Vous avez créé ce que vous considérez être l'e-mail parfait. C'est amical, mais pas trop amical. Il est bien organisé avec des sections et des points en gras. Vous avez même jeté un adorable emoji pour faire bonne mesure.
Vous appuyez sur "envoyer" sur votre chef-d'œuvre et attendez que les réponses inévitables commencent à arriver. Vous attendez une heure, puis quatre heures, puis deux jours. Tout ce que vous avez entendu en réponse à votre message parfaitement poli? Les grillons et le son de votre propre frustration résonnent dans votre cerveau.
Ce qui donne? Vous pensiez avoir suivi toutes ces règles de messagerie éprouvées et vraies. Vous avez vérifié quadruple que vous l'avez envoyé aux bons destinataires. Vous l'avez même relu pour la 800e fois pour vous assurer que rien ne pourrait être mal interprété comme impoli ou agressif passif. Alors, pourquoi n'obtenez-vous que le silence radio en retour?
Ralentissez, vous pensez peut-être trop. En fait, il se peut que votre courrier électronique soit trop long .
Trop long?
Êtes- vous excité lorsque vous devez parcourir un courrier électronique qui est si dense qu'il vous donne un malaise dû au défilement? Probablement pas. Il y a de fortes chances que vos destinataires ressentent la même chose.
Selon une étude menée par extension de courrier électronique, Boomerang, la longueur idéale se situe entre 50 et 125 mots. Les messages dans cette plage ont donné des taux de réponse supérieurs à 50%.
À quoi ressemble exactement cette longueur? Revenez sur «Too Long?», Puis arrêtez vos yeux ici . C'est 87 mots, ce qui est smack dab au milieu de la plage dans laquelle vous voulez être.
Boomerang a constaté que les taux de réponse étaient passés de 50% pour les emails de 125 mots à 44% pour les emails de 500 mots. Pour des messages incroyables de 2 500 mots ou plus? Les taux de réponse ont vraiment piqué du nez - en dessous de 35%.
Tu vois ce que je veux dire? Ces longs messages que vous avez lancés vont probablement amener les gens à pleurer. Vous feriez mieux de garder les choses courtes (mais pas trop - vous voulez rester au-dessus de ces 50 mots, après tout).
Comment réduire vos courriels
«Mais tout ce que je dis est très important», vous marmonnez pour vous-même en ce moment. Croyez-moi, je comprends, je peux être un écrivain assez bavard. Cependant, depuis que je gagne ma vie à ficeler des lettres, j'ai appris quelques astuces et tactiques qui m'aident à garder la longueur sous contrôle.
1. Rechercher des virgules
C'est l'un de mes trucs préférés lorsque je sais que je dois réduire l'écriture. Je scrute toute la pièce en gardant les yeux ouverts pour déceler les virgules. Bien qu'ils puissent souvent être inclus dans des listes, vous les trouverez également après de nombreuses phrases d'introduction courtes (j'en ai déjà utilisé plusieurs dans cet article).
Lorsque vous essayez de garder les choses courtes, ces phrases peuvent être facilement supprimées sans sacrifier votre message. Des expressions telles que «Juste pour être clair» à «Au cas où vous vous le demanderiez», voire même un simple «Inutile de le dire», sont des qualificatifs inutiles qui occupent seulement des biens immobiliers précieux.
2. Supprimer les adjectifs et les adverbes
Supprimer des adjectifs fleuris et des adverbes inutiles de votre courrier électronique excessivement long peut le rendre absolument plus court. Tu veux un exemple? Supprimez-les de cette première phrase et il vous reste «Supprimer des adjectifs et des adverbes dans votre courrier électronique peut le rendre plus court».
Oui, ils peuvent apporter un peu de convivialité et un ton de conversation à vos messages. Mais lorsque vous cherchez à réduire votre nombre de mots, ils devraient être l'une des premières choses à faire. Après tout, il est tout à fait possible d’écrire des courriels plus courts sans s’avérer froid ou grossier.
3. Affiner votre objectif
Si vous suivez ces deux étapes tout en vous retrouvant bien au-dessus de la limite de 125 mots, vous risquez de vouloir en faire trop. Seriez-vous mieux de diviser les choses en différents messages plus courts?
Au lieu d’envoyer à votre équipe un récapitulatif décrivant les détails de votre projet récent, demandant des idées pour le pique-nique de la société et rappelant à tous que l’anniversaire de votre patron approche, choisissez un sujet et respectez-le. Votre email sera non seulement plus court, mais aussi plus organisé.
Si je comprends bien, je sais que raccourcir votre écriture n’est pas toujours une tâche facile: il ya une raison pour laquelle William Faulkner l’a qualifiée de «tuant vos chéris».
Si vous avez toujours du mal à éviter d'écrire Guerre et Paix , posez-vous la question suivante: si ce sujet est si vaste, convient-il mieux à la messagerie électronique? Ou devriez-vous prendre le téléphone, planifier une réunion ou même créer un document Google où tout le monde pourrait collaborer - au lieu de boucher les boîtes de réception de tout le monde?
Si vous tenez compte de cette considération préalable, ainsi que des trois conseils ci-dessus, vos courriers électroniques seront brefs, pertinents et, surtout, répondus.
