Si vous considérez les réunions comme un mal nécessaire pour en souffrir, vous risquez de manquer le cadre idéal pour mettre en valeur vos compétences en leadership.
Comme l'explique Luann Pendy, vice-président chargé de la qualité mondiale chez Medtronic, «les réunions sont votre plus grande opportunité d'être visible et de montrer à votre organisation ce que vous apportez.
Pendy devrait savoir. Elle supervise les opérations de qualité et est chargée de veiller à ce que les dispositifs médicaux destinés aux patients du monde entier soient de la plus haute qualité et fiable. «Les réunions sont la façon dont nous travaillons», poursuit-elle. Mais ce n'est pas toujours elle qui lance les coups. «Je passe le plus clair de mon temps à participer à des réunions plutôt que de diriger des réunions. Mon objectif est d’être un bon participant aux réunions, car les dirigeants veulent alors que je vienne à leurs réunions pour les aider. »
Vous voyez, pour être reconnu comme un leader prometteur, vous devez prouver que vous êtes capable de fournir beaucoup plus que ce que votre description de travail demande. Comme le dit Pendy, «Vous pouvez utiliser votre temps en réunions pour montrer votre efficacité, votre intelligence et vos compétences en leadership.» Il est difficile de démontrer ce potentiel lorsque vous êtes assis à un poste de travail, la tête en bas, faisant votre travail.
Prendre la parole et contribuer aux réunions peut être votre meilleure opportunité de changer la perception que les autres ont de vous: de tacticien à stratège, de réalisateur de tâche à agent de changement et de faiseur à leader. Avec vos coéquipiers, la direction et, occasionnellement, les principaux dirigeants dans la salle, les réunions constituent une plate-forme sur mesure pour vous permettre de définir la façon dont les autres membres de votre organisation vous perçoivent.
Pour profiter de cette opportunité, voici quatre des meilleurs conseils de Pendy sur la manière de diriger des réunions, même lorsque vous n'êtes pas le responsable de la réunion.
1. Connaissez votre rôle
Avant la réunion, étudiez l’ordre du jour et comprenez votre rôle dans la conférence. Pendy recommande de considérer plusieurs questions clés, telles que: Pourquoi avez-vous été invité à la réunion? Comment le chef veut-il que vous participiez? Quel est le but de la réunion? Qu'attend-on de vous?
Ensuite, livrez au-delà de ces attentes. "Il est très important de s'assurer que vous remplissez le rôle que l'on attend de vous", ajoute-t-elle.
Par exemple, êtes-vous là pour donner une mise à jour de statut de votre part de l’entreprise? Ne dites pas simplement: «Les choses vont bien» quand vous pouvez apporter des faits et des données pour faire valoir votre point de vue avec une plus grande autorité. Dites plutôt «La satisfaction de la clientèle a augmenté de 3% par rapport au mois dernier» et expliquez pourquoi. Ou, si vous intervenez en tant qu'expert externe (par exemple, en tant que spécialiste du marketing assistant à une réunion d'ingénierie), essayez d'apporter une perspective unique, telle que le fait d'être le champion des clients.
Si vous ne connaissez pas votre rôle, demandez. À tout le moins, vous gagnerez des points pour votre sollicitude.
2. Parlez haut
Il y a plusieurs années, Pendy a reçu des informations selon lesquelles elle était perçue comme étant difficile à lire et à écouter en silence, ce qui a rendu les gens difficiles à travailler avec elle.
Ces commentaires ont ouvert les yeux pour Pendy. «J'irais aux réunions et serais très courtois et respectueux», explique Pendy. «J'écoutais ce que tout le monde disait, le traitais et j'apprenais», a-t-elle dit. En faisant cela, cependant, certains collègues ont estimé qu'elle n'était ni engagée ni intéressée par ce qui se passait.
«J'ai donc changé», raconte-t-elle. Elle a commencé à parler et a immédiatement commencé à recevoir des commentaires plus positifs. «Les employés ont dit: 'Merci de me soutenir.' Mes pairs ont dit: "Merci d'avoir partagé vos pensées et vos idées." Et la direction a dit: "Merci d'avoir dirigé."
Plutôt que d’attendre la permission ou une invitation à prendre la parole, préparez-vous avec l’attente de votre contribution. Faites un remue-méninges d'au moins trois points de discussion à l'avance et mettez-vous au défi de soulever chaque point au cours de la réunion. Il est de plus en plus difficile d'intervenir dans la conversation au fur et à mesure que la réunion avance, alors parlez-en tôt pour établir votre «voix» dans la salle.
Et si vous n'avez pas de suggestions qui ajoutent de la valeur à la conversation? S'exprimer pour défendre le point de vue d'un collègue ou poser une question bien pensée peut aller aussi loin.
3. Trouver des mentors de réunion
Pendy suggère de trouver un modèle qui dirige bien les réunions. «Trouvez au sein de votre organisation une personne qui connaît très bien l'étiquette de l'entreprise et qui réussit à diriger et à participer à des réunions. Observez-les pour voir comment leur comportement contribue à leur succès », propose-t-elle. "Vous en apprendrez beaucoup sur la culture et l'étiquette de votre organisation."
Par exemple, déterminez combien de questions et commentaires sont considérés comme appropriés, et ce qui est considéré au-dessus. Dans certaines cultures d'entreprise, les questions sont mieux reçues en dehors de la réunion et si vous travaillez contre cette étiquette, vous aurez du mal à réussir.
Ou, par exemple, supposons que vous voyiez un moyen plus efficace de structurer la chronologie d'un projet. Il est utile de savoir si l'étiquette de la réunion impose que le changement soit effectué par consensus, puis si vous ne devriez pas prendre le temps de la réunion, en délibérant sur une question pouvant être traitée rapidement lors d'une conversation privée.
En accordant une attention particulière aux règles non écrites et non énoncées de l'étiquette de réunion, vous pouvez diriger efficacement tout en évitant les faux pas qui pourraient nuire à votre réputation.
4. être présent
Si vous avez été inclus dans l'invitation à la réunion, vous devez être présent pour contribuer. Une partie importante de cela consiste à s'asseoir à la table. «Souvent, je vois des employés débutants entrer dans une pièce où se trouve une grande et longue table de conférence et essayer de trouver la chaise dans un coin, loin de la table», a déclaré Pendy. «Cela ne semble pas être positif, confiant, engagé et enthousiaste. Pour vous asseoir à la table, vous devez vous présenter à l'heure ou tôt pour qu'il y ait un siège libre. ”
Selon Pendy, votre posture est également importante. «Mets tes coudes sur la table - quelque chose que ta mère t'a appris à ne jamais faire au dîner», recommande-t-elle. Surpris? «Lorsque vous êtes dans une réunion de travail, si vous vous penchez en avant et que vous mettez les coudes sur la table, cela indique au groupe que vous êtes engagé, intéressé et que vous avez quelque chose à contribuer."
La conférence TED Talk du professeur associé de Harvard Business School, Amy Cuddy, a été vue plus de 16 millions de fois et a popularisé la pose du pouvoir - la position «Wonder Woman» qui renforce la confiance en soi tout en augmentant la perception que les autres ont de votre autorité.
Selon Cuddy, tenez-vous debout pour parler si possible, les pieds bien écartés, les épaules en arrière, le menton en l'air et les bras tendus pour que votre langage corporel ajoute de la crédibilité à votre message. Cela fonctionne quand on est assis aussi; assis droit avec les bras étendus augmente l'espace que vous prenez, ce qui est une démonstration de puissance.
Enfin, ne quittez pas la réunion sans vous porter volontaire pour diriger quelque chose ou entreprendre une action. Vous vous assurerez une place à l'ordre du jour de la prochaine réunion.
