L'année dernière, LinkedIn a publié un sondage révélant que nos listes de tâches professionnelles avaient grandement besoin d'un relooking. En fin de compte, nous ne sommes pas très doués pour «faire» les choses que nous nous disons que nous devons faire. En fait, près de 90% des professionnels ont admis ne pas être en mesure d'accomplir toutes les tâches de leur liste de tâches avant la fin d'une journée de travail moyenne.
Donc, si vous en avez marre de vous attaquer tous les jours aux mêmes choses périmées, il est temps de changer cela. Voici cinq astuces pour augmenter votre productivité et vous aider à atteindre votre objectif.
1. Gardez une seule liste de tâches à faire pour le travail
Soyons honnêtes: si vous vouliez avoir une vue complète de tout ce que vous aviez à faire pour le travail, il est fort probable que vous ne trouviez pas tout cela sur une seule liste. Au lieu de cela, vous avez quelques post-its ici, un brouillon sauvegardé dans votre email, des collants ou des fichiers texte sur votre ordinateur, et peut-être une application ou deux sur votre téléphone.
Et bien que la séparation du travail et des loisirs soit généralement une bonne pratique, il est indispensable d’avoir un seul endroit pour vos tâches professionnelles. Alors, choisissez votre méthode de choix et commencez à consolider. Cela peut être n'importe où: une liste manuscrite dans votre fidèle agenda, un document que vous conservez sur votre bureau ou une application sur votre téléphone .
Assurez-vous toutefois que vous pouvez ajouter des éléments à votre liste où que vous soyez. Autrement dit, si vous utilisez une application de bureau, vous souhaitez configurer un système vous permettant de capturer des tâches à effectuer hors de votre ordinateur, telles que des missions que vous recevez. en réunion. Personnellement, j'aime écrire ces notes sur des notes autocollantes, puis les supprimer ou les jeter une fois que je les ai transférées dans la liste principale.
2. Suivez la règle 1-3-5
Maintenant que vous avez une liste complète de tout ce que vous avez à faire pour le travail, vous devez définir une liste de tâches quotidienne. Chaque jour, supposons que vous ne pouvez accomplir qu'une seule chose importante, trois choses moyennes et cinq petites choses. (Remarque: si vous passez une grande partie de votre journée en réunion, vous devrez peut-être réviser cela un peu.) Avant de quitter votre travail, prenez quelques minutes pour définir votre 1-3-5 pour le lendemain, pour être prêt frapper le sol en cours d'exécution dans la matinée. Si votre position est celle où chaque jour génère de nombreuses tâches inattendues, essayez de laisser un moyen et deux petites tâches en blanc, en préparation des demandes de dernière minute de votre patron.
Oui, je sais qu'il peut être difficile de réduire votre liste de tâches à 1-3-5, mais il est important d'établir des priorités. Qu'on le veuille ou non, vous ne disposez que de tant d'heures dans la journée et vous n'aurez que peu de choses à accomplir. En vous forçant à choisir une liste 1-3-5, cela signifie que les choses que vous ferez seront celles que vous aurez choisies de faire, plutôt que ce qui vient d'être fait.
Planifier à l’avenir de cette manière signifie également que vous pourrez avoir des conversations plus éclairées avec votre responsable quand il vous laisse déposer quelque chose de nouveau qui doit être fait immédiatement - ainsi que les outils pour redéfinir les priorités de votre autre travail. Par exemple, quand une présentation surprise tombe sur vos genoux, essayez: "Bien sûr, je peux vous la transmettre avant 15 heures, mais les rapports Q1 ne seront prêts que demain alors, car j’avais prévu de travailler sur cette question aujourd’hui. "
Consultez notre liste de tâches 1-3-5!
3. Effectuer une tâche importante avant le déjeuner (celle que vous préférez le moins, si possible)
Je vais admettre que celui-ci est difficile pour moi, mais cela fonctionne. Prenez l’une de vos tâches moyennes ou grandes et résolvez-la dès le matin, avant même d’envoyer un courriel, même si vous le pouvez. Il n'y a pas de meilleur sentiment que de rater une tâche difficile avant le déjeuner. L'auteur Brian Tracy appelle cela "manger sa grenouille", d'après la célèbre citation de Mark Twain: "Mange une grenouille vivante à la première heure du matin et rien de pire ne t'arrivera le reste de la journée."
Ma cofondatrice, Kathryn, définit souvent ses "grenouilles" le soir pour se préparer au lendemain; avec cela, elle est prête à les aborder le matin, ce qui l’empêche de repousser des tâches moins agréables pendant plusieurs jours.
4. Utilisez votre calendrier comme une liste de tâches à faire
Si vous trouvez que vous surestimez toujours le travail que vous pouvez accomplir en une journée, une approche efficace consiste à ajouter votre liste de tâches à faire à votre calendrier, comme si vous étiez en réunion. Plutôt que de définir vos tâches quotidiennes sur une liste, planifiez-les en laissant suffisamment de temps chacune. L'envoi de vos informations de confirmation W2 aux RH peut prendre 15 minutes, tandis que la préparation de la stratégie Q1 pour votre équipe peut prendre quelques heures. L'important est d'être réaliste.
Lorsque vous essayez cette approche, assurez-vous également de bloquer le temps dans votre calendrier pour le rattrapage des courriels, des séances de brainstorming ou d'autres tâches importantes mais non livrables. Par exemple, essayez de bloquer une heure le matin et une heure l'après-midi pour travailler dans votre boîte de réception - et ne passez pas de temps à essayer de gérer les courriels dès leur arrivée, alors que vous aviez vraiment prévu de travailler. sur quelque chose d'autre.
5. Réduire les réunions pour augmenter le temps productif
Enfin, si vous constatez que vous ne pouvez vraiment pas faire ce que vous croyez pouvoir faire en une journée, malgré tous les conseils ci-dessus, demandez-vous si vous risquez de souffrir du fait de le rencontrer.
Comme l'a dit un jour l'économiste John Kenneth Galbraith, "les réunions sont indispensables si vous ne voulez rien faire". En fait, plusieurs enquêtes réalisées sur le sujet ont abouti à des conclusions similaires: entre le quart et la moitié du temps passé en réunion est une perte de temps, sans parler du fait que vous ne pouvez pas vraiment vous occuper de vos autres tâches en position assise. parler à quelqu'un d'autre.
La solution: limitez vos réunions. Avant de planifier une réunion, réfléchissez à la possibilité de résoudre ce problème en envoyant d'abord un courrier électronique ou un appel téléphonique, ou en entrant dans le bureau de quelqu'un pendant quelques minutes. Si une réunion est requise, indiquez les points clés de l’ordre du jour pour déterminer les participants nécessaires et le temps le plus court que vous puissiez planifier. Et oui, il est tout à fait correct de programmer une réunion de 20 minutes, pas besoin d’arrondir à 30! Si vous devez organiser des réunions, essayez de les regrouper afin de laisser de longues périodes ininterrompues au cours de la journée pour que le vrai travail soit accompli.
Oui, réorganiser et planifier à l'avance sont deux investissements initiaux - mais imaginez à quel point vous serez heureux lorsque vous obtiendrez une liste d'une journée complète de tâches à rayer. Alors, organisez-vous, regroupez toutes vos tâches au même endroit, réduisez au minimum les distractions et commencez à vaincre cette liste (d'une journée)!
