Je parie que vous pensez que votre travail de bureau n’a pas grand-chose en commun avec une grande chaîne de montage automobile. Mais en fin de compte, ils se ressemblent davantage que vous ne le pensez, surtout en ce qui concerne la manière dont vous devriez optimiser votre efficacité.
Jamie Bonini, gourou de la productivité chez Toyota, gère l'un des processus de fabrication les plus efficaces de l'industrie. Il se spécialise dans la recherche de moyens de rationaliser davantage la production automobile en utilisant le concept de «kaizen», apportant constamment de petites améliorations pour réduire les mouvements superflus. «Toyota va se gratter au dixième de seconde pour faire gagner du temps, ce qu'il faut pour accomplir une étape dans un processus», explique récemment un article de Bloomberg Businessweek.
Avec l’aide de Brendan Greely de Bloomberg, Bonini a récemment mis à l’épreuve ses tactiques de productivité de chaîne de montage dans la vie d’un employé de bureau. Après avoir suivi Greely pendant deux jours - analysant son temps, scrutant son espace de travail et identifiant les «déchets» de son temps -, Bonini a suggéré de faire davantage avec moins.
Il est intéressant de noter que les conseils fournis par Bonini peuvent être quelque peu contre-intuitifs à la façon dont nous opérons. Par exemple, au lieu de regrouper des tâches (les collecter puis les enregistrer pour plus tard), Bonini vous suggère de viser un flux de flux sans fin et constant en terminant chaque tâche que vous démarrez. Parmi ses conseils, il explique que le flux continu nécessite l'organisation de votre espace de travail d'une manière particulière pour effectuer des tâches une par une, par exemple en ne disposant que des fournitures nécessaires à l'air libre pour éviter que l'encombrement ne vous gêne. (Vous savez, comme une chaîne de montage le ferait.)
Donc, si vous cherchez des moyens de tirer le meilleur parti de votre temps et de vos ressources, envisagez de prendre une feuille du livre de Toyota. Comme Greely l’a appris, quelques changements simples peuvent réellement améliorer l'efficacité au quotidien.
