Vous savez que vous devez contacter quelqu'un dès que possible lorsqu'il envoie un e-mail intitulé "urgent". Vous pouvez imaginer que l'autre personne regarde son écran, ne clignote pas ou rafraîchit de manière obsessive sa boîte de réception, car il vous attend les chiffres finaux, l'approbation, le feu vert, la réponse ou les étapes suivantes.
Mais saviez-vous que ce n’est pas le seul moment où vous avez besoin de donner la priorité à l’écriture? C'est vrai: si vous laissez un message reposer quelques jours dans l'un des scénarios suivants, vous risquez de paraître assez peu sensible ou peu professionnel.
C'est un équilibre difficile à coup sûr, car dans chaque cas, vous voulez également dire la bonne chose. Mais il est important de prendre le temps de répondre.
1. Quand vous avez déjà joué
Avez-vous l'habitude d'utiliser un courrier électronique pour gérer votre boîte de réception? Alex Cavoulacos, co-fondateur et directeur de l'exploitation de Muse, explique:
Envoyez un message court "Merci d'avoir pensé à moi - je suis complet ce mois-ci, mais si vous le souhaitez, j'aimerais aider comme je peux." Beaucoup de gens ne suivront jamais du tout - soit parce qu'ils ont oublié ou parce qu'ils n'ont plus besoin de votre temps ni de vos conseils - alors vous pouvez être assuré que les personnes qui font le suivi sont celles qui ont le plus besoin de votre aide.
Bien que cette stratégie vous évite de répondre à toutes les personnes qui ne reviennent jamais, le compromis est que si quelqu'un fait ce que vous demandez - attendez si longtemps avant de faire un suivi - vous lui devez vraiment d'envoyer une réponse. Elle est respectueuse en vous contactant plus tard et vous voulez donc lui montrer la même courtoisie.
Bien sûr, vous êtes peut-être encore trop occupé pour aider (et ce n'est pas grave). Mais vous ne devriez pas être trop occupé pour envoyer une réponse utile - même si cela donne une réponse courte, la dirige vers une autre personne ou fournit un lien vers une ressource - et dans les 24 heures si possible. En outre, la composition d'une réponse réelle vous évite de démarrer une chaîne de messagerie interminable "Je vous reviendrai plus tard", qui sera considérée comme un moyen de guider l'autre personne.
2. Quand on vous dit quelque chose de personnel
De nombreuses personnes ont des difficultés à partager des informations personnelles avec leurs collègues. Donc, si quelqu'un prend le temps de partager avec vous des nouvelles troublantes par courrier électronique, il est toujours nécessaire de répondre rapidement.
Il n'est pas nécessaire que la réponse soit longue, et c'est bien si vous n'êtes pas sûr à 100% de la bonne chose à dire. Vous pouvez presque toujours diriger avec "Je suis vraiment désolé d'entendre …". Ensuite, abordez de manière réfléchie toute action figurant dans l'e-mail (en supposant qu'il y en ait un, ce qui est généralement le cas) avec quelque chose comme "S'il vous plaît, prenez votre temps …" ou "N'hésitez pas à revenir en arrière à votre retour."
Et si un problème urgent vous oblige à demander quelque chose de concret, prenez quelques minutes pour comprendre la question la plus minime avant de répondre.
Par exemple, voici comment vous pourriez répondre à un collègue qui vous dit qu'il ne sera pas en mesure de terminer la présentation du tableau prévue pour cette semaine en raison d'un décès dans la famille:
Même lorsque vous ne connaissez pas les mots exacts - et personne ne le sait -, répondre rapidement montre que vous l'aimez. Cela donne l'impression que votre préoccupation est plus authentique et indique que vous n'avez pas oublié ces nouvelles ni ajouté à une liste comme vous le feriez avec n'importe quel autre message.
Oui, nous combattons tous le bon combat pour atteindre la boîte de réception zéro; et je comprends tout à fait l’envie de différer de répondre à cet email parce que vous pouvez répondre à 10 messages de base en même temps. Mais cela ne vaut pas la peine de laisser quelqu'un d'autre se sentir sans importance - ou de mettre en péril votre réputation en tant que personne attentionnée. Alors, prenez le temps de répondre à un message de l’une ou l’autre de ces catégories: vous n’êtes pas le seul à en être heureux.
