Les secrets pour rester productif quand on a un gros projet

Si vous êtes comme moi, vous êtes un multitâche perpétuel. Cette qualité peut être utile, mais peut également constituer un handicap, par exemple lorsque vous essayez de terminer une thèse, une thèse, une thèse ou un projet de création à long terme. Ce type de tâche exige une volonté, une concentration et une diligence sans se déplacer d'une idée à l'autre.

Lorsque j'ai commencé à travailler sur ma thèse, chaque fois que je me suis assis pour écrire, je me suis retrouvé distrait par d'autres tâches de ma liste de tâches. L'entreprise était tellement grosse qu'il m'était plus facile de travailler sur de petits projets que je savais pouvoir terminer rapidement. De plus, il me restait encore beaucoup à faire, alors j'ai justifié le temps passé à écrire plutôt que celui consacré à d'autres questions urgentes.

Ce que j’ai appris, c’est que lorsque j’ai structuré mon temps de façon à répondre immédiatement à la prochaine tâche à accomplir, j’ai été submergé par la tyrannie de l’urgence et je n’ai fait aucun progrès quant à ma priorité principale: obtenir mon diplôme! Je devais trouver un moyen de me concentrer sur l'écriture et de ne pas me laisser distraire par des responsabilités professionnelles ou sociales qui pourraient attendre un autre jour.

Si vous êtes dans la même situation, laissez-moi vous parler de deux techniques qui, selon moi, m'ont aidé à sortir de ce cycle.

La technique de Pomodoro

Quand j'ai parlé à un ami de la difficulté que je vivais, elle m'a recommandé de consulter Phinished, un forum de rédaction de mémoire et de thèse et un groupe de soutien. C'est ici que j'ai d'abord découvert le pouvoir de la technique Pomodoro pour se concentrer sur la finition et la finition de petits morceaux d'écriture (ou de tout type de travail, d'ailleurs).

La technique Pomodoro est une méthode de gestion du temps qui utilise une minuterie pour décomposer le travail en intervalles de mise au point et de repos. Ces intervalles sont appelés «Pomodoros» (ou «tomates» en italien), d’après les minuteries en forme de tomates qui fonctionnent parfaitement pour les séances de chronométrage. Les Pomodoros sont séparés par de courtes pauses pour distractions, rêveries, collations, peu importe. Cela fonctionne à peu près comme ceci:

Choisissez une tâche à travailler exclusivement pendant 25 minutes.

Définir une minuterie.

Travaillez sur la tâche jusqu'à ce que le minuteur sonne.

Faites une pause de cinq minutes.

Répétez ce cycle quatre fois, puis faites une pause de 15 minutes.

Cette technique m'a aidé à maximiser la concentration et à diminuer les distractions pendant la rédaction de ma thèse. J'ai constaté que je préfère généralement terminer des pomodoros plus longs (30 à 45 minutes) avec des pauses plus longues, mais chaque jour est différent et j'essaie de fixer des objectifs en conséquence.

Pour programmer mes intervalles et suivre mes progrès, j'utilise l'application PomodoroPro sur mon iPhone (2, 99 $ sur l'App Store). Le site Web de Pomodoro Technique propose également des ressources gratuites pour vous aider à rationaliser votre processus de travail et à combattre vos tendances multi-tâches.

Faire avancer les choses

Un autre moyen que j’ai rencontré pour gérer mon temps et gérer les distractions est GTD (Getting Things Done), un système de gestion du temps conçu pour vous aider à structurer vos tâches et à gérer les détails de votre vie sans rendre votre emploi du temps trop rigide.

GTD consiste à obtenir le contrôle et la perspective des tâches que vous souhaitez accomplir ou que vous devez faire. Que vous ayez besoin d'un livre de la bibliothèque, d'un entretien ou d'un projet de plan, rester sur la tâche consiste à apprendre à gérer et à organiser vos documents.

Voici un aperçu de base de la façon dont cela fonctionne:

Collectez et cataloguez tous vos documents: organisez toutes vos notes dans un emplacement central. Éliminez les post-its aléatoires sur votre moniteur et regroupez toutes vos tâches et idées en un seul endroit. Application recommandée: Evernote

Traitez les documents avec précision et finalité: une fois que vous avez rassemblé tous vos documents, il est temps de les traiter. Toute tâche qui prend moins de deux minutes doit être traitée immédiatement. Si vous avez besoin de plus de deux minutes pour terminer une tâche, ajoutez cette tâche à une liste d'actions classée par catégorie. Vous pouvez thématiser des listes d'actions par contexte (par exemple, «pour le bureau» ou «à la bibliothèque») ou par fonction (par exemple, «revue de littérature» ou «collecte de données»). Application recommandée: Rappels

Décomposez les éléments en étapes réalisables: pour un projet à plusieurs actions tel qu'une thèse, vous devez le décomposer en plusieurs éléments. Décrivez les éléments aussi clairement que possible et ajoutez-les à des listes d'actions catégoriques. Application recommandée: Choses

Ces étapes vous aideront à contrôler vos tâches et vos engagements, mais vous devez également vous assurer que vous avez une idée de vos priorités, afin de pouvoir «commencer par la fin».

Pour cette raison, GTD demande un examen hebdomadaire de tous vos domaines d’activité, ce qui devrait vous aider à vous reconnecter avec vos priorités et à voir où vous en êtes et où vous allez. Voici quelques recommandations pour un agenda hebdomadaire:

Rassemblez tous vos papiers volants : rassemblez les notes que vous avez accumulées au cours de la semaine.

Traiter les notes: lisez vos notes et recherchez des actions. Ajoutez des éléments d'action à la liste d'actions appropriée.

Passez en revue votre calendrier de la semaine dernière: assurez-vous de ne manquer aucun rendez-vous ou tâche.

Planifiez votre emploi du temps pour la semaine à venir: Prenez note de toutes les réunions importantes ou des délais afin de pouvoir hiérarchiser les tâches connexes .

Passez en revue vos listes d'actions: examinez toutes les listes que vous avez créées et décidez quoi aborder au cours de la semaine à venir.

Pour en savoir plus sur GTD, visitez le site Web du créateur David Allen, procurez-vous le livre ou consultez ces applications GTD.