Je suis un pro pour atteindre la boîte de réception zéro. Cela dit, je ne suis pas encore très loin dans l’échelle, je ne reçois donc qu’une poignée de courriels par heure.
Mais lorsque vous commencez à gravir les échelons, ce numéro de notification devient de plus en plus grand. Et plus important encore, le nombre d'autres responsabilités que vous assumez. Fondamentalement, le courrier électronique se place au bas de la liste des choses à faire, car il le doit.
Cependant, cela n'empêche pas les messages de s'accumuler. Alors que de nombreuses personnes utilisent des applications et des hacks pour gérer le flux, le PDG, Tom Patterson, adopte une autre approche. Selon l'un des articles les mieux cotés de LinkedIn cette année, il a résolu ce problème en utilisant un message OOO lorsqu'il était au bureau :
Assez intelligent, non? En tant que manager, cela lui a permis de se concentrer sur les choses importantes tout en encourageant son équipe à résoudre leurs propres problèmes. Betty Liu, l'une des personnalités influentes sur LinkedIn et auteur de l'article, explique pourquoi cette approche fonctionne si bien:
«Les problèmes qui semblaient urgents se sont résolus sans plus de 200 courriels traversant un terrain« Répondre à tous ». Des choses qui étaient vraiment urgentes méritaient des appels téléphoniques. Et si les gens de Tom savaient qu'il ne devait être interrompu que pour des questions vraiment importantes, ils se chargeaient de prendre leurs propres décisions. Rien de tout cela ne serait arrivé si Tom était disponible tout le temps par courrier électronique pour s'occuper de chaque détail. "
Cela dit, vous n'êtes probablement pas un PDG, ce qui signifie que cette technique peut ne pas fonctionner pour vous et même déranger certaines personnes au-dessus et en dessous de vous. Mais ce que cela suggère, c'est qu'il existe des moyens d'utiliser les messages OOO pour vous aider également.
Par exemple, lorsque vous êtes sur le point de partir en vacances, vous pouvez configurer votre message OOO un jour à l’avance pour éviter les échanges inutiles. Vous pouvez également créer une réponse automatique qui se déclenche chaque week-end pour former votre patron à envoyer moins de messages après les heures de travail. Vous pouvez également l'utiliser un après-midi pour votre équipe interne lorsque vous tentez de conclure un projet de grande envergure sans avoir le temps de répondre à des questions non urgentes.
Cela ressemble à ceci:
Je passe cet après-midi à terminer le rapport de données trimestrielles. Afin de le faire à temps (et de le rendre plus beau pour tout le monde), je ne réponds aux e-mails urgents qu'entre 13 heures et 18 heures aujourd'hui. Après cela, je reviendrai à tout le monde. Merci de votre compréhension!
Mon point? Vous n'avez pas besoin d'être un PDG pour prendre le contrôle de votre boîte de réception. Vous devez juste être prêt à trouver une approche qui a du sens pour vous (et votre équipe).
