N'est-il pas ennuyeux de prendre le temps d'envoyer un courrier électronique bien pensé à un collègue exposant les divers problèmes d'un projet et les solutions possibles pour obtenir la réponse «Ça sonne bien» ou «Ça marche pour moi».
Vous réagissez probablement en criant. Ou vouloir crier, mais regarder votre ordinateur avec consternation. Mais sachant cela, combien de fois avez-vous des réponses rapides pour essayer de traiter tous les messages non lus?
Faites-moi confiance quand je dis que je comprends la corvée que représente votre boîte de réception. Juste au moment où vous pensez avoir réduit à zéro le nombre de nouveaux messages, trois autres apparaissent comme par magie. C’est la raison pour laquelle vous êtes si prompts à répondre: que les fautes de frappe, les messages contradictoires, les questions sans réponse soient damnés.
Mais si vous êtes si énervé quand quelqu'un vous fait ça - pourquoi le faites-vous à d'autres personnes?
Lorsque vous utilisez des raccourcis et parcourez simplement un message avant de vous lancer dans une réponse hâtive, vous courez le risque de gêner sérieusement vos collègues (ou pire, vos clients). Au lieu d'envoyer des réponses qui menacent de vous faire paraître paresseux ou frénétique (ce n'est pas non plus une caractéristique gagnante), essayez de montrer que vous êtes attentif.
C'est vraiment aussi simple que:
- prendre le temps de lire chaque message dans son intégralité
- revérifier que vous répondez à toutes les questions
- relecture avant d'appuyer sur envoyer
Et si vous allez plus loin et faites quelque chose comme définir les prochaines étapes ou faire un suivi volontaire, vous pourriez être en train de faire de votre collègue un jour.
C'est le vrai secret pour écrire un meilleur email. En prenant le temps de bien lire le contenu de votre boîte de réception avant de répondre, vous améliorerez non seulement votre réputation, mais vous économiserez également la face avec vos collègues, vos clients et votre patron.
