 20% de vos tâches produisent 80% de vos résultats, ce qui signifie qu'une petite fraction de votre travail quotidien mérite la plus grande partie de votre attention.
Dans le cas de Tricia, elle acceptait toutes les invitations à une réunion qu'elle avait reçues. Mais cela ne voulait pas dire que les réunions valaient son temps ou ne l’avaient pas aidée à atteindre l’un de ses principaux objectifs.
Solution: Soyez clair sur vos buts et objectifs
Travaillez avec votre responsable pour avoir une idée claire de la manière dont votre performance sera évaluée (par exemple, serez-vous examiné en fonction du montant en dollars que vous avez apporté ou du niveau de satisfaction de vos clients?). Une fois que vous avez une meilleure gestion de vos livrables, vous pouvez les décomposer en objectifs hebdomadaires.
Par exemple, si votre objectif ultime est de générer de nouveaux revenus, votre objectif principal devrait être de suivre les pistes que vous avez obtenues lors d’un salon professionnel et d’établir des relations avec des clients potentiels. Ne passez pas des heures chaque semaine à la planification du prochain salon.
Pendant que vous prenez des décisions concernant le travail tout au long de la journée, demandez-vous: «Comment cela me rapprochera-t-il de mes objectifs?» Si ce n'est pas le cas, posez-le et avancez.
Signe n ° 2: Vous êtes consommé par activité plutôt que par des réalisations
Avez-vous déjà commencé avec une liste au début de la journée, vous vous êtes senti occupé toute la journée, mais vous vous êtes senti comme si vous n'aviez rien fait? Frustrant, non? Tricia était certainement occupée, mais elle ne faisait pas grand chose.
En réalité, vous avez probablement effectué de nombreuses tâches de faible priorité, telles que cliquer sur des courriels sans importance, assister à des réunions inefficaces ou effectuer de petites tâches qui ne font pas avancer votre travail important. Peut-être avez-vous passé la journée sur des projets aidant votre patron ou vos collègues, mais ne réalisant pas votre propre travail.
Solution: Faites un plan quotidien et respectez-le
Créez un plan quotidien qui commence par la planification de votre travail le plus important. Ces activités prioritaires sont au premier plan de votre calendrier, avant même que vous ne pensiez à faire autre chose.
Vous aurez plus de chances de terminer certaines tâches lorsque vous leur fixerez un engagement de date et heure spécifique. Si le courrier électronique est une source de distraction constante, désactivez-le et ne le vérifiez que deux ou trois fois par jour. (Lorsque vous êtes plongé dans votre travail et que vous êtes distrait en lisant un courrier électronique, il vous faudra 64 secondes pour que votre concentration se redresse. Réfléchissez à cela: vous perdez plus d'une minute de temps précieux pour chaque courrier lu que vous lisiez en au milieu d'un travail important!)
Signe n ° 3: Lorsque vous arrivez au travail important, vous êtes distrait
Vous entendez continuellement les courriels, les textes et les messages instantanés entrants et vous vous sentez obligé de jeter un coup d'œil. Vous êtes constamment distrait par l’appel des sirènes des médias sociaux. La procrastination vous empêche de commencer et le perfectionnisme vous empêche de terminer. Et vous pensez à tort qu'en multitâches, vous en faites plus dans le même laps de temps. Semble familier?
Le multitâche est en partie inévitable, mais rappelez-vous: même si vous êtes en mesure de limiter votre travail aux tâches les plus importantes, vous ne pourrez pas progresser si vous ne pouvez pas vous concentrer suffisamment longtemps pour les achever.
Solution: développer votre capacité de concentration
Une fois que vous avez défini le travail prioritaire à accomplir, apprenez à vous concentrer et à rester concentré sur ces tâches. Essayez ces stratégies incontournables:
1. Répartissez votre travail: Utilisez la technique de Pomodoro pour programmer des créneaux horaires de 25 minutes afin de travailler sur des tâches prioritaires. Ne lève pas les yeux jusqu'à la fin du temps imparti, puis fais une petite pause. Répétez quatre fois, puis prenez une pause plus longue.
2. Répartissez vos tâches: regroupez des tâches similaires par tranches de temps dans votre calendrier pour pouvoir vous concentrer sur une tâche et la mener à bien. Des activités telles que le traitement d'un courrier électronique, le retour d'appels téléphoniques ou la révision de documents peuvent être regroupées et effectuées par lots.
3. Arrêtez le multitâche: à la fin, chaque tâche prendra plus de temps et vous compromettrez la qualité de votre travail.
Au cours de la journée, effectuez des vérifications fréquentes de la réalité: arrêtez-vous chaque heure et posez-vous rapidement la question suivante: la dernière heure at-elle contribué à mes objectifs les plus importants? Sinon, promettez de rendre les 60 prochaines minutes meilleures et recommencez. Si vous faites une vérification de la réalité toutes les heures, vous ne laisserez jamais une journée entière s'éloigner de vous.
Enfin, suivez votre succès. Terminez chaque journée par un bilan de ce que vous avez accompli et de la manière dont cela vous a permis d’obtenir les résultats les plus essentiels. Cela rend plus facile de laisser aller les choses non essentielles.
Lorsque vous êtes prêt à reprendre le contrôle de votre vie professionnelle, rappelez-vous qu'il n'est pas question de gestion du temps ou de productivité. Le but n'est pas de tout faire, mais de faire le travail le plus important . J'aime garder à l'esprit le conseil de Brian Tracy: «Ce n'est pas le temps que vous passez à travailler, mais le temps que vous consacrez à des tâches hautement prioritaires."
