Lors de mon dernier emploi, l'un des membres de l'équipe de direction était notoire pour l'envoi de courriels à toute heure du jour ou de la nuit. Il n'était pas inhabituel pour moi de me coucher à 23 heures et de me réveiller avec une boîte de réception vide, sauf pour celle-ci, son courrier extrêmement court et précis. Bien qu'elle ne m'ait jamais parlé nommément, et en fait, avec rarement une salutation avant sa question directe, elle n'a jamais réussi à paraître impolie ou exigeante.
Avec un «merci!» Après quoi que ce soit qu'elle avait besoin de répondre, elle a toujours signé son nom avec un x. Maintenant, un x, comme vous le savez sans doute, à la fermeture de la lettre d'amour «xoxo» représente généralement un baiser; Dans le scénario de travail, cependant, il s'agit simplement d'un geste amical, beaucoup moins formel que de conclure avec un «Best» ou «Regards».
Soyez assuré que cette signature actuellement très populaire n’est pas le seul moyen d’empêcher vos messages brefs de paraître grossiers; En fait, il existe au moins cinq moyens faciles de garder vos courriers électroniques polis, peu importe le nombre (ou peu) de mots que vous écrivez. Vous ne voudrez pas appliquer les cinq idées à chaque fois, et celles que vous utiliserez dépendront beaucoup de votre public, de votre relation et de votre degré de confort avec ce public, mais ce sont de bonnes directives. Et avec un peu de chance, ils vous feront économiser beaucoup de temps et d’énergie, de sorte que vous pourrez vous concentrer sur des choses plus importantes.
1. Utilisez les points d'exclamation
Mais pas trop. Je suis plutôt désactivé lorsque chaque ligne se termine par un point d'exclamation. Vous n'avez pas les mêmes sentiments sur tout ce que vous dites. Ne me faites même pas commencer à inclure deux ou trois pour fermer une phrase ou une idée (je les enregistre pour pouvoir envoyer des SMS à mes amis, et vous devriez aussi). Choisissez judicieusement vos interjections à haut volume et, s'il vous plaît, faites preuve de retenue.
Essaye ça:
Envoyé depuis ma mémoire externe.
Avant d’envoyer quoi que ce soit, demandez-vous avec qui vous communiquez et réfléchissez aux moyens de le résumer en fonction de votre position dans la discussion. Gardez à l'esprit: une fois que vous faites un aller-retour, vous pouvez généralement laisser tomber le message d'accueil et la signature.
Il est également important de mentionner l’importance de prêter attention à ce à quoi vous répondez. Les réponses courtes peuvent être grossières si vous répondez simplement avec un «Ça sonne bien!» Si cela méritait de répondre à une question ou à un retour quelconque, ces deux mots seront difficiles à digérer pour le destinataire, avec ou sans le point d'exclamation.
Conclusion: connaissez votre public et envoyez-lui des paragraphes détaillés si la situation l'exige, mais concentrez-vous sur les nombreux cas où court peut aussi être agréable.
