Il n'y a plus rien à régler sur votre liste de choses à faire. Malheureusement, ce n’est pas parce que vous êtes une superstar de la productivité. C'est parce que chaque élément de votre liste est au point mort - en attente d'une approbation, de modifications ou de conseils de la part de votre responsable.
Les gestionnaires le font souvent avec les meilleures intentions du monde. Ils veulent voir, examiner et approuver tout ce qui sort du ministère pour s'assurer que c'est le meilleur possible. Mais pour ce faire, les courriers électroniques s'accumulent dans leur boîte de réception et les employés restent assis en attendant les approbations dont ils ont besoin pour poursuivre leurs projets.
Comment gérez-vous un goulot d'étranglement qui vous empêche de travailler? Voici quelques conseils pour faire face à un patron de microgestion.
Planifiez pour cela
Vous connaissez cet ami qui est en retard pour tout? C'est elle qui dit «j'y suis presque!» Alors qu'elle n'a pas encore quitté son allée. Vous pouvez vous occuper de son retard perpétuel pendant un moment, mais quand vous savez qu'il y a un événement important pour lequel elle doit absolument être à l'heure, comme votre mariage, vous lui dites qu'il commence une heure plus tôt que prévu. Et puis elle se présente parfaitement à l'heure.
De la même manière, vous devez planifier à l'avance lorsque vous savez que vous allez rencontrer un goulot d'étranglement. Cela pourrait, par exemple, signifier que le rapport soit envoyé dans la boîte de réception de votre responsable une semaine plus tôt que prévu, afin de lui laisser un peu plus de temps pour le réviser et l’approuver. Ou bien, si vous écrivez un bulletin d’entreprise, vous pouvez peut-être obtenir l’approbation de votre responsable pour chaque idée d’histoire avant de commencer à écrire - au lieu de travailler pour terminer le bulletin en entier et de le présenter ensuite à son approbation, ce qui impose un délai serré. ne sera probablement pas rencontré.
Rappeler, rappeler encore
La pire des choses que vous puissiez faire est d’envoyer une demande ou une affectation à votre patron par courrier électronique, puis d’attendre (et d’attendre et d’attendre) une réponse. C'est quasiment prier pour que votre tâche soit prise dans le goulot d'étranglement.
À la racine du problème, votre patron est probablement très occupé (et peut-être un peu désorganisé) - et cela signifie qu'il aura peut-être besoin d'un rappel ou deux pour s'assurer que les tâches sont accomplies. Alors, peut-être que vous envoyez un courriel à votre patron le lundi après-midi avec votre demande ou votre tâche pour examen. Mardi, alors que vous passez devant son bureau pendant le déjeuner, vous vous arrêtez et dites: «Je voulais simplement vous rappeler que j'ai besoin de votre avis et de votre approbation sur la proposition Smith d'ici à la fin de la journée mercredi. Elle est maintenant dans votre boîte de réception." puis mercredi matin, vous venez à nouveau demander: «Serez-vous capable de me faire part de vos changements et de votre approbation cet après-midi? Je peux renvoyer si vous avez besoin. "
Je sais, cela semble ennuyeux. Mais franchement, votre patron appréciera probablement les rappels - et si cela vous aide à obtenir ce dont vous avez besoin, cela aidera finalement votre patron (et l'ensemble du service) à réussir.
Demander à prendre les devants
S'il est clair que votre responsable préfère passer en revue et approuver tout ce qui se passe dans le département, si vous lui donnez plus confiance en vos capacités, il sera peut-être prêt à passer les rênes.
Par exemple, récemment, un gestionnaire a aimé examiner en dernier lieu tout ce que mon équipe et moi-même avions écrit - jusqu'aux courriels les plus banals - et cela ralentissait considérablement les progrès de chacun. J'ai finalement tenté ma chance dans une petite mission que je savais avoir clouée: «Hé Lisa, il y a deux invitations à un webinaire qui sont dues aujourd'hui. J'ai examiné la copie et il y avait très peu de modifications. Je sais que vous avez déjà beaucoup à faire dans votre assiette; est-ce que ça irait si j'allais de l'avant et les avançais?
Elle a accepté (avec un peu de réticence) et j'ai finalement réussi à rayer cet élément de ma liste de choses à faire - et elle a constaté que tout se passait bien. Une fois que j’ai testé les eaux, j’ai lentement commencé à me sentir plus confiant pour faire ces appels pour d’autres missions: «Je ne pense pas que celle-ci a besoin de votre avis, je vais donc aller de l’avant et le finaliser. Est-ce que ça va? »Et la plupart du temps, elle a accepté. Bien sûr, si nous écrivions une communication par courrier électronique à l'échelle de la société au nom de l'équipe de direction, nous aurions besoin de son approbation. Mais si je faisais des modifications mineures à une brochure de vente ou à une version PowerPoint existante, elle a convenu qu'elle n'avait pas besoin de réviser. Et cela lui a permis de perdre du temps.
Avoir une conversation franche
Bien sûr, votre patron est peut-être un peu plus insistant - et sa réaction à votre tentative de contourner le processus établi peut être: «Non, je dois tout de même l'examiner. Je vais y arriver dès que je peux. "
Dans ce cas, vous devez traiter le problème plus directement. Au cours de votre réunion individuelle régulière (si vous n'en avez pas, vous devriez), abordez le problème et son impact sur l'équipe: «Je sais que vous avez plusieurs projets et missions en attente. pour évaluation. Y a-t-il un moyen de rendre le processus plus efficace? Y a-t-il quelque chose que je puisse faire individuellement pour vous faciliter la tâche?
Par exemple, elle préférerait peut-être que vous spécifiiez l’échéance dans l’objet de votre courrier électronique pour pouvoir prioriser sa boîte de réception en fonction de ce qui est dû immédiatement. Ou alors, peut-être que votre chef préférerait que vous apportiez une liste d'articles en attente lors d'une réunion d'enregistrement hebdomadaire et que vous puissiez répondre à toutes les questions (et cocher immédiatement les approbations) au fur et à mesure.
Mais même si vous ne pouvez pas trouver de solution immédiate, alerter directement votre chef l'aidera à comprendre que ce n'est pas juste une question de désorganisation ou une boîte de réception débordante - c'est un problème qui affecte la productivité de toute l'équipe. Et cela peut être le signal d'alarme dont votre patron a besoin pour trouver une solution.
