Vous savez comment ça se passe. Vous commencez le courrier électronique avec votre patron, votre collègue, votre client ou votre directeur des ressources humaines avec un message d'accueil approprié. Vous croisez votre Ts et votre point Is, et vous terminez le message avec une signature formelle telle que «Best» ou «Sincèrement».
Le destinataire de l'e-mail répond avec la même formalité, en vous adressant un message d'accueil standard, puis en écrivant quelques paragraphes grammaticaux avant de terminer la note avec une signature similaire; peut-être est-ce «Regards», ou le plus décontracté, «Cheers».
Étant donné que ce message requiert une réponse de votre part, vous continuez de jouer avec ce que vous pensez être une méthode professionnelle: taper le message d'accueil complet (à nouveau), composer le corps du message, puis conclure avec "All the best, ". Vous continuez à le faire même après plusieurs allers et retours, même si cela semble finalement totalement inutile et même un peu gênant.
À moins que vous ne travailliez dans un bureau d'entreprise extrêmement rigide, où même les points d'exclamation sont mal perçus, vous devez oublier le langage formel, en particulier si la communication avec votre patron ou vos collègues tout au long de la journée de travail est fréquente.
Dès qu'il est naturel de supprimer le «Bonjour», les plaisanteries et le «Merci» redondant, au revoir, faites-le. Et pour vous aider à vous sentir vraiment bien en faisant cela (et non comme un monstre à étiquette), j'ai élaboré quelques directives.
1. N'hésitez pas à suivre le costume
Même s'il peut être tentant de formaliser tous les échanges si c'est ce à quoi vous êtes habitué ou parce que c'est la façon dont vous avez été enseigné, la plupart du temps, ce n'est tout simplement pas nécessaire. Faites attention aux signaux de votre lieu de travail, ou vous finirez par sortir du lot. Si votre patron vous envoie un e-mail contenant uniquement une note expliquant si cela vous intéresse, et si vous répondez avec un message formel, je vous promets que vous ne gagnez aucun point en brun, vous ne faites que boucher. sa boîte de réception et en ignorant la manière dont votre équipe traite la correspondance occasionnelle. Ou bien, si votre collègue a commencé à communiquer avec vous de manière informelle (sans vous nommer ni avec une signature officielle), acceptez-le comme votre signe pour une réponse en nature.
2. Allumez-le (selon votre interlocuteur)
Peu importe si votre dernier patron a clairement indiqué qu'adopter un ton informel était intolérable; tu ne travailles plus pour elle. Cependant, une mise en garde, le fait que vous ayez atteint le point de chute du mot "meilleur" avec votre responsable ne signifie pas que vous devriez supprimer complètement le mot de votre vocabulaire. Si vous parlez régulièrement avec une personne que vous n'avez jamais rencontrée et que votre relation est plus formelle qu'autrement, ne vous précipitez pas si tôt sans signer sans inclure une clôture adéquate, surtout si vous êtes sur la clôture pour savoir comment procéder. Se méfier de la prudence sera toujours un conseil judicieux.
Sachez ceci: La commutation ne s'applique pas seulement à différentes personnes. Même si une correspondance avec une personne commence formellement, vous êtes autorisé à entrer dans le vif du sujet lorsque vous discutez d'un élément dans un long fil de discussion, plutôt que de vous ennuyer avec des salutations ou des approbations.
3. Pensez au timing
Si vous partez en vacances pendant une semaine et revenez au bureau avec une liste de questions pour votre chef, à qui vous n'avez pas parlé ou que vous n'avez pas vu depuis votre départ, il est probablement préférable de commencer ce premier e-mail avec un message tel que «Bonjour, » «J'espère que vous allez bien» ou, si votre responsable est en vacances, «Bienvenue», même si vous et votre superviseur évitez généralement les salutations ou les petites conversations. Les délais d'attente sont également importants pour les échanges avec des clients ou des fournisseurs extérieurs. Si vous êtes en contact une fois par semaine ou seulement quelques fois par mois, il peut être approprié de commencer le message initial après un certain temps, avec l'intro de référence et la signature de fermeture appropriée.
Une base de contact mensuelle avec un membre supérieur de votre département peut également vous demander de vous pencher pour une écriture plus conservatrice. Si ce message initial entraîne un important va-et-vient sur plusieurs jours, il est probablement préférable de réduire le facteur formel, en particulier si l'autre partie l'a fait.
En fin de compte, vous devez déterminer le ton et la structure de vos messages sortants. Je peux toutefois vous dire une chose: personnellement, je n'ai jamais trouvé cela problématique lorsque quelqu'un à qui je parle régulièrement décide de laisser tomber l'ouverture et la fermeture standard; En fait, je trouve un soulagement de pouvoir dire ce que nous avons appris en ligne. Le fait de personnaliser un courrier électronique n’est souvent approprié que pour un point - et je pense que vous saurez quand renoncer à la formalité.
