Votre agenda Google est-il surbooké avec des tonnes de microprojets? Est-ce que Trello prend des heures de votre journée? Avez-vous fait tellement de listes que vous ne pouvez même plus les garder droites?
Je ne doute pas que vous établissez votre emploi du temps avec les meilleures intentions du monde, mais s'il vous semble que vos tentatives pour rester organisées ne rapportent rien, il est probable que vous utilisiez le mauvais type d'outil de planification.
La plupart des outils de planification populaires d’aujourd’hui servent l’un des trois objectifs. Assurez-vous que vous utilisez le bon pour le travail que vous essayez d'accomplir.
1. La liste des tâches de base
Vous savez ce qu'est une liste de tâches. Ce type de planning est idéal pour les membres individuels de l'équipe ou pour les projets non linéaires où l'ordre des tâches à accomplir n'est pas très important.
Des outils tels que Wunderlist et Any.do sont parfaits pour ceux qui recherchent quelque chose de plus fondamental, car ils ont une interface utilisateur claire et sont accessibles sur plusieurs appareils. Créez et enregistrez vos listes dans les applications Web ou gérez-les à partir de votre téléphone.
Utilisez-le lorsque votre priorité est d'atteindre des objectifs non liés
Les listes de tâches sont simples et directes, ce qui signifie que vous pouvez les planifier et les modifier rapidement sans perdre de temps. Si vos tâches quotidiennes ne dépendent pas les unes des autres, cela vous aidera à vous rappeler ce que vous devez faire sans prendre trop de temps pour vous organiser.
Donc, si vous envisagez la fin de semaine avec impatience et que vous voulez faire l'épicerie, courir, rencontrer des amis et envoyer quelques courriels; votre meilleur pari est d’enregistrer tous ces éléments sans rapport avec votre liste de tâches pratique.
2. Le calendrier Kanban
Les outils Kanban vous aident à organiser les tâches en plusieurs catégories. Idéalement, lorsqu'une tâche se déplace d'un compartiment à un autre, elle se rapproche de son achèvement. Par exemple, ces compartiments peuvent être des étapes d'un processus ou des sous-tâches d'une tâche plus importante que vous devez terminer.
Le calendrier Kanban est ce que vous voyez utilisé par des outils tels que Trello et Google Keep. Ils vous permettent de déplacer facilement des éléments, de définir des délais et des rappels, et de partager votre calendrier avec d'autres personnes.
Utilisez-le lorsque votre priorité passe par de nombreuses étapes structurées
Le système de compartiment vous aidera à visualiser les étapes d'un processus et à suivre les projets individuels au cours de leur progression. Cela peut non seulement vous aider à gérer vos projets, mais également à détecter les inefficacités de votre processus.
Si vous avez une équipe distante d'employés travaillant sur divers aspects du même projet, et qui suivent les progrès par livrables plutôt que par un calendrier, c'est la voie à suivre.
3. Le calendrier de Gantt
Les calendriers de Gantt mettent l'accent sur la rapidité et les délais. Avec ce type, vous pouvez planifier la durée de chaque étape d'un processus et son rapport avec les étapes qui précèdent et qui suivent.
Les personnes qui travaillent selon des échéances préfèrent souvent utiliser Google Agenda ou Instagantt d'Asana. Ces deux outils vous permettent de coder en couleur vos projets (ce que je trouve incroyablement utile). Elles incluent également des fonctionnalités de glisser-déposer pour vous permettre de réorganiser facilement vos tâches si un imprévu se produisait.
Utilisez-le lorsque votre priorité est les délais
En vous concentrant sur la ponctualité, la planification de Gantt vous aidera à décomposer les sous-tâches de votre projet plus important et à allouer le temps nécessaire à chaque projet. En répartissant le temps nécessaire pour terminer le projet, vous serez en mesure de planifier plus efficacement chaque étape du processus et d’éviter le stress qui s’annonce proche.
Si vous voulez vous assurer que tous les membres de votre équipe remplissent les sous-tâches d'un projet long dans les délais, utilisez-le.
Faites-vous une faveur et prenez quelques minutes - aujourd'hui - pour écrire certains des aspects les plus importants de votre emploi du temps. Ne pensez pas à l'outil de gestion des tâches que vous utilisez actuellement: écrivez simplement ce qui est important dans votre travail quotidien.
Ensuite, jetez un coup d’œil à votre liste et déterminez quel type d’horaire vous conviendrait le mieux. Avez-vous besoin d'un système qui respecte davantage vos délais, ou avez-vous besoin d'une liste plus simple qui ne prend pas une heure à planifier chaque semaine?
N'oubliez pas de planifier à temps pour me tweeter et me dire comment fonctionne votre nouveau système.
