Il y a une épidémie, une épidémie de mauvais courriels.
Je m'en suis vraiment rendu compte au bout de la cinquième fois environ, lorsque mon patron a commenté un courriel que je lui avais envoyé: «C'est un très bon courriel!». Je n'avais pas pensé que c'était quelque chose de spécial, jusqu'à ce que je commence à être plus attentif aux courriels. Je recevais. Il y avait des erreurs de grammaire horribles, des fautes d'orthographe embarrassantes, des noms incorrects, des émoticônes, un manque de salutations ou de plaisanteries, et de vieilles phrases douteuses. Je pourrais continuer encore et encore.
Ce n'est pas que nous sommes incompétents, les gens. Nous ne mettons tout simplement pas dans nos courriels les soins que beaucoup d'entre eux méritent. Le soin, par exemple, un éditeur peut donner un article.
Donc, pour nous aider tous à améliorer notre communication en milieu de travail, voici le guide de l'éditeur pour rédiger des courriels qui vous feront gagner du respect (et des réponses). Gardez ces idées à l'esprit la prochaine fois que vous consulterez votre boîte de réception et voyez l'impact de quelques petits changements.
Ralentissez
Je sais que nous sommes tous sur une course pour arriver à la boîte de réception zéro. Et bien sûr, dans certains cas, envoyer un courrier électronique rapide a du sens: lorsque vous êtes au milieu d’un long fil de communication avec un collègue proche, lorsque vous envoyez juste un document à votre patron, etc.
Mais, pour la plupart, une communication efficace (et une bonne écriture) prend du temps. Cela prend du temps de formuler vos pensées, de comprendre ce que vous essayez réellement de dire et d’écrire votre message de manière claire. Et finalement, c’est ce qu’est le courrier électronique - une forme de communication. Pas une tâche.
Alors, la prochaine fois que vous devrez écrire un courriel plus approfondi à quelqu'un, donnez-lui le temps qu'il mérite. Bloquez-le sur votre calendrier si vous devez le faire. Et je ne parle pas cinq minutes par email - il n'est pas inhabituel que je passe plus de 15 minutes sur un bon email, surtout si c'est ma première communication avec quelqu'un que je veux impressionner. Laissez-vous passer du temps et ne vous sentez pas lent ou improductif. Sentez-vous comme vous le faites bien.
Assurez-vous qu'il a un début, un milieu et une fin
Le fait que nous vivions dans un monde de 140 caractères ne signifie pas que vos courriels devraient être ainsi. En fait, nous allons avoir un petit retour en arrière pour l'anglais au lycée et le texte classique du style hamburger; c'est-à-dire que chaque essai a besoin d'une intro, d'un corps et d'une conclusion.
Vous devriez penser à vos emails ayant la même structure. Chaque section ne doit pas être longue, mais surtout dans une communication initiale, elle devrait être là. Alors, que devrait inclure chaque section?
Intro
Commencez toujours par une salutation - cela peut sembler archaïque, mais cela fait vraiment une différence. Ensuite, en fonction de la nature de votre relation, le paragraphe d’ouverture est un endroit idéal pour des salutations amicales ( "J'espère que votre recherche d’emploi se passe bien!" ), Un rappel du contexte de votre conversation ( " pour discuter avec vous la semaine dernière. ” ), ou une préface expliquant pourquoi vous tendez la main ( “ Je voulais toucher à la base… ” ).
Corps
C'est là que vous arrivez au coeur de votre courrier électronique. La chose la plus importante à retenir ici est de donner à vos destinataires toutes les informations dont ils ont besoin pour prendre les mesures que vous leur demandez. Cela inclut la fourniture d'informations contextuelles, de détails ou de données nécessaires, et leur présentation de manière logique et cohérente. Si le courrier électronique est envoyé pour transmettre des informations ou une décision (plutôt que de demander une faveur), veillez à inclure un raisonnement ou une explication.
Conclusion
La conclusion des emails est un peu différente de la conclusion des essais. Au lieu de résumer ce dont vous avez déjà parlé, vous devriez le terminer par des mesures concrètes. Si vous demandez à prendre un café, proposez une date et une heure. Si vous avez des idées pour un projet, rappelez à votre collègue ce dont vous avez besoin et à quel moment. Et, si vous ne faites que donner des informations, rappelez à votre contact qu'il est le bienvenu pour répondre à vos questions. Enfin, au moins dans votre courriel initial, fermez toujours avec un message de bienvenue et une signature complète.
Cela peut sembler beaucoup, mais comme je l'ai dit, cela ne doit pas être long. Par exemple, il s’agit d’un e-mail que je pourrais envoyer à une personne avec qui je veux prendre un café:
Hey Dave!
C'est un plaisir de vous rencontrer! C’était vraiment bien de discuter avec Alex, et quand elle a mentionné qu’elle vous connaissait, j’ai sauté dessus.
J'adore ce que vous faites dans votre entreprise. Il serait formidable de discuter avec vous de vos idées sur la publication en ligne, votre nouvelle conception, et autres choses sur le travail que nous passons tous les jours de notre vie.
Pensez-vous que vous auriez un peu de temps dans les prochaines semaines pour vous retrouver? Je me ferais un plaisir de passer à votre bureau ou de prendre un café - ce qui vous convient le mieux!
Meilleur et joyeux lundi.
Erin
Tellement mieux que "Hey Dave, veux-tu prendre un café un jour?" droite?
Relecture et vérification des faits
Une fois que vous avez fini de taper votre email, vous ne devriez pas simplement l'envoyer dans le monde. Relisez toujours vos courriels, au moins une fois. En plus de vérifier les fautes d'orthographe et de grammaire élémentaires, vous vérifiez également des éléments tels que l'orthographe des noms, les événements auxquels vous faites référence ou les dates que vous mentionnez. S'adresser à un e-mail «Hey Jon» alors qu'il devrait être «Hey John» peut sembler une petite chose, mais votre contact le remarquera - et les premières impressions font une énorme différence.
C'est également un bon point pour réfléchir au ton de votre courrier électronique. Est-ce que ça sonne trop professionnel quand vous essayez juste d'être amical? Êtes-vous trop enthousiasmé par les points d'exclamation et les émoticônes au détriment du professionnalisme? Essayez de prendre du recul et de réfléchir à la réaction de quelqu'un qui lit le courriel pour la première fois - et de l'ajuster en conséquence. Pour les courriels particulièrement importants, je demande également à une autre personne de vérifier cette information pour moi: un œil éditorial supplémentaire ne fait de mal à personne.
Pensez à ce que vous ressentirez s'il était rendu public
Enfin, avant de cliquer sur envoyer, réfléchissez à ce que vous ressentiriez si ce courrier électronique était lu par une personne autre que celle à qui vous l'envoyiez. Et si, d'une manière ou d'une autre, il avait atterri dans la boîte de réception de votre patron? Et si elle était publiée sur le web? (Hé, ça arrive.) C’est une excellente dernière vérification pour vous assurer que vos courriels ont l’air respectueux et professionnels et représentent en définitive la façon dont vous voulez vous présenter au monde.
Je sais, cela ressemble à beaucoup de travail à mettre dans un seul email. Mais avec le nombre de mauvais courriels que nous recevons tous les jours, les gens remarqueront vraiment la différence lorsqu'un bon message arrivera dans leur boîte de réception. Et cela pourrait faire la différence entre être ignoré et obtenir ce que vous voulez.
