La plupart des entrepreneurs voient leur entreprise de la mauvaise façon. Ils passent de longues heures dans l'esclavage, faisant tout ce qui est en leur pouvoir pour que chaque détail de l'entreprise fonctionne correctement.
Mais si vous vous êtes mis à l'esclavage, ce n'est probablement pas la raison pour laquelle vous avez créé votre entreprise, ni la façon dont une entreprise devrait être gérée. Plutôt que de travailler pour votre entreprise, votre entreprise devrait travailler pour vous . En fait, il devrait être capable de fonctionner sans vous. Non pas parce que vous n’avez pas besoin de vous, mais pour que vous puissiez passer votre temps à faire croître votre entreprise au lieu d’être pris au piège dans tous les petits détails.
Alors, comment créez-vous une entreprise qui fonctionne pour vous? La solution consiste à utiliser la planification et les systèmes.
Commencer avec un plan
La première étape consiste à définir une vision de ce que vous souhaitez que votre entreprise atteigne. Plus précisément, répondez aux questions clés telles que:
Répondre à ces questions vous oblige à réfléchir à votre objectif à long terme et vous permet de créer un plan d'action qui vous aidera à y parvenir.
Une fois que cet objectif est en place (ce qui est souvent des années dans l’avenir), vous devez déterminer votre plan à un an - ce que vous devez accomplir cette année pour progresser. Par exemple, pensez aux nouveaux produits ou services que vous devez développer au cours de la prochaine année. Quelles nouvelles recrues devez-vous faire? Combien de nouveaux clients devez-vous acquérir?
Un de mes clients est venu me voir il y a huit ans en tant que petite entreprise de sous-traitance de processus ayant des revenus d'un peu plus de 100 000 $. Nous avons fait cet exercice pour déterminer où il voulait que l’entreprise soit dans 10 ans et ce qu’il devait faire dans l’année à venir pour commencer à progresser. Aujourd'hui, son entreprise génère des revenus annuels de 150 millions de dollars et compte plus de 2 000 employés. Oui, ça marche vraiment!
Créer des systèmes
L'une des choses les plus importantes que vous devez faire cette année et chaque année est de créer des systèmes. Alors que la plupart des gens considèrent les «systèmes» comme des processus sophistiqués nécessitant généralement un logiciel, ils ne sont en réalité que des procédures ou des processus permettant de mener à bien une tâche, documentés de manière à ce que la tâche puisse être effectuée de manière méthodique.
Par exemple, réfléchissez à la manière dont votre entreprise devrait gérer les appels téléphoniques entrants. Vous savez probablement comment vous souhaitez répondre à chaque appel, mais un système documenté en place pourrait traiter:
Une fois que vous avez établi des systèmes pour un processus dans votre entreprise, vous pouvez les compléter sans vous. Tous vos employés sauront exactement quoi faire et former de nouveaux employés sera un jeu d'enfant comparé à tout expliquer à chaque fois.
Commencez par identifier les systèmes que vous devez créer en premier. Pour ce faire, pensez aux endroits où votre entreprise a le plus de problèmes, où les erreurs sont le plus souvent commises ou dans lesquels vous constatez que vous passez beaucoup de temps. Les systèmes aideront à résoudre ces problèmes récurrents et vous permettront ainsi de gagner du temps.
Au fil du temps, vous devez créer un système pour tout processus fréquemment utilisé dans votre entreprise et qui, s’il est exécuté de manière prévisible et cohérente, augmenterait la valeur et les bénéfices de votre entreprise.
Réservez le temps de planification
Le grand défi «œuf-poule» est qu’il faut du temps pour planifier et construire des systèmes, un temps que la plupart des propriétaires d’entreprise consacrent actuellement au maintien de leurs activités quotidiennes. La solution consiste simplement à vous forcer à réserver 15 minutes chaque jour pour prendre du recul et documenter vos systèmes. Au bout d'un mois seulement, votre entreprise fonctionnera mieux. Cela commencera à fonctionner pour vous. Et c'est comme ça que ça devrait être.
Yogi Berra a dit un jour: «Si vous ne savez pas où vous allez, vous n’allez probablement pas y arriver.» Cela est extrêmement vrai, en particulier pour votre entreprise. Alors, déterminez où vous voulez que votre entreprise aille et créez votre plan pour y arriver. En cours de route, construisez de plus en plus de systèmes, ce qui vous permettra de consacrer votre temps à la croissance de votre entreprise pendant que vos employés s’occuperont de manière experte des opérations quotidiennes.
