Il est fort probable que votre boîte de réception ressemble beaucoup à ce panier de choses abandonné assis à l'arrière de votre garde-robe. Vous savez qu'il est en train de mourir de nettoyage (et contient de nombreuses surprises cachées), mais l'idée de s'attaquer à une telle tâche est accablante. Et qui a six heures de temps libre à consacrer à quelque chose comme ça?
Toutefois, organiser vos e-mails ne prend pas forcément toute la journée. En fait, vous pouvez le faire en une heure seulement si vous en réservez le temps.
Minutes 1 à 10: Éliminer les indésirables
Définissez un délai de 10 minutes et commencez simplement à supprimer en masse (ou à archiver) tous les messages inutiles, tels que les notifications de comptes de réseaux sociaux, les rappels d'événements passés, les confirmations de livraisons que vous avez déjà reçues, les newsletters que vous avez déjà lues. (ou ne liront jamais), et les emails qui ne sont plus pertinents.
Vous pouvez faciliter cela en recherchant dans votre boîte de réception les expéditeurs communs ou les lignes d'objet (par exemple: notifications LinkedIn) et en supprimant un tas d'éléments à la fois.
Minutes 10 à 30: Créer des dossiers et des étiquettes
Il est maintenant temps d'organiser les messages laissés qui ne nécessitent aucune action mais que vous devez ou souhaitez conserver.
Il existe autant de systèmes de dossiers qu'il y a d'utilisateurs de courrier électronique, mais il est facile d'essayer de créer un dossier pour n'importe quel sujet ou type de courrier électronique contenant plusieurs messages le concernant. Ainsi, cela pourrait signifier des dossiers tels que: Reçus, Projets, Voyages, etc. Vous pouvez toujours ajouter et adapter des dossiers à mesure que vous découvrez ce qui vous convient le mieux.
Pour accélérer ce processus, vous pouvez même créer un dossier «À archiver plus tard» pour tout ce qui vous semble incertain et un dossier «Désabonnement» pour tout ce que vous ne voulez plus. Conseil: ce sont d'excellents dossiers à trier lorsque vous disposez de cinq minutes entre deux réunions.
Oh! Et si vous voulez être encore plus organisé, essayez quelques étiquettes (appelées «catégories» par Outlook) pour ajouter plus d’informations à vos messages. Vous pouvez avoir plusieurs étiquettes sur un même courrier électronique ou même plusieurs couches d'étiquettes. Donc, cet email dans votre dossier "Trip" peut avoir une étiquette principale de "New York 2018" et des sous-étiquettes de "Vols" et "Lundi".
Minutes 30 à 50: utilisez la règle des deux minutes ou créez une liste de tâches à suivre pour les courriels nécessitant une action
Les courriels qui vous restent maintenant ne devraient être que ceux qui nécessitent une action. Si l'action peut être terminée en moins de deux minutes, faites-le maintenant. Si vous avez besoin de plus de temps pour traiter le message, ajoutez-le à votre liste de tâches à faire avec une notification vous rappelant de le faire. Ensuite, archivez le courrier électronique pour que votre boîte de réception reste claire (vous pourrez toujours le rechercher plus tard).
Si vous n'êtes pas un créateur de liste, vous pouvez utiliser la nouvelle fonctionnalité de répétition de Gmail pour que l'e-mail apparaisse dans votre boîte de réception lorsque vous êtes prêt à le gérer. Ou, si vous êtes un utilisateur Outlook, la fonctionnalité de suivi vous permet de faire la même chose.
Minutes 50 à 60: mettez à jour vos paramètres pour faciliter la maintenance
Félicitations pour la boîte de réception la plus organisée du monde! OK, pas la boîte de réception la plus organisée du monde - mais votre meilleure boîte de réception à ce jour.
Mais ne laissez pas la fête durer trop longtemps, sinon vous la retrouverez remplie à nouveau. Vous pouvez éviter cela en mettant en place des filtres qui trieront automatiquement vos messages entrants afin que vous n'ayez pas à le faire.
Mon filtre préféré est celui des newsletters et des courriels que je veux lire mais que je n'ai pas toujours le temps de lire correctement. À la place, j'ai configuré un filtre dans Gmail qui les envoie tous dans un dossier "Lire plus tard". (Outlook possède sa propre version de filtres, appelée «règles», qui peut vous aider.
Vous pouvez également envisager de configurer une réponse automatique pour votre compte Gmail ou Outlook lorsque vous ne pourrez pas répondre aux e-mails aussi rapidement que vous le feriez habituellement (comme si vous participiez à une conférence, si vous travailliez à des heures inhabituelles ou en vacances) .
Et, pour vraiment parcourir vos messages, vous pouvez activer et apprendre quelques raccourcis clavier pour Gmail ou Outlook.
Après ce nettoyage, vous serez débarrassé de ce sentiment persistant que vous avez manqué un message ou de ce sentiment de sombrer que vous devez faire face à une boîte de réception complète chaque matin. En fait, vous êtes peut-être même prêt à passer à une organisation de messagerie plus avancée, par exemple en tirant parti du nouveau Gmail, en utilisant les extensions Chrome ou en essayant cet outil AI Boîte de réception.
Ou, à l'inverse, si vous trouvez que vous avez encore beaucoup de travail à faire, commencez par réserver 20 minutes chaque semaine pour aborder ces étapes une à la fois. Faites-le pendant quelques semaines et vous obtiendrez une boîte de réception qui vous facilitera la vie.
