La saison des examens peut être stressante, peu importe l’autre côté de la table.
Si vous êtes un responsable, vous avez beaucoup de travail à faire pour préparer vos commentaires sur la performance en plus de votre charge de travail habituelle. Et vous devrez probablement fournir ces commentaires en face-à-face. Bien sûr, il n’est pas facile d’entendre des critiques constructives, mais les gens ne sont pas impatients de les présenter.
Et l'une des situations les plus délicates à gérer est une demande de relance ou de promotion. Surtout si vous ne vous y attendiez pas. Mais prenez une profonde respiration et rappelez-vous qu'il s'agit d'une occasion de montrer à vos employés à quel point vous leur accordez de la valeur, ou de les aider à devenir quelqu'un qui mérite ce qu'ils veulent.
En avance
Remarque rapide: dans un monde idéal, vous lisez cet article plusieurs semaines avant que le processus formel ne commence (et que les budgets soient finalisés). Mais nous ne vivons pas dans un monde idéal et si tel est le cas, vous pouvez passer directement à "dans l'instant".
Examiner les politiques et procédures de l'entreprise
Avant de faire quoi que ce soit, assurez-vous de vous familiariser avec les politiques et procédures de la société en matière de révision, de rémunération et de promotion. Connaître les bases vous permettra non seulement de donner une évaluation productive à vos employés, mais facilitera également le traitement des demandes qui en découleront. Si vous n'êtes pas sûr si cette information existe ou où elle réside, contactez-la et demandez.
Évaluez vos employés et votre équipe
«Aucun responsable ne devrait se lancer dans une revue, pas seulement pour des questions de relance», déclare Karen Dillon, ancienne rédactrice en chef de Harvard Business Review et auteure du Guide HBR de la politique de bureau .
En ce qui concerne la rémunération, examinez toutes les données internes relatives aux bandes de paiement et voyez où se trouvent vos rapports directs. Y a-t-il des valeurs aberrantes? Des nouveaux membres de l'équipe ont-ils faussé la distribution? Tout bien considéré, est-ce un endroit juste pour cet employé?
En ce qui concerne les promotions, réfléchissez à la manière dont vos employés se débrouillent dans chaque domaine de responsabilité et déterminez si leur performance va bien au-delà de ce qu’ils répondraient aux exigences d’un rôle plus élevé, le cas échéant. Faites vos recommandations initiales sur la base de cette analyse.
L'espoir est que vous aurez déjà obtenu des augmentations et des promotions pour ceux qui sont éligibles et méritants au moment où vous entrez dans la salle pour vos réunions. Vous pouvez aider à résoudre les problèmes en effectuant ce travail de manière approfondie et réfléchie à l'avance. Mais sachez que peu importe votre niveau de préparation, il est impossible d'éviter toute surprise.
Définir les attentes
N'y a-t-il pas de budget? Est-ce que quelqu'un de votre équipe est sous-performant? Savez-vous que quelqu'un compte sur une augmentation ou une promotion qui ne se produit tout simplement pas. Vous pouvez éviter beaucoup de tension et de drame en ayant cette conversation difficile avant l'examen officiel.
Je vais mettre l'accent sur «difficile», car il ne sera jamais amusant de discuter de dire à quelqu'un qu'il va falloir attendre ce qu'il veut.
Vous pouvez commencer par dire quelque chose dans ce sens: «Je sais que nous nous réunirons mercredi prochain pour discuter de votre performance au cours de la dernière année. Je sais aussi que vous prévoyez peut-être une augmentation. Parce que je veux que cette conversation soit productive, je voulais vous faire savoir que vous n’êtes pas admissible pour le moment. Je sais que c'est difficile à entendre. Mais je suis de votre côté et je suis votre avocat ici, alors utilisons notre temps la semaine prochaine pour discuter de la manière dont nous pouvons vous assurer que vous êtes éligible et de toutes les autres façons dont vous pouvez développer entre-temps. "
Spoiler: La personne ne sera pas heureuse d'entendre cela. C'est bon. Pour le moment, l’essentiel est de reconnaître qu’ils sont déçus et d’attendre jusqu’à votre conversation officielle pour approfondir vos commentaires.
Sur le moment
Reconnaître la demande
Fait: Demander une augmentation ou une promotion est stressant et émotionnel. Si vous avez déjà fait cela (et j'espère que vous l'avez fait!), Vous le savez. La première étape consiste donc à vous assurer que votre rapport direct sait que vous en avez entendu parler en accusant réception de la demande.
Essayer:
- "Merci d'avoir porté cela à mon attention."
- "Je t'ai entendu et …"
Demander plus d'informations
«Votre travail en tant que manager n’est pas d’avoir une réponse à ce moment-là», déclare Shannon Fitzgerald, directrice des ressources humaines chez The Muse. «C'est pour écouter et rassembler des informations», ajoute-t-elle. C'est «demander pourquoi ils ressentent cela et creuser avant de répondre».
Vous aurez non seulement besoin de comprendre le raisonnement de votre employé pour prendre une décision éclairée et peut-être plaider en faveur des RH et de vos supérieurs hiérarchiques, mais vous pourrez également déterminer s'il y a d'autres problèmes que vous devez régler - telles que les attentes inadéquates sur le rôle.
Essayer:
- "Aviez-vous quelque chose en tête?"
- «Dis-moi pourquoi tu te sens comme ça.
- "Que pensez-vous est une gamme appropriée?"
Définir un plan et un calendrier réaliste pour une réponse
Vous vous êtes donc assuré que votre employé avait l'impression que sa demande avait été entendue et avait rassemblé des informations sur ce qu'il souhaitait et pourquoi, à son avis, cela était approprié.
Maintenant, «un point clé est de ne jamais prendre de décision au moment où une demande de relèvement est faite», déclare Dick Grote, fondateur et président de Grote Consulting, où il est spécialisé dans la gestion de la performance. Toute réponse affirmative ou négative donnée dans les minutes qui suivent «s’avère être désinvolte», ajoute-t-il, créant ainsi un mauvais précédent. Informez plutôt vos employés du moment où ils devraient s’attendre à ce que vous en entendiez parler. Et soyez réaliste.
Essayer:
- "Je vais y réfléchir et nous en reparlerons."
- "Laissez-moi examiner cela et vous contacter à nouveau."
- "J'aimerais pouvoir vous revenir plus tôt, mais cela pourrait prendre trois semaines."
Garde ta parole
«Quoi que vous disiez à l'employé, vous devez tenir votre parole», dit Dillon. Ici, il peut être tentant d’être optimiste, mais réfléchissez aux mesures que vous devrez prendre et soyez honnête sur le temps qu’il faudra pour que vous puissiez faire un suivi. Cela va beaucoup plus loin que le faux espoir.
Donc, si vous dites à votre rapport direct que vous lui répondrez dans deux semaines, assurez-vous de le faire. Ne laissez pas passer le marqueur que vous avez choisi sans en discuter.
Et «n'attendez certainement pas que la personne le soulève à nouveau», déclare Grote.
Après la demande
Fais tes devoirs
Maintenant, il est temps de creuser. Vérifiez votre évaluation initiale, vérifiez les points soulevés par votre employé, évaluez tous les faits ou réalisations qu'ils ont partagé et que vous n'auriez peut-être pas pris en compte, examinez de nouveau leur performance et réfléchissez à la conséquences de cette décision pour le reste de votre équipe.
Si vous gérez plusieurs personnes, vous voudrez peut-être attendre que toutes vos critiques soient terminées pour résoudre ce problème. De cette façon, vous pouvez évaluer toutes les demandes (si vous en avez plusieurs), demander conseil à votre propre patron à la fois, prendre des décisions cohérentes qui ont un sens dans le contexte et préparer la meilleure stratégie pour défendre votre cas. pour un ou plusieurs de vos rapports.
Présenter le cas (si cela est justifié)
Si vous êtes arrivé à la conclusion que votre employé a raison, il est temps de vous battre. Comme il est peu probable que vous puissiez téléphoner vous-même, vous devez déterminer qui vous avez le plus besoin de convaincre pour que cela se produise. Et ensuite, essayez d'être aussi persuasif que possible.
«Ce responsable devrait avoir une très bonne justification, citant des résultats quantifiables et un impact sur l’organisation», déclare Regina Moravek, une collaboratrice de The Muse qui a passé 15 ans à travailler dans les ressources humaines. Alors apportez les chiffres, mais n'oubliez pas les informations qualitatives. Par exemple, mettez en surbrillance certaines compétences précieuses ou extrayez des citations de clients ou de toute autre personne pertinente pour démontrer ce que cette personne signifie pour l'entreprise.
Essayer:
- "Nous n'envoyons pas le message que nous voulons envoyer avec une augmentation de x% cette année."
- «Je me sens vraiment comme une star. Nous ne voulons pas risquer de le perdre. "
- «Si nous partons, nous ne serons pas en mesure de les remplacer si leur salaire ou leur niveau de compétence actuel est proche."
- "A certaines compétences, niveau d'éducation qui sont importants pour notre entreprise."
- «Si le poste est vacant et que le poste est vacant, cela coûtera autant à l'entreprise.»
Quand vous revenez à l'employé
Livrer de bonnes nouvelles
Le meilleur résultat, évidemment, est d'obtenir et d'avoir la chance de livrer de bonnes nouvelles.
N'oubliez pas que c'est «aussi un moment très important pour dire à l'employé à quel point il est précieux», a déclaré Moravek. La réunion vise autant à «donner l’impression que l’employée est une partie importante de l’opération» qu’à un montant en dollars ou au nouveau titre, ce qui, à son avis, seule peut donner l’impression de creux. Mais si vous ajoutez «nous vous apprécions, vous avez eu un impact considérable sur l'organisation», dit-elle, l'employé est plus susceptible d'être «motivé pour continuer à faire du bon travail».
Et si vous publiez des informations sur les promotions, «j'aime toujours dire aux gens que la base de référence augmente considérablement», déclare Dillon. «Vous l'avez et je suis ravi pour vous. Mais maintenant, vous commencez à ce niveau. Ce n'est pas une récompense pour s'asseoir.
Essayer:
- «J'ai de bonnes nouvelles pour vous. J'ai examiné votre demande d'augmentation, y ai réfléchi, fait des recherches et il me semble qu'une augmentation de salaire est appropriée. "
- «J'ai réfléchi à la demande que vous avez faite de reconsidérer la compensation. Après mes recherches, j'ai décidé qu'un changement de rémunération était en ordre. »
Donner de mauvaises nouvelles à un artiste performant
Parfois, peu importe à quel point vous croyez mériter une augmentation ou une promotion, vous ne pourrez pas l’approuver.
Rappelez-vous cependant que «la croissance peut signifier beaucoup de choses différentes, pas seulement de l'argent», déclare Fitzgerald. Et voyez ce que vous pouvez offrir d'autre. Il peut s'agir d'un bonus ponctuel, de la direction d'un nouveau projet, de la possibilité de développer des compétences ou d'acquérir de l'expérience dans un domaine d'intérêt, des vacances supplémentaires ou une autre solution créative. La meilleure option sera adaptée à l'individu.
«En tant que manager, il est important de reconnaître l'arsenal d'outils permettant de rendre les employés heureux. Beaucoup de choses sont sous votre contrôle », ajoute-t-elle, notamment la création d'un environnement positif et la possibilité pour les personnes de se développer. «Une augmentation de salaire est un symbole très important», mais il est également important de dire aux employés que vous leur accordez de la valeur et de le démontrer autant que par des moyens allant au-delà de l'argent et des titres.
Et assurez-vous qu'il est clair que ce n'est pas parce que la réponse est non à ce moment-là que ce sera toujours le cas. Vous pouvez vous engager à revenir sur le sujet dans trois ou six mois.
Si vous croyez au potentiel de cet employé dans l'entreprise, partagez-le. «Les conditions actuelles de la société / du secteur / de la concurrence sont telles que nous ne sommes pas en mesure de le faire», suggère Grote. Reconnaissez que ce n'est pas ce qu'ils voulaient entendre: «Je sais que vous êtes certainement déçu. Je le serais. »Mais ensuite ajouter:« Mais je veux vous dire quelque chose. Je pense que vous avez un avenir très prometteur ici.
Essayer:
- "Malheureusement, la société n'est pas en mesure de donner des augmentations, mais j'aimerais beaucoup vous donner ces autres opportunités."
- "Je sais que ce genre de travail vous intéresse également, alors changeons un peu votre travail."
- "Vous et moi allons travailler ensemble cette année pour nous assurer que votre profil est élevé."
- "Je m'engage à vous donner l'occasion de briller."
- «J'apprécie que vous ayez porté cela à mon attention. Je serai plus conscient lorsque des opportunités de promotion se présenteront que vous serez considéré comme candidat. "
Donner de mauvaises nouvelles à un artiste faible
Si votre rapport direct "n'a aucune idée qu'ils ne sont pas un employé vedette", dit Dillon, cela devrait être un "indice que vous ne communiquez pas efficacement avec la personne".
«C’est votre chance d’être juste envers eux», ajoute-t-elle. Plus que cela, il est de votre responsabilité en tant que gestionnaire d'initier une conversation pour tenter de réduire l'écart. Dites en quels domaines ils sont faibles ou en quoi vous êtes déçu et dites-leur ce à quoi vous vous attendez et ce que vous aimeriez voir afin d'avoir une conversation différente la prochaine fois.
Donnez des exemples concrets pour que l’employé comprenne les problèmes et sache bien s’améliorer. Et planifiez vos points à l'avance, car il n'est pas facile de donner à quelqu'un des informations qui pourraient être pénibles à entendre, mais vous ne leur ferez aucune faveur si vous ne savez pas comment vous pouvez y remédier.
Essayer:
- "Ce sont des domaines sur lesquels vous devez travailler."
- "Voici les objectifs sur lesquels je veux que vous travailliez au cours des six prochains mois."
- "Dans votre position, j'espère …"
En tant que manager, vous n’êtes peut-être pas impatient de revoir la saison comme le point culminant de votre année, mais souvenez-vous qu’elle peut mettre votre équipe sur la bonne voie. Et mettre les gens sur la bonne voie signifie que vous êtes beaucoup plus susceptible d'atteindre vos objectifs et de réussir dans votre propre rôle.
