Lorsqu'un employé s'approche nerveusement de votre bureau avec les mains moites et la tête baissée, cela ne peut signifier que quelques petites choses: elle vient «accidentellement» de donner une partie de son esprit à un client en colère, elle a par erreur mis la copie finale du rapport financier dans le journal Shedder, ou - elle vous donne un préavis de deux semaines.
J'espère que vous n'aurez jamais à vous occuper de tout le problème des déchiqueteuses à papier, mais en tant que gestionnaire, vous devrez faire face à une démission d'employeur tôt ou tard. Et qu’il s’agisse d’un employé stellaire que vous pensiez être à vie ou que vous voyiez tous les deux arriver, c’est à vous de faire en sorte que les deux prochaines semaines - et la transition après - soient aussi fluides que possible pour vous, votre équipe et votre ancien futur employé.
Jauger la situation
D'après mon expérience, la façon dont un employé aborde ses deux semaines restantes peut être complètement imprévisible. Certains de mes employés les plus performants ont maintenu leur travail stellaire jusqu’à leur dernier vendredi à 5 heures, mais j’ai aussi eu des employés généralement brillants qui se sont montrés improductifs et dégoûtants - en particulier, qui ont ouvertement fait part de son insatisfaction au travail. ses collègues et elle m'ont dit de façon flagrante (sa superviseure directe!) qu'elle «ne s'en souciait plus vraiment».
Votre première étape consiste donc à prêter une attention particulière à l’attitude générale de l’employée lorsqu’elle donne sa démission. Exprime-t-elle le souci de terminer son travail restant? Ou, comme ma employée devenue voyous, sa démission lui donne-t-elle soudainement le pouvoir de se plaindre ouvertement et d'ignorer le travail qui lui reste?
Mesurer sa réaction peut aider de deux manières. Premièrement, cela vous aidera à décider de la meilleure façon d’annoncer son départ au reste de l’équipe - que vous lui laissiez le soin d’en informer ses collègues ou que vous convoquiez une réunion d’équipe rapide afin de pouvoir donner le ton avant elle. Cela peut aussi mener à une discussion sur la façon dont elle va la gérer deux prochaines semaines. Bien que son choix soit de toute évidence de discuter de son insatisfaction (ou de son enthousiasme face à son nouvel emploi) dans sa vie privée, le lieu de travail n'est pas un débouché approprié - et vous devrez peut-être le lui dire.
Développer un plan de transition
La prochaine étape consiste à collaborer avec votre employé pour élaborer un plan de transition. Son idée de ce qui doit être terminé avant de quitter l'entreprise peut différer de la vôtre. Il est donc important de dresser en groupe toutes ses tâches hebdomadaires habituelles, les projets sur lesquels elle travaille actuellement et les clients avec lesquels elle est en contact direct. Consacrez suffisamment de temps à cette liste pour la rendre aussi complète que possible, car vous devrez bientôt décider qui peut prendre en charge ces projets et ces responsabilités à court terme. Vous devez également décider ensemble comment contacter de manière proactive les clients réguliers, les fournisseurs et les collègues de l'employé afin que leurs courriels et appels téléphoniques ne restent pas soudainement sans réponse.
Le plan de transition devrait se résumer à toutes les difficultés spécifiques qui doivent être liées avant que le gâteau ne soit coupé le vendredi après-midi (par exemple, obtenir l'approbation finale du budget du mois dernier ou la finalisation de l'agenda du mois prochain. réunion de département). Le fait de disposer d’une liste précise et précise de tâches définitives donnera à votre employée un sens et une structure pour ses deux dernières semaines et lui assurera une transition aussi transparente que possible.
Je recommande de le faire dans la semaine qui suivra son avis, puis de revenir quelques jours avant son départ pour s'assurer qu'elle est sur le point de tout finir.
Assurez-vous de savoir ce qu'elle sait
Avant que votre employée ne franchisse la porte, assurez-vous qu’elle n’emporte pas avec elle les informations essentielles. Je ne veux pas dire que vous devriez chercher dans son sac des exemplaires du rapport financier de l'entreprise - mais si elle travaille depuis longtemps avec l'entreprise, il y a de fortes chances qu'elle ait développé des compétences ou des connaissances uniques que vous et le reste de l'équipe pouvez ne pas être au courant. Et, à moins que vous ne transmettiez ces connaissances à un autre membre de l'équipe, elles disparaîtront avec cet employé.
Il y a environ un an, l'un de mes employés a quitté la société assez soudainement. Après avoir été partie pendant quelques jours, je me suis rendu compte qu'elle était la toute dernière employée de tout le département à posséder une connaissance pratique d'un ancien logiciel, un logiciel pour lequel nous ne vendions plus, mais qui offrait toujours un support technique. Comme elle était la seule à savoir comment utiliser ce logiciel, nous avions de gros problèmes.
Alors, croyez-moi, il est important d'évaluer les connaissances de l'employé qui démissionne. Si vous découvrez qu'elle sait quelque chose qui doit être partagé avec l'équipe, asseyez-vous avec elle et effectuez un «transfert de connaissances», c'est-à-dire, demandez-lui d'expliquer en détail (ou mieux encore, de documenter) cette connaissance, afin de ne pas vous quitter. dans l'embarras quand elle part dans quelques semaines.
Évaluer le besoin d'un remplaçant
Une fois que vous avez créé un plan de transition et effectué un transfert de connaissances, vous aurez une assez bonne idée de ce que votre employée a fait et de la quantité de travail qui restera après son départ. Ensuite, vous voudrez comparer ces informations avec les priorités, les tâches et la charge de travail actuelles de votre équipe afin de pouvoir déterminer si et quand vous devez embaucher un remplaçant.
Par exemple, vous réaliserez peut-être que sa charge de travail est tellement décourageante qu'il vous faut un poste temporaire dans ASAP. Dans d’autres cas, vous pourrez peut-être distribuer tous ses projets aux membres de l’équipe actuelle pendant quelques semaines en attendant de trouver le bon candidat. Ou alors, vous réaliserez peut-être que le moment est venu de restructurer le poste et de l'adapter à votre équipe. Si vous pouviez facilement confier le reste du travail de votre employé à d'autres membres de l'équipe, par exemple, vous pouvez peut-être renoncer à embaucher un autre chef de projet et opter plutôt pour l'embauche d'un vendeur qui peut commencer à générer plus de prospects.
Dans tous les cas, c'est une bonne idée de commencer les processus d'embauche le plus tôt possible. Ainsi, dans les jours qui suivent sa démission, peaufinez cette description de travail, informez les ressources humaines et préparez-vous à parcourir certains CV.
Souhaitez bien à votre employé
En fin de compte, souvenez-vous que perdre un employé est plus qu’une affaire. Quelles que soient les circonstances, veillez à ce que vous partiez tous les deux en bons termes. Je lui souhaite bonne chance dans son nouveau poste, lui propose de devenir une référence dans le futur et l'encourage à rester en contact. Même si sa performance n'a pas été la meilleure de ces deux dernières semaines, il n'est pas nécessaire de brûler ce pont: vous ne savez jamais quand vous vous croiserez à l'avenir.
Perdre un employé (en particulier un excellent employé) est difficile, mais en tant que gestionnaire, vous devrez y faire face tôt ou tard. Il est donc préférable d’être préparé avec un plan d’action - et bien sûr, une carte du cœur et un gâteau d’adieu peuvent toujours aider à soulager la douleur aussi.
