Email: Il trouve son chemin dans tous les coins de nos vies. Email personnel. Email de travail. Courriel de l'école. Deuxième email personnel (pour spam). Le monde des affaires est le principal moteur de messagerie, générant plus de 108 milliards de courriels par jour.
Avec le courrier électronique dominant vos conversations dans tous les aspects de votre vie - en particulier votre vie professionnelle - vous allez envoyer beaucoup de demandes chaque jour. De demander à un comptable de rédiger un rapport pour vous, de plaider avec quelqu'un de graphiste pour vous aider à formater une proposition, vous envoyez probablement beaucoup de courriels demandant des faveurs.
Mais lorsque votre demande n’est pas en personne, il devient très facile pour le destinataire d’ignorer votre message jusqu’à ce qu’il disparaisse dans l’oubli de la boîte de réception ou, pire, de le supprimer complètement.
Ainsi, lorsque vous avez besoin d’une faveur, comment rédigez-vous un courrier électronique qui recevra une réponse? La réponse courte est: soigneusement. Voici quelques conseils pour vous aider à élaborer un message qui attirera réellement l’attention de votre lecteur et la réponse dont vous avez besoin.
Utilisez la ligne Objet à votre avantage
Tout d'abord, la ligne d'objet est là pour une raison. Utilisez-le pour indiquer clairement au destinataire pourquoi vous venez d'ajouter un autre courrier électronique à sa boîte de réception et vous augmenterez immédiatement les chances qu'il l'ouvre réellement.
Une ligne d'objet vague (telle que «Vous avez une question») n'est pas utile et peut être irritante - et vous ne voulez pas que quelqu'un ouvre votre courrier électronique dans un état d'esprit irrité lorsque vous avez besoin de quelque chose. Au lieu de cela, soyez respectueux du temps de votre destinataire et dites-lui précisément pourquoi vous avez envoyé la communication. Par exemple: «Votre avis est nécessaire: ajustements à la brochure du programme».
Besoin d'aide pour rédiger un sujet intéressant? Découvrez ces conseils.
Saluez votre lecteur avant de faire des demandes
Je reçois souvent des courriels d'étudiants qui se lancent immédiatement dans une requête ou une question sans prendre la peine de d'abord dire «bonjour» ou même simplement «bonjour». demandes, alors ne le faites pas par courrier électronique non plus.
Vous n'êtes pas obligé de vous lancer dans une longue série de plaisanteries, mais vous n'avez pas à vous soucier de quelque chose de personnel avant de lancer votre demande: «Bonjour Randi! Comment était le 10K ce week-end? J'ai pensé à toi samedi et j'ai envoyé de bonnes vibrations. »Ou:« Bonjour, Jacob. Comment c'est passé ton week-end? C'était un temps magnifique pour le jardinage - j'espère que vous avez pu en tirer le meilleur parti! "
Ces salutations sont brèves et simples, mais elles démontrent un bel intérêt pour les destinataires. Vous souvenez-vous de ce que j'ai dit précédemment à propos de ne pas vouloir irriter votre lecteur lors de l'ouverture de votre courrier électronique? Il est difficile de se sentir contrarié par quelqu'un qui fait un commentaire ou pose une question sur quelque chose qui est important pour vous. Après tout, votre destinataire est un humain ayant des sentiments et des intérêts en dehors du bureau. Parfois, le meilleur moyen de communiquer avec une personne et de la convaincre de quelque chose consiste à être gentil.
Rappelez-vous ce que vous avez appris en classe d'anglais
Si votre demande est urgente, il peut être tentant de lancer un courrier électronique à la hâte avec des abréviations textuelles, des phrases rédigées à la hâte et des paragraphes compliqués dénués de toute ponctuation significative. Si vous vous trouvez dans cet état, arrêtez. Prenez une profonde respiration. Lorsque vous demandez de l'aide, la dernière chose que vous voulez faire est de rendre difficile la compréhension de votre demande par quelqu'un. Si votre destinataire ne comprend pas votre courrier électronique, vous ne faites que nuire à vos chances d'obtenir l'aide dont vous avez besoin.
Par exemple, un paragraphe compliqué sans virgules appropriées obligera le lecteur à lire et à relire les sections pour s’assurer qu’il ou elle comprend ce que vous essayez de communiquer. Cela prend du temps supplémentaire et peut être extrêmement frustrant - deux choses que vous voulez éviter. La solution est simple: écrivez des phrases complètes. Casser les longs paragraphes en paragraphes plus petits. Utilisez des virgules de manière appropriée.
Et un dernier conseil de ponctuation: si vous avez tendance à terminer les phrases par une chaîne de points d’exclamation, arrêtez-vous. Sauf si vous annoncez que votre équipe vient de remporter un contrat de 2 milliards de dollars, votre phrase ne nécessite pas une rangée de points d'exclamation.
Ne pas écrire un roman
Oui, lorsque vous envoyez une demande par courrier électronique, vous devez faire preuve de finesse en incluant un message d'accueil, des phrases complètes et la ponctuation appropriée. Mais il est tout à fait possible d'accomplir ces choses et de formuler votre demande en quelques phrases plutôt qu'en plusieurs paragraphes.
Certains experts en carrière suggèrent que les courriels doivent comporter cinq phrases ou moins. Il existe même un outil qui peut vous aider à limiter vos emails au nombre de phrases de votre choix.
Selon la complexité de votre demande, il se peut que vous ne puissiez pas toujours vous en tenir à la suggestion de cinq phrases, mais vous devriez rédiger votre premier brouillon, puis envisager de couper n'importe quel document pour en faciliter la lecture. Ensuite, jetez un coup d'œil au produit final et demandez-vous si la demande est claire ou si elle serait traitée plus efficacement par téléphone ou en personne.
Par exemple:
Voir? Poli, mais au point. Au lieu d’écrire des paragraphes sur les raisons pour lesquelles Randi serait la candidate idéale, l’auteure a fourni une explication claire et concise de ce qu’elle voulait, suivie d’une demande de discussion plus approfondie.
Ne pas envoyer l'e-mail
Je sais - vous venez de lire toute une chronique sur la création d'une "demande" efficace par courrier électronique, et maintenant je vous dis de ne pas appuyer sur Envoyer. Quel est le problème?
Taper cet email n'était pas une perte. Parfois, taper et éditer une demande peut vous aider à réfléchir à votre message afin de bien comprendre ce que vous voulez demander, comment vous allez soutenir votre demande et comment vous pourriez répondre aux questions ou préoccupations qui en découlent. Cela peut être un exercice précieux pour vous préparer à une demande en face à face.
Certaines demandes sont tout à fait appropriées par email. Toutefois, si vous avez une demande importante et que vous avez un accès direct à la personne qui peut vous aider, demandez-vous si une conversation en personne serait plus bénéfique qu'une demande électronique. Il n'y a pas de contexte, de ton de voix, d'expression du visage ou d'émotion par courrier électronique. Parfois, s'asseoir face à une personne et la laissant voir votre authenticité, vos sentiments, votre sourire ou votre désarroi (vous savez, les choses qui vous rendent humain) peuvent vendre votre message bien mieux que le message le plus réfléchi -de-l'humanité) email.
Pour mémoire, je ne suis pas contre la technologie. J'écris beaucoup de courriels et je passe trop de temps à chasser les lapins via Twitter. Mais si j’ai vraiment besoin de l’assentiment ou de l’aide d’une personne, je pense que je peux et dois essayer de prendre le téléphone ou de me rendre à son bureau pour expliquer ce que je veux et pourquoi je pense que cette personne peut m’aider.
Gardez votre demande concise, précise et soignée, qu'elle soit électronique ou face à face, et vous aurez de bien meilleures chances d'obtenir l'aide dont vous avez besoin.
