Ah, le voyageur d'affaires. Hollywood voudrait nous faire croire que ces gens sont des guerriers de la route épuisés qui vivent sans valises battues et qui vivent de la nourriture douteuse des aéroports. Elles sont privées de sommeil, en décalage horaire et se bousculent sans cesse pour se réunir, se maquiller ou faire fonctionner un rasoir électrique au-dessus de leurs ombres à cinq heures, à l’arrière des taxis.
Et même si les voyages d’affaires peuvent être frustrants, ils ne le sont pas nécessairement.
Les voyageurs d’affaires les plus avisés savent comment organiser facilement chaque réunion. Ils n'ont jamais l'air grondants, ridés ou aux yeux larmoyants. Ils savent même s'amuser tout en visitant une nouvelle ville, et vous le pouvez aussi. Pour savoir comment, nous avons interrogé quelques-uns des experts en voyages d'affaires de Booking.com. Voici ce qu'ils avaient à dire.
Réserver le bon hôtel est à la fois art et science
Si vous vous rendez dans une ville pour la première fois, il est sage de rechercher des éléments comme le potentiel piétonnier et la circulation aux heures de pointe. Mais comme le trafic est hors de votre contrôle, faites de votre mieux pour le retirer de votre équation de planification. Seqouya Springfield, responsable du service clientèle de Booking.com basée à Orlando, a souligné l'importance de réserver votre hébergement aussi près que possible du bureau ou du centre des congrès de votre client.
"Même si vous trouvez un hôtel moins cher ou plus confortable, plus éloigné de votre destination, vous faites un compromis en termes de coût et de temps de trajet", a-t-elle déclaré. "Vous ne savez pas à quoi ressemblera le trafic dans une nouvelle ville, le meilleur choix est donc l'hôtel le plus proche de votre destination."
Elle a ajouté qu'il y a quelques erreurs de recrue qui peuvent créer des maux de tête importants pour les voyageurs d'affaires.
"Si quelqu'un de votre entreprise réserve votre chambre, assurez-vous qu'ils réservent au bon endroit", a-t-elle déclaré. "Partagez vos préférences et vos priorités avec l'assistant administratif ou toute autre personne réservant votre salle. Assurez-vous qu'ils sachent où se trouvent vos réunions."
"Et, " ajouta-t-elle, "s'ils réservent avec une carte qui ne porte pas votre nom, renseignez-vous à l'avance avec l'hôtel pour savoir si vous avez besoin d'un formulaire d'autorisation - et assurez-vous que tous les noms figurent sur la chambre si vous le souhaitez. voyagez en groupe! "
Pack comme un pro
Dov Dorati est un spécialiste des partenariats avec Booking.com et un voyageur d'affaires expérimenté basé à Miami. Elle est également fermement dans le camp "Ne jamais cocher un sac à moins que vous n'ayez à le faire". Alors, comment reste-t-elle enfoncée dans un bagage à main?
"Achetez autant de vêtements sans plis que vous le pouvez", a-t-elle dit. "Si vous envisagez de porter un costume ou un blazer lors de la réunion de votre client, portez la veste dans l'avion. Cela vous fera gagner de la place dans votre sac et évitera que votre veste ne soit froissée pendant le transport. Portez vos chaussures les plus grandes et les plus volumineuses l'avion aussi. "
Donnez-vous beaucoup de temps
Vous avez beaucoup de pain sur la planche, vous voulez donc minimiser le temps de déplacement en réservant un vol qui arrive avec juste le temps de vous rendre à destination, n'est-ce pas?
Faux.
"Si vous avez une réunion tôt le matin, prenez l'avion la nuit précédente", a déclaré Miles McMullin, responsable des comptes clés de l'équipe Booking.com pour les entreprises. "Vous n'avez aucun contrôle sur les retards de vol, alors donnez-vous tout votre temps en voyageant la nuit précédente. Vous pouvez toujours travailler après votre arrivée, et vous aurez peut-être même le temps d'explorer un peu la ville."
Une autre façon de maximiser votre temps et de minimiser le stress consiste à éviter les connexions autant que possible. Obtenez des vols directs vers votre destination, s'ils sont disponibles.
Et une fois que vous êtes arrivé, ne commettez pas l'erreur de sous-estimer le trafic. Si vous vous trouvez dans une nouvelle ville et que vous ne connaissez pas la situation en matière de circulation, accordez-vous plus de temps que prévu pour vous rendre dans les bureaux de votre client. Il n'y a rien de pire que d'arriver tard!
Réserver à la dernière minute peut être une bénédiction et une malédiction
Les voyages d’affaires de dernière minute sont impossibles à éviter, surtout si vous êtes dans un rôle client. Mais, comme l’a dit Miles, réserver un hôtel à la dernière minute peut réellement vous aider à obtenir un séjour plus chic.
"Les hôtels remettent souvent leurs stocks invendus (c'est-à-dire les chambres vacantes) à la dernière minute pour tenter de minimiser les pertes", a déclaré Miles. "Ainsi, vous pouvez souvent obtenir une chambre plus jolie dans un hôtel plus luxueux à un prix bien inférieur à celui que vous auriez normalement payé pour une chambre comparable."
Mais il y a aussi un inconvénient à voyager à la dernière minute: votre vol sera beaucoup plus cher que si vous aviez réservé à l’avance. La leçon ici? Réservez vos vols le plus tôt possible et envisagez de réserver des chambres plus proches de vos dates de voyage si votre compagnie vous le permet.
Divertir avec style
Un des aspects les plus intéressants des voyages d’affaires consiste à amener les clients en ville pour le dîner (et peut-être quelques verres). Cela peut être un moment clé dans l’établissement d’une relation de travail ou dans la conclusion d’un nouvel accord. Cela peut aussi être un champ de mines potentiel si vous n’avez pas fait vos devoirs.
"La première étape consiste à connaître vos options", a déclaré Dov. "Des sites comme OpenTable sont d'excellentes ressources pour la recherche de restaurants dans une nouvelle ville. Lisez les avis et regardez toujours le menu pour vous assurer que vous pouvez vous le permettre. Et - c'est essentiel - faites toujours une réservation. Il n'y a rien plus embarrassant que de sortir un client et de ne pas pouvoir avoir une table. "
Miles a également ajouté quelques mots de sagesse sur le sujet:
"Demandez aux habitants de leurs lieux préférés", a-t-il déclaré. "Discutez avec vos barmans et vos serveurs pour savoir où ils aiment aller. Demandez aussi au personnel de l'hôtel. Vous pouvez vraiment impressionner un client en l'emmenant chez l'un de vos favoris locaux au lieu de choisir le lieu le plus chic de la ville."
Maintenant que vous avez entendu les experts, votre prochain voyage d’affaires devrait être moins stressant, plus productif et peut-être même plus amusant. Nous vous laisserons un dernier conseil: ne perdez pas vos reçus! Apportez un dossier et mettez chaque reçu dans celui-ci, puis prenez une photo de chacun avec votre téléphone. Cela rendra votre rapport de dépenses beaucoup moins difficile à remplir.
