Vous ouvrez votre courrier électronique dès le matin et il y a 30 messages non lus. Ou bien, vous avez finalement traité votre boîte de réception et juste avant de vous déconnecter, vous recevez un autre courriel. Ou encore, qu'en est-il de ce scénario: vous avez du mal à hiérarchiser vos autres tâches avec plusieurs messages marqués d'un astérisque.
La première question qui vous vient à l’esprit dans l’une de ces situations est la suivante: dois-je ouvrir ceci?
Assez facile à décider, non?
Mais la deuxième pensée que vous avez est la suivante: Dois-je répondre à cela maintenant?
C’est une question difficile et, en toute honnêteté, vous êtes la seule personne à connaître la réponse. Ainsi, bien que je ne sois probablement pas qualifié pour vous dire exactement quand vous devriez revenir à quelqu'un, je peux vous aider à préciser vos options.
Ils le disent
C'est assez simple, mais si quelqu'un prend le temps de dire: «S'il vous plaît, revenez-moi aujourd'hui» ou «j'aimerais connaître vos pensées d'ici cet après-midi» ou «Faites-moi savoir ce que vous pensez avant notre réunion de 15 heures» ou « J'ai besoin de ça dès que possible », ils le pensent vraiment.
Cela s'applique également à toute date limite que quelqu'un vous donne. Cela signifie que si elle fixe une date pour votre réponse, vous devriez la lui communiquer d'ici là (ou, si vous vous sentez trop productive, avant).
C'est de quelqu'un de vraiment important
Si vous travaillez avec des clients exigeants ou des cadres de haut niveau et que vous savez qu'une réaction tardive nuira à votre réputation (ou à celle de votre entreprise), ce jour-là est toujours le bon appel.
Il s'agit d'une question urgente
Des problèmes surgissent, les délais sont repoussés, les chefs ont besoin de choses à la dernière minute. Si cela semble urgent ou prioritaire, ou si cela concerne quelque chose sur lequel vous travaillez, cela mérite probablement votre attention immédiate.
Le timing n'est pas bon
Il est 17 heures et quelqu'un vient de vous répondre. Bien sûr, vous pouvez répondre sur-le-champ, mais il est probable qu'ils sont sur le point de quitter le bureau pour la journée - et cela va se perdre dans la mer de messages qu'ils recevront demain.
Si vous savez que la personne ne répondra pas aujourd'hui, vous pouvez la repousser.
Vous avez besoin de temps pour vous débrouiller
Quelqu'un vous a posé une question difficile, ou ils veulent quelque chose que vous devez vérifier auprès de votre patron, ou leurs mots vous prennent au dépourvu ou suscitent des émotions. Donnez-vous la journée supplémentaire pour réfléchir, vous calmer et préparer votre réponse - vous vous sentirez mieux de savoir que vous avez envoyé la réponse professionnelle, même si elle nécessitait plus de temps.
Cela nécessite plus qu'une simple réponse
Peut-être qu'une réponse n'est pas seulement nécessaire de votre part, mais nécessite l'intervention de plusieurs personnes. Ou, vous devez leur envoyer un tableur ou un brouillon de présentation. Il est toujours préférable de prendre plus de temps pour rassembler votre matériel et couvrir toutes vos bases plutôt que d'envoyer une réponse à moitié cuite à une demande compliquée.
Ça vous rendra beau
Sara McCord, auteure de Muse, explique à deux reprises que vous ferez une meilleure impression si vous attendez pour répondre à un courrier électronique. Le premier est lorsque quelqu'un demande de nouvelles idées - tant que ce n'est pas urgent, il vous demande de faire preuve de réflexion, donc attendre vous donne l'impression que vous essayez en fait de faire de belles choses.
La seconde est que si quelqu'un vous écrit un message long. Cela vous semblera impoli de vous renvoyer un simple courriel en une phrase, alors laissez-vous une marge de manoeuvre pour trouver une réponse tout aussi complète.
Vous n'êtes pas disponible (et ils le savent)
Enfin, si vous êtes en vacances, voyagez, sortez malade ou êtes indisposé pour quelque raison que ce soit - et vous le communiquez d'une manière ou d'une autre (via un message OOO ou le bouche-à-oreille entre bureaux) - la personne n'est pas attendant une réponse immédiate.
Définir cette réponse idéale est déjà assez difficile, utilisez donc cette aide-mémoire pour déterminer le bon moment pour l'envoyer, et vous êtes assuré de maintenir des relations stellaires.
Cela dit, vous pourriez vous sentir mal à l'aise si vous ne répondez pas tout de suite. Dans ce cas, suivez les conseils de Sara McCord, experte en carrière, et répondez:
De cette façon, tout le monde sait que vous avez reçu le message et qu'il est sur votre radar.
