Lorsqu'un collègue a attiré mon attention sur un ancien article de George Kao sur la productivité des courriers électroniques, qui faisait à nouveau le tour de la table, je me suis rendu compte que le problème des boîtes de réception est réel. Je viens de rentrer d'une lune de miel de trois semaines au Japon, alors je sais à quel point c'est vrai. Il y a un réel talent pour gérer votre boîte de réception, et si ce n'est pas un art, c'est une éducation. Tout au long de notre voyage, mon mari, qui aspire essentiellement à la boîte de réception zéro à tout moment, jette un coup d'œil sur mon téléphone, voit l'icône de courrier et le nombre qui se situe autour de 400, et en est consterné.
«Cela me stresse», dit-il, et je pouvais pratiquement voir la sueur perler sur son front. Mais j'étais en vacances! Et j'avais un répondeur absent, pour mon compte professionnel et mon adresse personnelle! Personne ne s'attendait à rien de ma part et je me sentais à l'aise de faire face à ce nombre toujours croissant à mon retour.
Bien sûr, les détails de la boîte de réception, bien que parfois fastidieux, sont également exigeants. Peu importe que vous vérifiiez vos messages lundi matin après avoir débranché tout le week-end ou au milieu de l'après-midi un jeudi au hasard. Si vous ne savez pas en quelques secondes si le message nécessite une réponse, encore moins du mérite, vous perdez probablement de précieuses minutes de travail à essayer de le comprendre.
Le sous-titre de la pièce de Kao, «Comment accéder régulièrement à la boîte de réception zéro» m'a rappelé l'importance de savoir simplement à quoi répondre et à quel moment. Cette prise de conscience peut faire la différence entre une boîte de réception débordante et une boîte nette et ordonnée. Voici quelques astuces pour vous aider à décider.
1. Rechercher des indices
Parfois, ils sont évidents. Une de mes collègues transmet pas mal de courriels concernant des événements, des études et des rapports, mais elle note toujours: «N'hésitez pas à archiver.» Au début, je me sentais peut-être impoli en ne répondant pas au moins avec le plus des réponses superficielles («Merci!»), mais je me suis vite rendu compte que sa note flagrante sur l'archivage signifiait qu'elle ne voulait ni n'avait besoin de réponse.
Si vous n'avez pas un indice aussi direct, relisez-le et réfléchissez vraiment à l'impact de votre réponse sur la note. Si ce n'est pas le cas, par exemple, une personne de votre service partage simplement un projet sur lequel elle travaille et vous n'avez actuellement rien de valeur à ajouter. Ne cochez pas la réponse pour simplement accuser réception.
2. Détecter une question
Comme dans le cas précédent, cela sera souvent simple. Si vous avez l’intention de répondre à une question claire, il est évident qu’une réponse est nécessaire, voire rapide - ou dans les 24 heures. Etant donné que tous les destinataires ne sont pas forcés d’écrire les courriels les plus éloquents ou les plus pertinents, vous devrez peut-être parcourir les paragraphes pour voir s’il ya quelque chose à dire.
Si vous avez déterminé qu'il n'y avait pas de doute mais que vous aviez vos propres requêtes, alors répondez-moi bien, s'il vous plaît. Cela vaut la peine de faire un suivi et d'ajouter à la boîte de réception de quelqu'un si cela a le potentiel de sauver de futurs malentendus.
3. Parlez haut - si vous souhaitez vous faire entendre
Celui-ci est le plus délicat du peloton, mais une fois que vous aurez compris, cela deviendra une seconde nature. Plusieurs fois, vous recevrez des courriels qui ne vous demandent clairement rien. Vous pouvez recevoir une réponse à quelque chose que vous avez soumis, des commentaires sur un projet que vous avez terminé, des conseils pour gérer une situation, des informations sur un objectif spécifique de votre service. Si vous n'avez rien de nouveau à ajouter à la conversation ou si vous pouvez prendre les commentaires et poursuivre votre travail, alors vous pouvez être à l'aise de ne pas répondre.
Mais si, en revanche, vous vous sentez obligé de vous exprimer - afin de vous clarifier ou de préciser une décision que vous avez prise ou de fournir de nouvelles idées -, vous devez bien sûr appuyer sur le bouton de réponse. Cela peut être particulièrement vrai si votre environnement de travail encourage la réflexion indépendante et contribue aux sujets abordés.
Il va sans dire que les bulletins d'information, les courriels en masse ou tout ce qui semble être une lecture facultative ne nécessite pas de réponse. Si vous le jugez utile, vous pouvez créer des dossiers en fonction des suggestions de Kao. Organiser votre boîte de réception et la tenir à jour semblera automatique.
Une autre chose à considérer est la suivante: Mettez-vous à la place de l'expéditeur. Si vous aviez été celui qui a envoyé ce message, voudriez-vous une réponse? Même si vous avez des moments pour exprimer vos remerciements, si vous correspondez régulièrement avec quelqu'un ou si vous avez beaucoup à faire - ce qui nécessite parfois une réponse plus réfléchie - vous pouvez probablement laisser le courrier électronique seul et en prenant soin de ne pas envoyer de courrier électronique. réponse inutile de deux mots à quelqu'un qui, comme vous, essaie très probablement d'atteindre la boîte de réception zéro.
