Les meilleurs patrons ont une politique de la porte ouverte, n'est-ce pas? Mais qu'est-ce que cela signifie exactement dans la pratique? Être un bon manager signifie-t-il que votre équipe peut entrer, s'asseoir et «choisir son cerveau» quand elle le souhaite?
Cela ne semble pas très efficace - et c'est parce que ce n'est pas le cas. La disponibilité nécessite beaucoup de temps et d'énergie, deux de vos ressources les plus précieuses et les plus limitées. Il est essentiel de savoir si le rapport coûts-avantages de donner autant à vos employés en vaut la peine. Il est possible que votre implication excessive ne les frustre pas seulement, mais vous empêche également d'avoir le temps de penser de manière créative et de gérer des tâches en dehors de la supervision d'autrui.
Heureusement, vous pouvez commencer dès aujourd'hui à mettre en œuvre quatre étapes pour remédier à cette situation et remettre votre style de gestion sur les rails:
Étape 1: Concentrez-vous sur le problème
Il est facile de dire «mon équipe a besoin de moi» et de vous impliquer dans le travail de chacun. Il est plus difficile de prendre du recul et d'examiner si vous pouvez vous permettre de reculer un peu.
La conscience de soi commence par l'autodiagnostic. Pour savoir si vous êtes trop disponible, posez-vous les questions suivantes:
- Vos employés se dispersent-ils lorsque vous entrez dans la salle de repos?
- Vous trouvez-vous travailler régulièrement en retard et le week-end pour faire votre travail?
- Arrivez-vous le matin pour trouver une file d'employés qui attendent à votre porte?
Si vous avez répondu oui à l'une ou l'autre de ces questions, vous êtes trop disponible.
Étape 2: changez vos habitudes
Maintenant que vous savez que vos employés et vous-même pourriez bénéficier d'un engagement moindre, définissez des limites en créant des moments où vous êtes dans votre bureau avec la porte fermée. (Travaillez dans une configuration ouverte? Bloquez l'heure de votre calendrier en tant que NPD pour créer le même effet.)
Mais ça ne s'arrête pas là. En plus du temps dont vous avez besoin pour faire votre travail à votre bureau, offrez à vos employés la même courtoisie. Il est vrai que vous souhaitez rester en contact avec votre personnel afin de maximiser les possibilités de reconnaître le travail bien fait, de fournir des commentaires critiques et d'identifier les sujets de préoccupation - mais vous n'avez pas besoin d'être face à eux 24h / 24 et 7j / 7.
Une solution rapide consiste à commencer à planifier des réunions hebdomadaires en tête-à-tête avec chacun de vos rapports directs. Dites clairement que le moment est venu de vérifier toutes les questions non urgentes et de poser toutes les questions, qu'il s'agisse d'un projet en cours ou d'une initiative d'entreprise à venir. Pendant ce temps, assurez-vous de donner à la personne toute votre attention, sans partage. Si vous passez 15 à 30 minutes à discuter de travail, vous irez beaucoup plus loin que de répondre à des questions uniques tout au long de la journée, alors que vous vous précipitez d'une chose à l'autre.
Étape 3: rester sur le sujet
Parlant d’attention, trop de gestionnaires qui surchargent leur disponibilité compensent par une écoute insuffisante ou par toute leur attention. (Si leurs employés les recherchent toujours, chaque fois qu’ils répondront aux courriels?). Limitez ces conservations excessives en définissant clairement les sujets qui sont (et ne sont pas) appropriés pour votre équipe.
Par exemple, un de mes adjoints de direction m'a pris l'habitude de partager plusieurs fois par jour avec moi des problèmes profondément personnels et non liés au travail. Après quelques jours de ce comportement, j'ai apporté deux modifications. Tout d'abord, j'ai organisé cette réunion hebdomadaire en tête-à-tête pour examiner ses projets et je lui ai demandé de signaler tout ce qui avait trait à son travail (ce n'était pas pressant). Deuxièmement, je lui ai demandé de regrouper ses préoccupations et de les limiter aux sujets liés aux bureaux lors de ces réunions. Ça a marché. Elle a cessé de venir me voir avec des problèmes personnels et nous avons développé une relation de travail plus solide.
Maintenant, cela ne veut pas dire que vous ne pouvez jamais sortir du sujet. Vous n'êtes pas un robot et votre équipe non plus, et vous devriez développer des relations avec eux au-delà de leur liste de tâches. Cependant, en fixant des limites claires aux moments appropriés pour parler de leurs relations, de leurs vies amoureuses, de leurs files d'attente Netflix et de leurs plans de week-end, vous pouvez éviter de nombreuses interruptions. C’est aussi simple que de dire, de 9 heures à midi, je travaille avec ardeur pour respecter les échéances des projets, alors ne communiquez avec nous que si c’est vraiment important.
Étape 4: Faites des petits pas pour responsabiliser (et recycler) vos employés
Pendant toute la durée de votre mandat, vous aviez dit à vos employés qu’ils pouvaient entrer à tout moment de la journée et vous envoyer un courrier électronique à tout moment pendant les heures de fermeture. Vous avez raison de penser que vous ne pouvez pas simplement envoyer un courrier électronique disant: «À partir de maintenant, veuillez seulement me poser des questions urgentes et laissez-moi seul pour travailler le reste du temps.»
Au lieu de cela, encouragez le changement petit à petit. Lorsque votre équipe vous pose une question, au lieu de donner une réponse immédiate, demandez-lui ce qu'il ferait. Si quelqu'un vient à vous pendant que vous inscrivez le calendrier en tant que «MDN», demandez-lui si elle a besoin d'assistance immédiate ou si elle peut revenir plus tard.
Lorsqu'une conversation a pris une tournure personnelle, indiquez clairement votre besoin de respecter une date limite ou de régler un autre problème. Toutefois, si vous souhaitez poursuivre la conversation, assurez-vous de fixer un moment pour en parler, de préférence en dehors du lieu de travail, par exemple en prenant un café ou au déjeuner.
Les politiques de porte ouverte et l'écoute active sont d'excellentes stratégies de gestion. Cependant, même les meilleures pratiques prises à l'extrême créent de l'inefficacité et de l'inefficacité. Quelque part dans l’univers des patrons, il existe un équilibre entre une participation juste et excessive. Mais savoir qu'il est correct et plus productif de prendre le temps de fermer votre porte - au sens propre comme au sens figuré - est un bon début.
