Dans le monde du travail aujourd'hui, tout semble être axé sur la productivité. Comment pouvons-nous faire les choses plus rapidement, passer moins de temps sur des tâches inutiles et éliminer les redondances et les inefficacités qui nous ralentissent?
La communication ne fait pas exception à cette tendance. Avec de plus en plus de moyens de rester en contact numériquement, il est de plus en plus courant de réduire le nombre de réunions, d'envoyer moins d'e-mails et plus courts, et généralement de rester en contact moins, au nom du gain de temps.
Mais William Allen, directeur principal de Behance, pense que cela nuit en réalité à l'efficacité des équipes.
Dans son essai pour le dernier livre de 99U, Make Your Mark: Le guide de la création pour bâtir une entreprise avec impact , il suggère qu'il vaut la peine de créer des redondances pour s'assurer que tous les membres de votre équipe sont sur la même page. Il explique:
Ne présumez jamais que votre équipe connaît les résultats des décisions que vous prenez quotidiennement. En supposant - au lieu d’informer activement - des garanties, ils passeront plus de temps à deviner ce qu’ils devraient faire que activement.
Tandis qu’il formule ces recommandations pour aider les chefs d’entreprise à s’assurer que les idées globales et les décisions quotidiennes se propagent efficacement au sein de l’équipe, je pense que cette idée de créer des redondances dans la communication vaut la peine que tout professionnel, qu'il soit leader ou non. Imaginez, par exemple, que vous communiquiez un peu plus avec votre patron pour vous assurer qu'il connaît tout le bon travail que vous faites et ce dont vous avez besoin pour réussir. Ou essayez peut-être de répéter ce que vous avez fait à vos collègues pour que tout le monde soit au courant des objectifs et des échéanciers du projet.
Bien sûr, être plus redondant et plus clair ne devrait pas signifier être condescendant ou ennuyeux. Voici quelques idées qui vous aideront à trouver le bon équilibre.
1. Rappelez-vous: ce qui est répétitif pourrait être nouveau pour quelqu'un
Allen nous rappelle dans son essai que, même si vous répétez un message plusieurs fois, bon nombre des personnes avec lesquelles vous travaillez ne l'entendent qu'une fois, tout au plus. Ainsi, même si vous aviez discuté d'une idée en détail lors d'une réunion, tous les coéquipiers qui n'étaient pas là ce jour-là restent dans le noir. Permettez-vous de répéter les choses plusieurs fois pour vous assurer que tout le monde a la chance de les entendre.
2. Utiliser différentes formes de communication
Exploitez le fait que différentes personnes apprennent (et absorbent des messages) de différentes manières en communiquant le même message sur plusieurs forums. Par exemple, mentionnez votre nouvelle stratégie de vente lors d'une réunion, puis envoyez un courrier électronique de suivi le lendemain, réitérant votre message. Ou alors, envoyez un e-mail contenant des idées pour la retraite de l’équipe, puis redonnez votre message à un collègue lorsque vous allez prendre un café ensemble.
3. Employer un messager
Allen suggère que les dirigeants invitent un collègue à toutes leurs réunions, en lui donnant le pouvoir de diffuser les points importants. Cela peut paraître un peu excessif pour certains, mais tout le monde peut utiliser la stratégie «d'arborescence téléphonique» pour s'assurer de la répétition d'un message - sans avoir à le répéter encore et encore. Lorsque vous transmettez une idée lors d'une réunion avec un collègue, demandez-lui de la partager avec son équipe.
Globalement, ces idées consistent à essayer de faire en sorte que les idées importantes ne se perdent pas dans le jeu d'essayer de faire avancer les choses plus rapidement. Et la meilleure partie est? Plus la communication est claire, plus vos équipes seront productives.
