Email. Je ne peux pas vivre avec ça. Je ne peux pas faire ton travail sans ça. Ai-je raison?
L'année dernière, nous avons envoyé plus de 2, 5 milliards de courriels. Et voici la mauvaise nouvelle. En dépit d'une bonne quantité de dégoût, ce nombre ne devrait que croître. Le volume est un problème, tout comme le temps que vous y consacrez. En fait, les rapports disent que vous vérifiez environ 36 fois par heure. 36 fois. En une heure.
Une fois que vous avez commencé à manipuler le contenu de votre boîte de réception, il faut environ 16 minutes pour recentrer votre attention sur votre autre travail. Oh, et si vous avez besoin d'un document qui se trouve quelque part dans votre courrier électronique, il vous faut environ deux minutes pour le trouver. Faites le calcul: cela ajoute rapidement un fléau à votre productivité.
Vous en avez besoin pour faire votre travail. Vous ne pouvez pas simplement laisser tomber comme une mauvaise habitude. En fait, c'est sans doute quelque chose sur lequel vous comptez beaucoup pour obtenir des informations, une approbation ou des réponses de collègues, afin que vous puissiez travailler pleinement.
Mais si vous ne comprenez pas ce que vous attendez des autres lorsque vous envoyez un courrier électronique, ou si vous ne posez pas de bonnes questions, souvenez-vous de cela 36 fois par heure? Ouais, regarde cette estimation augmenter considérablement. Je doute que cela semble attrayant. Voici quatre astuces que vous pouvez utiliser pour minimiser et accélérer vos échanges et communiquer mieux que jamais.
1. Clarifiez votre question
Avez-vous déjà lancé une idée à un collègue et terminé par «Pensées?». Si votre objectif est de recueillir les commentaires de quelqu'un sur une date limite urgente, la direction d'un projet ou une recommandation d'options, vous devez lui donner quelque chose de plus. spécifique pour travailler avec. Après tout, il ne veut pas passer plus de temps à essayer de décoder votre message que de lire sa réponse.
Si vous venez d'envoyer un plan nécessitant une action, par exemple, au lieu de terminer avec la phrase ouverte et vague «Pensées?», Posez une question spécifique, telle que «Que faudra-t-il pour appliquer ce plan de manière réaliste la semaine prochaine? ? Faites-moi savoir si je peux faire quelque chose pour que tout se passe vite. »Votre collègue sera en mesure de répondre rapidement et directement et vous obtiendrez une réponse de qualité bien supérieure.
2. Coupure à la chasse
Sarah, le membre de projet de type A avec lequel vous travaillez fréquemment, veut tout avoir à l'avance. Elle y est encore. Vous recevez un email pour un livrable avec un délai ridiculement court. Vous êtes frustré et tenté de répondre par «Peux-tu me laisser plus de temps pour ce projet?» Dans l'espoir de renégocier la date limite. Si vous le faites, il faudra une demi-douzaine de réponses supplémentaires pour résoudre le calendrier à lui seul.
Au lieu de cela, dites à votre collègue ce que vous avez la capacité de faire, et en rester là. «Hé Sarah, j'ai trois autres projets prioritaires dans ma file d'attente maintenant. Cela sera fait d'ici la fin de la journée jeudi prochain. Si je peux le faire plus tôt, je vous le ferai savoir. Merci de votre patience. »Boom. Terminé.
3. Arrêtez de poser des questions
Certains messages génèrent des messages inutiles car vous invitez des réponses à votre insu. Pour éviter cela, arrêtez de dire: «Cela vous semble-t-il sensé?». Dites plutôt «Faites-moi savoir si vous avez des questions.» Si le destinataire a une question, il vous le fera savoir. sinon, il saura qu'aucune réponse n'est nécessaire.
Vous pouvez également conclure avec quelque chose comme: "Faites-moi savoir si nous ne sommes pas alignés sur ce point" ou "Faites-moi savoir si vous souhaitez en parler davantage." Ce langage concis indique clairement que la conversation est close sauf émission sur la fin du récepteur.
4. Ne négligez pas le titre
L'objet de votre message est l'efficacité or. Utilisez cette propriété pour informer votre lecteur de l’attention qu’il doit dépenser et à quel moment. Dirigez ces courriels excédentaires au col.
Utilisez votre titre pour indiquer l'urgence, le livrable et la chronologie. Par exemple, un titre pourrait se lire comme suit: «Action requise avant vendredi midi | Projet Acme prévu pour la semaine prochaine. ”
Votre lecteur sait maintenant que cela va demander de l’attention. Elle est consciente qu'il y a un délai de réponse et un travail sur lequel elle doit se concentrer pour être achevée la semaine prochaine. Cette déclaration unique et concrète empêche une tonne de va-et-vient.
Compte tenu du temps et de l'attention que nécessite le courrier électronique, en tant qu'expéditeur et destinataire, vous pouvez voir comment quelques techniques simples vous aideront à envoyer des messages qui génèrent moins de réponses en retour et à améliorer la communication globale entre vous et vos collègues ou clients. . Ce ne serait pas cool? Lorsque vous améliorez l'efficacité de votre communication, non seulement vous sentez que vous contrôlez mieux votre boîte de réception, mais également vos collègues qui apprécieront l'efficacité de votre aide.
Mais gardez à l'esprit que parfois, votre meilleur pari est simplement de mettre la conversation hors ligne. En règle générale, si vous ne parvenez pas à résoudre le problème dans trois échanges de courriers électroniques ou si un problème de communication est survenu à cause d'un fil extrêmement long, proposez une conversation en direct afin que vous puissiez résoudre le problème rapidement.
