Vous faites la queue chez Starbucks. Vous êtes le premier à arriver à une réunion. Vous venez de vous réveiller.
Qu'est-ce que toutes ces situations ont en commun?
Vous vérifiez également votre courrier électronique - et gémissez à l'idée de devoir tout passer en revue.
Qui ne passe pas une partie importante de son temps loin du bureau à gérer - ou plutôt devrais-je dire essayer à gérer - la messagerie électronique au téléphone? Il est impossible de s'en sortir. Cependant, plutôt que de laisser ce petit numéro de notification (qui ne cesse de grandir) de vous stresser, vous pouvez simplement changer la façon dont vous le gérez.
Voici quatre méthodes que j'ai apprises pour m'aider à rester un peu plus sain d'esprit.
1. Faites votre téléphone lire des messages à vous
Pour utiliser pleinement vos trajets domicile-travail, utilisez Talkler. C'est une application qui lit vos courriels. Et cela ne s'arrête pas là, il vous permet également de les supprimer au fur et à mesure ou de répondre à des enregistrements. Cela signifie que vous pouvez garder les deux mains sur le volant (ou tenir le poteau du métro) tout en restant productif lorsque vous vous rendez au bureau. Et bonne nouvelle: cela fonctionne sur les plates-formes d’échange ainsi que sur la plupart des fournisseurs de messagerie d’entreprise.
2. Lire et agir tout de suite
Imaginez ceci: vous faites la queue pour attendre un café. Alors, vous jetez un coup d'oeil à votre email, mais ensuite, avant même de pouvoir finir de lire, c'est à votre tour de commander. Ensuite, vous regardez à nouveau en attendant de le reprendre, relisant à chaque fois les mêmes mots. Mais bien sûr, vous n’avez jamais le temps de répondre, vous vérifiez donc le même courrier électronique lorsque vous revenez à votre bureau.
Relire des courriels encore et encore ne vous fait pas gagner du temps. En supposant que cela ne soit pas urgent, je déplace les messages nécessitant des réponses dans un dossier appelé «tâches de courrier électronique». Si l'action requise doit être gérée par une autre personne de votre équipe, je lui transfère le message immédiatement. Et si le message ne nécessite aucune action, je le supprime immédiatement ou l’archive. Si vous n'avez pas le temps pour l'une des étapes ci-dessus, rangez votre téléphone pour le moment.
3. Configurer les filtres
En plus de tout classer vous-même, vous devez également prendre le temps de configurer un système qui filtre automatiquement vos messages dans des dossiers spécifiques. (Si vous avez besoin d'aide pour commencer, consultez ceci ou cela). Vous n'avez aucune raison de trier manuellement les e-mails urgents de votre entreprise lorsque votre téléphone est prêt à agir comme votre assistant personnel. Bien que je vous recommande de procéder de la sorte en général, cela fait vraiment une énorme différence sur votre téléphone puisque vous essayez de minimiser réellement les courriers électroniques entrants.
4. Créer une signature électronique dédiée
Votre signature électronique mobile peut être à la fois un portier et un bouc émissaire. Le fait de préciser que vous utilisez un téléphone gérera les attentes de l'autre personne. Il les avertit que toutes les fautes de frappe sont probablement à correction automatique et que vous ne pouvez pas envoyer de pièce jointe hébergée sur votre bureau.
Maintenant, ce n'est pas une excuse pour taper "ur" ou "moi 2" - mais une explication si vous faites une petite erreur. Vous pouvez aller avec la base: «Veuillez excuser les fautes de frappe. Il s’agit d’une réponse mobile rapide », ou encore plus succincte, « Envoyé depuis mon téléphone ».
Même si vous commencez à utiliser l'une de ces méthodes, vous constaterez une amélioration immédiate de votre réaction aux e-mails entrants. Tout à coup, au lieu de vous sentir stressé lorsque quelque chose d'autre arrive dans votre boîte de réception, vous pourrez continuer comme d'habitude, sachant qu'un système puissant est en place.
