Certains jours, il n’ya rien de plus agaçant qu’un problème de communication par courrier électronique. Vous passez du temps à rédiger un message réfléchi et l'une des choses suivantes se produit:
- L’autre personne renvoie une réponse rapide qui vous fait demander s’ils lisent même la vôtre.
- Ils écrivent quelque chose de cryptique et vous n'avez donc aucune idée de ce qu'ils pensent.
- Ils ne répondent pas du tout.
À ce stade, vous êtes prêt à éliminer complètement le courrier électronique - et la seule chose qui vous empêche de savoir que c'est totalement irréaliste.
Alors, voici une meilleure utilisation de votre temps: Passez en revue ce que vous avez écrit et voyez si vous êtes peut-être à l'origine de cette chaîne d'événements.
Je ne dis pas cela pour vous faire sentir mal (et il se pourrait bien que vous obteniez une réponse sans valeur, sans que vous en soyez responsable).
Cependant, cela vaut la peine d’examiner ce que vous envoyez; parce que, si vous pouvez identifier un moyen de renforcer vos messages, vous aurez soudainement un taux beaucoup plus élevé de récupération de ce dont vous avez besoin. Et c'est aussi simple que de prétendre que vous êtes le destinataire et de poser les deux questions suivantes:
1. Pourquoi est-ce que je reçois cela?
Fait: La personne moyenne passe 1/3 de sa journée de travail à vérifier ses emails. Et ainsi, tous les messages ne vont pas attirer toute leur attention. (Pensez-y: avez-vous tendance à parcourir simplement les courriels de groupe qui s'adressent à tout le monde?)
C'est tout à fait bien d'envoyer une mise à jour générale ou une info sans réponse nécessaire. Cependant, étant donné que ce type de message existe, lorsque vous envoyez un message électronique à une personne spécifique pour une raison particulière, vous souhaitez que cela soit clair et rapide.
Pour ce faire, toute solution simple consiste à poser une question claire et à la placer au sommet. Prenons les deux exemples suivants:
Option 1
Option 2
Meilleur,
Comme vous pouvez le constater, la deuxième version ne diffère que par la ligne d’ouverture, mais elle indique immédiatement qu’il s’agit d’une mise à jour plus générale, sans mise à jour ultérieure. En réservant la note avec votre objectif (au lieu de simplement conclure), vous permettez à votre collègue de voir facilement que vous souhaitez l'entendre avant de continuer.
2. Que dois-je faire ensuite?
Le fait de dire «J'aimerais avoir votre opinion sur le deuxième changement que j'ai apporté à…» remplit également un deuxième objectif. Il indique également au lecteur exactement ce que vous recherchez: des commentaires sur un point spécifique.
Je ne saurais trop insister là-dessus, car il est essentiel de mettre en évidence la prochaine étape de l’autre personne pour obtenir la réponse que vous recherchez (et vous épargner ce moment embarrassant où, au lieu de ce dont vous avez besoin, vous recevez des tonnes d’idées quelque chose que vous aviez déjà décidé).
Il devrait y avoir une ligne comme celle-ci dans chaque email que vous envoyez:
- J'aimerais que tu penses à quoi tu penses?
- J'ai besoin pour avancer avec.
- J'envoie simplement ceci pour votre référence: Aucune action nécessaire.
- Je voulais partager, juste pour que vous ayez une mise à jour.
- Pourriez-vous renvoyer votre sur par?
Des courriels bien rédigés peuvent vous aider à être plus productif en vous évitant des réunions et des appels téléphoniques que vous avez pu réaliser en quelques paragraphes. Pour les rendre encore plus efficaces, n'oubliez pas de garder à l'esprit ce que l'autre personne va penser quand elle les recevra et de répondre à leurs questions clés dès le départ.
Inspiré pour trouver encore plus de moyens d'améliorer vos emails? Voici trois articles à vérifier maintenant:
- 10 façons d'écrire de meilleurs courriels
- Guide de rédaction pour la rédaction d'emails ridiculement bons
- L'astuce surprenante pour rédiger des e-mails qui obtiennent des réponses
