La plupart d'entre nous ont été là: il vous reste huit millions de choses à terminer, mais rien ne semble jamais se faire. Vous établissez une liste de tâches à exécuter, et vous vous sentez comme si vous ajoutiez plus d'éléments à la liste que vous ne l'aviez cochée. Est-ce que cela signifie que vous êtes simplement terrible en matière de gestion du temps ou est-ce autre chose?
Voici un fait terrifiant (mais étrangement réconfortant): 89% des personnes ne terminent pas régulièrement leurs listes de tâches quotidiennes. Alors, ne vous inquiétez pas, vous n'êtes pas seul!
Une autre raison de ne pas s’inquiéter: il existe des stratégies simples que vous pouvez utiliser pour en faire plus et pour rendre votre liste de tâches plus gérable. Voici un résumé de nos meilleures astuces pour la liste de choses à faire - car il est temps de faire partie de ces 11% qui terminent réellement leur tâche.
1. Prenez la règle 1-3-5 au sérieux
Au cours de la journée, il est facile de se perdre dans toutes les petites choses qui se présentent. Bien sûr, vous vouliez vraiment terminer ce gigantesque rapport de comité qui vous pesait depuis des semaines, mais il vous suffisait de remplir votre liste de tâches avec 17 autres choses qui requièrent votre attention immédiate.
Ou le font-ils?
C’est là que la règle 1-3-5 est utile: En traçant une grande chose, trois choses moyennes et cinq choses plus petites que vous voulez accomplir ce jour-là (et, oui, c’est généralement le nombre de tâches que vous pouvez raisonnablement accomplir. en une journée), vous saurez instantanément où se situent vos priorités (et ce qui peut attendre). Et si l'établissement de priorités est en fait votre principal problème en termes de productivité, cela vous aidera à vous améliorer.
Si vous travaillez dans un emploi où il y a vraiment des problèmes et que vous devez régler sans tarder, laissez un de vos supports et un ou deux de vos petits créneaux horaires ouverts chaque jour pour répondre aux besoins immédiats les plus importants.
Pour rendre cela encore plus facile, nous avons créé un très simple (et joli) tableur pour vous permettre de tracer vos éléments 1-3-5, que vous pouvez télécharger ici.
2. Utilisez la méthode Eisenhower
Alex Honeysett fait un excellent exposé de la méthode Eisenhower, mais l'essentiel est que vous deviez commencer à comprendre deux choses à propos de chacune de vos tâches: quelle est son importance et son urgence? La grande leçon à tirer ici est que ce qui est important n’est pas toujours urgent, et inversement.
L'idée de hiérarchiser les tâches peut être décourageante (surtout si vous ne savez pas où se situent vos priorités), ce système crée donc une grille très simple sur laquelle baser votre liste de tâches. Recherchez ce qui est à la fois urgent et important et faites-le en premier. Ne passez pas votre temps à vous inquiéter de choses qui vous paraissent urgentes, et ne bloquez pas des tranches de temps spécifiques dans votre emploi du temps pour des tâches importantes mais que vous n'avez pas besoin de faire à ce moment précis. Et tout ce que vous déterminez n'est ni urgent ni important? Faites tout ce que vous pouvez pour éliminer cela de votre trop longue liste de choses à faire.
3. S'engager à seulement une application de liste de tâches
Un bon ami à moi se plaignait une fois de la façon dont elle n'avait jamais réussi à obtenir sa liste de tâches à faire, et une fois qu'elle ouvrait son ordinateur, je voyais pourquoi: elle avait neuf listes de productivité ou tâches à faire différentes les applications vont en même temps sur son bureau!
Beaucoup de gens font l'erreur de penser que le terme «plus on est de fous» s'applique aux applications (surtout celles de productivité), mais ce n'est pas le cas pour la grande majorité des gens. Vous passerez la moitié de votre journée à tout gâcher, et vous ne pourrez en aucun cas apprendre les tenants et les aboutissants de chaque application.
Prenez plutôt le temps de parcourir les options de votre application de productivité (voici une bonne liste pour vous aider à démarrer) et choisissez-en une parmi lesquelles vous engager. Téléchargez-le, lisez-le sur les fonctionnalités et engagez-vous un mois complet à n'utiliser que cette application pour répondre à vos besoins. Vous serez choqué de voir combien vous pourrez en faire plus si vous ne jouez pas avec tant de choses différentes tout le temps.
4. Soyez précis sur ce que chaque élément de la liste de tâches implique
Vous ne devriez pas accorder le même poids à la rédaction d'un rapport qui vous prendra cinq heures pour écrire et à l'envoi d'un courrier électronique ne nécessitant que deux minutes de votre temps. Décrivez plutôt les étapes que chaque élément de la liste de tâches implique jusqu'à ce qu'elles prennent toutes à peu près le même temps et le même effort (un expert suggère que chaque tâche ne devrait pas prendre plus de 10 minutes), et considérez ces tâches comme étant les leurs. liste des éléments.
En visualisant la quantité de travail nécessaire pour tout, il est plus facile de planifier le reste de votre liste de tâches à faire et votre horaire quotidien en conséquence. Bien que le simple fait de «rédiger un rapport de comité» puisse sembler simple, il vous suffira de tracer les six étapes à suivre pour vous permettre de gagner du temps et de déplacer d'autres éléments de la liste à faire à une date ultérieure, si nécessaire. .
5. Créer une liste «Fait»
J'ai une amie qui s'en tient à une liste de tâches papier et stylo classique, et l'une des raisons pour laquelle elle l'aime tant est parce qu'elle aime le fait d'avoir des articles barrés sur une feuille après une longue journée. Il y a un sentiment d'accomplissement qui n'existe pas avec beaucoup d'applications de liste de tâches.
Créer une liste «Terminé» (plus de détails ici) vous donne non seulement le même sentiment de réussite lorsque vous êtes en mesure de revenir sur tout ce que vous avez fait ce jour-là, mais aussi si vous regardez la liste et réalisez que vous rien accompli, c’est aussi un excellent réveil téléphonique qui vous oblige à recentrer et à repenser ce que vous passez votre journée à faire.
Lorsque vous essayez une nouvelle astuce de productivité, gardez à l'esprit que cela prend du temps de s'ajuster. Si tout ne semble pas fonctionner correctement après une journée, n'abandonnez pas. Donnez au moins une astuce de liste de tâches à faire au moins un mois. Vous serez une machine à productivité en un rien de temps!
