Quand il s'agit de courriels, j'ai tendance à être assez verbeux.
Je vis avec une peur intense d'être trop direct ou trop froid, et tous ces mots supplémentaires, ces subtilités et ces points d'exclamation (gênants) me donnent un air un peu plus chaleureux et amical.
Mais voici la chose: en fin de compte, je perds mon temps - avec celui de la personne qui lit mon message.
Personne ne veut dépenser sa précieuse énergie mentale pour se faire comprendre. Donc, si vous avez un faible pour le cœur et un langage fleuri comme moi, comment pouvez-vous gérer vos propres messages pour les choses qui comptent vraiment?
Voici quatre conseils pratiques qui m'ont aidé:
1. Découper les mots et expressions de remplissage
Il y a de grandes chances que vous ajoutiez des phrases de remplissage dans vos courriels.
Ne me crois pas? Tapez un email à un collègue et regardez combien de fois vous avez ajouté les mots «Je pense». Cela aide à adoucir votre langage, mais est totalement inutile. On suppose que c'est ce que vous pensez, puisque c'est vous qui écrivez le message.
La même règle s’applique pour un mot comme «juste». Nous l’ajoutons tous ici et là. Mais, dans la plupart des cas, il pourrait être complètement éliminé.
En ce qui concerne le filtrage de tout autre encombrement susceptible de se cacher, mon ancien instructeur de journalisme m'a laissé un conseil: il vous reste toujours à le savoir: recherchez où vous avez inséré des virgules. Plusieurs fois, ils suivent un qualificatif que vous pouvez supprimer. Vous savez, des choses comme «Inutile de dire», «Cependant», «En effet» ou même «Tu sais» que j'avais l'habitude de commencer cette phrase.
2. Utilisez des points de balle
Inclure le contexte nécessaire est une chose. Mais, en particulier dans les courriels, il est tentant d'aller trop loin et de bourrer votre message de toutes sortes de détails non pertinents.
C'est pourquoi l'utilisation de puces peut être si utile car elle vous oblige à être beaucoup plus concis et direct avec votre écriture. Mettez-vous au défi d'identifier s'il existe des paragraphes qui pourraient être transformés en une liste raccourcie.
Bien que vous ne souhaitiez pas que votre courrier électronique soit une liste apparemment interminable de points, regrouper des morceaux de texte plus volumineux peut contribuer à raccourcir la taille de votre note (et à la rendre beaucoup plus organisée).
3. Référer les personnes aux documents pertinents
De temps en temps, les informations que vous tentez désespérément de stocker dans votre courrier électronique ont déjà été enregistrées ailleurs, que ce soit dans un document, une présentation, un site Web ou autre chose.
Inutile de réinventer la roue. Donc, si vous pouvez trouver une ressource supplémentaire qui partage déjà toutes ces informations indispensables, adressez-y votre destinataire, plutôt que d'essayer de le résumer.
4. Passer le petit entretien
Si vous êtes un peu comme moi, vous avez jeté un coup d'œil à cette astuce et vous vous êtes dit que vous vous moquiez de moi? Sauter ces plaisanteries me transformera sûrement en monstre au bureau!
Je comprends d'où vous venez - préfacer chacun de mes messages par une question amicale semble être une chose polie. Mais le plus souvent, il reste complètement sans réponse. C'est cette partie totalement inutile que la plupart des gens passent juste sous silence.
N'hésitez pas à rester dans un endroit rapide et agréable: «J'espère que vous allez bien!» Cependant, il est probablement préférable d'appuyer sur le bouton de retour arrière sur quoi que ce soit d'autre.
Ces astuces en action
Vous voulez la preuve que ces conseils fonctionnent réellement? Jetez un coup d'œil aux exemples ci-dessous pour voir comment le deuxième courriel reçoit exactement le même message que le premier - avec beaucoup moins de mots.
- Les ventes de ce trimestre sont en baisse. Comment pouvons-nous présenter cela d'une manière qui n'est pas trop négative?
- La présentation pourrait être plus forte si nous inversions l'ordre. Qu'est-ce que tu penses?
Ce premier email est de 198 mots. La deuxième? Il s'agit de 93 mots concis et simplifiés, signifiant que le premier message était plus de deux fois plus long que le second.
Soyez prévenu que certains messages seront plus faciles à appliquer que d'autres à ces tactiques. Et, vous ne serez probablement pas en mesure de découper chaque morceau que vous écrivez en deux.
Mais ne laissez pas cela vous décourager. Au lieu de cela, rappelez-vous que le plus important est d'essayer d'être plus efficace dans votre communication écrite. Tant que vous êtes conscients de cela, vos e-mails ne cesseront de s'améliorer.
