Quand je pense au ménage du printemps, je pense à mon placard et à tout ce dont j'ai vraiment besoin: pour nettoyer les affaires que je n'ai pas portées toute la saison, trouver un bon endroit pour sortir place pour des choses que je ne porte pas très souvent, et organise tout le reste dans un système qui a du sens.
Mais je vais être honnête: si je veux aborder le domaine de ma vie qui est le plus gros bordel, je devrais vraiment nettoyer mon email.
Semble familier? Je suppose que oui. Ainsi, cette année, j'ai proposé quelques astuces pour nettoyer votre placard et la manière de les appliquer à votre boîte de réception.
1. Effacer ce qu'il y a dans le dos
En ce qui concerne les emails, les plus récents attirent toujours l'attention. Donc, si vous voulez nettoyer le printemps, le meilleur endroit pour commencer est avec vos messages les plus anciens non lus. Même si vous ne répondez qu'aux trois courriels les plus anciens, vous aurez l’impression que vous avez progressé, car ce sont ceux-là qui ont pris de la poussière (et qu’il faut vraiment y répondre ou les archiver).
2. Declutter, et jeter certaines choses
Comme avec votre placard, vous serez plus heureux avec votre boîte de réception si elle ne contient que ce dont vous avez besoin. En fait, des études ont montré qu'une diminution du nombre de courriers électroniques quotidiens aurait un impact réel sur la gestion de votre temps et votre niveau de stress.
Alors, prenez ces premières semaines de printemps comme une excuse pour éliminer ce dont vous n’avez plus besoin. Des lettres d'information que vous ne lisez jamais, des notifications de sites de médias sociaux que vous ne regardez même pas, des listes de diffusion qui ne vous sont plus utiles - tout cela est un jeu juste.
Vous ne savez pas comment commencer à identifier ces encombrants? Essaye ça:
- Recherchez «désabonnement» pour afficher les bulletins d'information auxquels vous pouvez vous désabonner.
- Regardez votre corbeille pour tous les emails qui ne sont pas encore lus. Si vous l'avez supprimé sans le regarder, il est probable que vous n'en ayez pas besoin dès le départ.
- Recherchez "à partir de: pas de réponse" pour découvrir les e-mails automatisés des entreprises (je préfère les e-mails de personnes réelles).
À chaque étape, désabonnez-vous de tout ce que vous ne lisez pas ou dont vous n'avez pas besoin.
3. Pas besoin tous les jours? Mets-le ailleurs
Une fois que vous avez décidé des newsletters et des listes de diffusion que vous souhaitez absolument conserver, envisagez de créer des dossiers spécifiques (ou ce que j'appelle des "boîtes de réception à thème") dans lesquels les courriers non essentiels sont automatiquement envoyés - au lieu de s'afficher dans votre boîte de réception.
En filtrant ces e-mails par type et en les rendant facilement accessibles sans être devant vous à tout moment, vous reprenez le contrôle: vous verrez les offres sur Fab.com et les nouveaux styles de Banana Republic quand vous le souhaitez, pas quand ils le sont. décide de faire un saut dans ta boîte de réception. Vous visiterez les nouveaux abonnés Twitter lorsque vous déciderez qu'il est temps de passer à l'action. Vous avez eu l'idée.
Avant de commencer avec les filtres, choisissez vos thèmes. En examinant ma boîte de réception pour les délinquants qui font perdre du temps, j'ai décidé que les trois grands objectifs étaient: les listes panoramiques, les médias sociaux et les bulletins d'information. Créez de nouvelles étiquettes pour chacune d’elles.
Astuce de pro: commencez l’étiquette avec un astérisque pour la placer en haut de vos étiquettes, en veillant à ne pas oublier de les vérifier (par exemple, «* Médias sociaux» au lieu de «Médias sociaux»).
Ensuite, configurez vos filtres pour que les courriels pertinents passent directement à vos "boîtes de réception à thème". Les étapes de configuration des filtres de Gmail sont les suivantes:
- Cliquez sur la flèche vers le bas dans votre champ de recherche. Une fenêtre vous permettant de spécifier vos critères de recherche apparaîtra.
- Entrez vos critères de recherche. Si vous voulez vérifier que votre recherche a fonctionné correctement, cliquez sur le bouton de recherche.
- Cliquez sur «Créer un filtre» au bas de la fenêtre de recherche.
- Choisissez les actions que vous souhaitez que le filtre effectue. Dans ce cas, veillez à sélectionner “Ignorer la boîte de réception (archivez-la)” et “Appliquer le libellé:” lors de la création de votre filtre.
- Cliquez sur le bouton "Créer un filtre".
Désormais, tous les courriels de [email protected] se rendent directement dans ma boîte de réception à thème «Newsletter» pour vérifier si je suis en mode de magasinage en ligne. Je vous recommande de définir les paramètres de libellé de votre boîte de réception thématique sur «Show if Unread» (Afficher si non lus) afin de bénéficier réellement de cette stratégie «à l'abri des regards» Et bien que les instructions ci-dessus s’appliquent spécifiquement à Gmail, de nombreux autres systèmes de messagerie offrent des fonctionnalités d’étiquetage et de tri similaires.
Réviser votre boîte de réception prend un certain temps, mais je vous le promets, cela en vaut la peine. Tout comme un placard propre vous aide à trouver les choses que vous cherchez réellement, une boîte de réception organisée vous permettra de consacrer temps et énergie aux courriels que vous avez vraiment besoin de lire.
Bon nettoyage de printemps!
: Nettoyez votre cabine au printemps!
