Vous êtes déjà sorti d'une réunion en pensant: «Waouh, nous n'avons rien donné?
Rassembler un groupe peut souvent être le moyen le plus efficace d’avancer sur une grande décision ou un plan. Mais cela ne fonctionne que si la réunion est organisée correctement.
Alors, quand c'est à vous de diriger, utilisez ces cinq étapes pour préparer votre réunion au succès - avant même de franchir la porte.
1. Inviter les bonnes personnes
Rien ne peut faire dérailler une réunion comme si on avait les mauvaises personnes dans la salle. Si votre objectif est que le groupe prenne une décision d’ici la fin de la réunion, assurez-vous que tous ceux qui disposent d’un droit de veto important sur cette décision sont présents à la table. Discuter d'une nouvelle stratégie de vente pour un produit? Vous souhaiterez probablement que les responsables des ventes et le responsable produit soient présents, sinon rien ne sera décidé.
D'autre part, avoir trop de personnes «supplémentaires» - ou des personnes nettement plus âgées ou plus jeunes que tout le monde dans la salle - peut déstabiliser la dynamique. Si vous n'avez pas besoin que le responsable des relations publiques intervienne lors d'un changement de fabrication, ne l'invitez pas. Si tout le monde est intimidé par le CFO, laissez-la en dehors d'une première réunion de brainstorming.
2. Pensez à donner des devoirs
Souhaitez-vous que les gens partent de rien, ou serait-il utile que tout le monde se présente à la réunion avec quelques informations de base? Si vous présentez un plan sur lequel vous souhaitez des informations, envoyez-le la veille (et non l'heure précédente), de sorte que certains participants auront au moins le temps de le consulter et de le digérer.
Et si vous voulez que les gens apportent des idées à la réunion, dites-le-leur.
3. Fixer un agenda
Si vous organisez la réunion, vous devez définir l'ordre du jour. Si vous commencez la réunion en disant: «Nous sommes ici pour discuter de notre stratégie de médias sociaux. Qui a des idées? ”- Eh bien, vous demandez le chaos.
Au lieu de cela, distribuez - ou écrivez sur un tableau blanc ou sur un tableau à feuilles mobiles - les sujets que vous prévoyez de faire discuter en groupe, dans l'ordre que vous souhaitez aborder. Par exemple, votre agenda pourrait être:
Lorsque tout le monde connaît le plan, ils sont plus susceptibles de rester sur le sujet. De plus, l'ordre du jour vous donne une structure sur laquelle vous pouvez vous reposer: si la discussion sort du sujet ou de la discussion, vous pouvez rappeler à tout le monde dans la salle ce que vous êtes censé discuter.
4. Dire aux gens les objectifs
Les objectifs ne sont pas la même chose qu'un agenda. Un agenda est ce dont vous allez parler. Les objectifs sont ce que vous voulez accomplir ou les objectifs de la réunion: décisions à prendre à la table, prochaines étapes à convenir.
Par exemple, les objectifs de la réunion hypothétique ci-dessus pourraient être:
5. Pas de surprises: "Pré-vendez" vos grandes idées
Si vous présentez un plan ou une recommandation volumineux, il est toujours dans votre intérêt de savoir comment les personnes présentes dans la salle vont réagir. Qui est susceptible de vous soutenir? Qui est susceptible de vous défier, et quelles objections sont-ils susceptibles de soulever?
Avant la réunion, identifiez les personnes clés dont l’opinion est importante et partagez votre plan ou votre recommandation avec elles en tête-à-tête. Demander une contribution. "Vendez" votre idée avant la grande réunion. Notez toutes les préoccupations qu’ils soulèvent et adaptez la façon dont vous présentez votre plan pour y répondre.
Le vice-président aux finances pense que votre plan de lancement coûtera trop cher? Assurez-vous de préparer une estimation budgétaire et découvrez le coût des autres lancements afin de pouvoir mettre votre budget proposé en perspective. De cette façon, la conversation ne sera pas déraillée quand elle dira que votre plan «semble cher».
D'un autre côté, si tout le monde aime la composante médias sociaux de votre plan, c'est parfait. Ne perdez pas 20 minutes à justifier pourquoi les médias sociaux sont importants, passez simplement aux détails de votre plan actuel ou concentrez l'attention du groupe sur d'autres domaines dans lesquels vous devez prendre des décisions.
Si vous vous organisez à l'avance, si vous réunissez le bon groupe et évitez les surprises, vous vous préparerez à tirer le meilleur parti du temps que vous passerez ensemble. De plus, vous êtes sûr d’impressionner toutes les personnes présentes dans la salle avec votre état de préparation et d’avoir la chance de briller en tant que leader.
