Combien de fois avez-vous eu cette conversation descendre?
De toute évidence, c'est une situation extrêmement frustrante. Comment étiez-vous censé passer en revue les dizaines d'emails que vous avez reçus ces dernières heures pour trouver le message essentiel qui devait prêter attention à une tâche? Et si vous utilisez le courrier électronique de manière intelligente (en ne vérifiant votre boîte de réception que quelques fois par jour), vous n'avez peut-être même pas encore vu le message!
C'est un dilemme commun, que n'importe qui sur le marché du travail a probablement rencontré à un moment ou à un autre (si ce n'est pas régulièrement). Cela soulève également une question importante: sous quelle forme la communication est-elle appropriée pour les demandes en temps réel par rapport aux tâches qui doivent simplement être terminées dans les prochains jours?
Pour résoudre cette question d’étiquette de communication de bureau, Cyrus Stoller, un programmeur, dispose d’un système que vous devriez envisager de mettre en œuvre parmi vos collègues. La répartition est assez simple:
- Si vous avez besoin de faire quelque chose dans les 30 minutes, appelez la personne.
- Si vous avez besoin de faire quelque chose dans les deux heures, envoyez un SMS à la personne.
- Si vous avez besoin de faire quelque chose au cours de la journée de travail, communiquez avec la personne
- Si vous avez besoin de faire quelque chose dans les prochains jours, envoyez un courriel à la personne.
Bien que la répartition puisse varier en fonction du mode de fonctionnement de votre bureau (par exemple, dans un petit bureau, il peut être judicieux de passer au bureau de quelqu'un plutôt que d'appeler), mais Stoller veut en venir à la clé: le courrier électronique ne doit pas être la valeur par défaut. moyens de communication permettant de faire connaître tout ce qui doit être connu ou traité en temps réel.
Bien sûr, ce système est assez facile à mettre en œuvre lorsque vous travaillez avec des collègues proches et des clients, mais comment incitez-vous d’autres personnes au bureau à jouer? Voici quelques choses à essayer:
- Configurez un répondeur automatique de courrier électronique qui indique aux personnes comment entrer en contact avec vous si le problème doit être réglé dans les prochaines heures.
- Si vous recevez des courriels vous demandant d'agir en temps réel, rappelez poliment à vos collègues que vous préféreriez que ce message soit relayé par un appel téléphonique ou par SMS, car vous risquez de ne pas recevoir leur courrier à temps si une autre urgence se déclenche.
- Si vous jouez un rôle de gestion, définissez des normes dans l'ensemble du bureau. Demandez à vos employés de parler ouvertement de la façon dont ils aimeraient que les autres communiquent avec eux si quelque chose doit être fait au lieu de laisser tout le monde supposer que le courrier électronique est correct.
Enfin, rappelez à tous qu'un système comme celui-ci est vraiment gagnant-gagnant. Personne n'est enchaîné à sa boîte de réception et une tâche urgente ne sera jamais annulée.
