Voici une situation pas tout à fait irréaliste: imaginez que gérer votre boîte de réception récemment a pris tellement de temps et d’énergie que vous commencez à avoir l’impression que c’est comme si elle était supposée être ainsi. Les astuces de messagerie que vous voyez en ligne ne s'appliquent jamais vraiment à votre situation, car les rédacteurs ne peuvent absolument pas comprendre les détails complexes de votre travail spécifique ni les responsabilités qui en découlent.
Si cela vous semble familier, vous risquez peut-être de sous-estimer à quel point votre courrier électronique est devenu incontrôlable. En fait, il est possible que votre boîte de réception soit en mode accès de colère, et vous vous en prenez à vous-même pour son manque de rigueur, alors que vous pourriez éviter le problème. Lisez la suite pour des signes que vous n'êtes pas seul dans vos luttes, ainsi que des moyens de les résoudre!
Rappelez-vous: vous pouvez reprendre le contrôle.
1. Vous recevez plus d'emails que vous ne pouvez en répondre
Pourquoi est-ce que chaque fois que vous répondez à un message, 10 autres apparaissent? Dans le passé, vous passiez des heures à répondre et à passer des heures à la fois, pour ne pas prendre de retard sur les actions à entreprendre de votre liste de tâches à faire et attendre votre attention. Il n'y a pas d'équilibre sain entre rester à jour et, enfin, s'occuper de tout le reste de votre vie. Peut-être que votre relation avec votre boîte de réception n’est plus ce qu’elle était.
Pourquoi ça se passe
Vous traitez vos courriels comme s'ils avaient tous le même poids. Peut-être avez-vous une politique du premier entré, premier sorti, selon laquelle vous répondez à tout ce qui attend votre réponse depuis le plus longtemps et continuez votre chemin jusqu'à aujourd'hui. Ou peut-être avez-vous une politique dernier entré, premier sorti: vous partez du sommet et descendez.
Comment le réparer
Il est temps que vous commenciez à hiérarchiser les messages par priorité. Posez-vous ces questions chaque fois que vous en recevez une nouvelle:
- Est-ce urgent?
- Y a-t-il d'autres personnes incluses qui sont mieux équipées pour y faire face?
- Cela nécessite-t-il une réponse?
- Est-ce une réponse que vous donnez souvent?
Si ce n'est pas urgent, conservez-le pour plus tard. Pas à déterminer plus tard, mais une heure que vous définissez chaque jour pour parcourir votre boîte de réception. Si c'est urgent, mais de nombreuses personnes incluses sont mieux équipées pour répondre. Accordez quelques minutes et voyez si l'une d'entre elles le fait. Si aucune réponse n'est requise: ne répondez pas. Enfin, si c'est une réponse que vous donnez souvent, pensez à utiliser une fonctionnalité telle que Réponses en conserve sur Gmail ou à créer un document contenant tous vos modèles au même endroit.
2. Vous recevez beaucoup trop de newsletters
Vous vous réveillez tous les matins avec des tonnes de messages non lus, y compris pas moins de 30 newsletters différentes (briser les gros titres! Soldes! Les meilleurs restaurants de la région! Actualités de l'industrie!). Vous êtes au lit, les yeux à peine ouverts, et glissez-les tous directement dans la poubelle. C'est une partie nécessaire de l'expérience, vous dites-vous. Je me suis inscrit pour cela et c'est maintenant le prix que je dois payer.
Pourquoi ça se passe
Je comprends: les newsletters sont attrayantes. Avec tant d’excellents, vous avez du mal à choisir ce qui est vraiment intéressant d’ intéressant . Chaque fois que vous trouvez un nouveau résumé quotidien ou une lettre hebdomadaire qui vous semble vraiment utile, vous vous demandez si vous en êtes vraiment sûr avant de remettre les clés en or à votre boîte de réception - et vous l'êtes. Donc, vous vous abonnez. Mais avant que vous le sachiez, et même sans que vous le vouliez bien, cet abonnement en devient rapidement un autre parmi une longue série de suppressions matinales.
Comment le réparer
Évitez que cela ne se produise en vous désinscrivant plus volontairement. Chaque fois que vous vous abonnez à une nouvelle newsletter, offrez-vous une semaine d'essai. Si à la fin d'une semaine vous n'êtes pas enthousiaste à l'idée de l'ouvrir (ou ne l'avez pas encore fait), alors désabonnez-vous. Aucune question posée. Je sais ce que tu penses: qui a le temps de faire tout ça? Vous le faites avec des applications comme Unroll.Me (pour les newsletters) et BoxBe (pour les utilisateurs).
3. Vous perdez souvent des fils de discussion ou les oubliez complètement
Vous travaillez avec cinq autres collègues sur un projet à venir, et quelqu'un a lancé un fil de discussion pour déterminer les heures de réunion de la semaine prochaine. Compte tenu de toutes les autres tâches que vous avez dans l'assiette, vous estimez qu'il est correct de reporter ce petit détail de planification à plus tard - mieux encore, lorsque la conversation est plus développée et que vous avez davantage à travailler. Quelques heures plus tard, vous allez chercher les messages et ils sont partis. Peu importe les termes de recherche que vous essayez.
Pourquoi ça se passe
Deux possibilités: Votre boîte de réception est trop encombrée ou trop organisée. Je parle des personnes qui se débarrassent de tout sous le soleil immédiatement ou qui accumulent des milliers de messages non lus. Tous les courriels que vous recevez - de votre patron, de votre voisin, de votre partenaire et de votre grand-mère - sont tous bannis des archives ou restent dans votre boîte de réception pour toujours.
Comment le réparer
Il est temps de nettoyer votre boîte de réception. Réservez une heure par jour et consacrez-vous à ne rien trier, à trier les messages. Vous pouvez: déplacer des discussions dans des dossiers, utiliser des balises, tout ce dont vous avez besoin pour revenir plus tard, consultez Boomerang ou essayer l’un de ces outils géniaux. Ne choisissez pas une méthode uniquement pour en choisir une, mais choisissez-en une qui vous semble logique. Vous devrez peut-être tester quelques systèmes avant de trouver l'option idéale, mais croyez-moi, quelques heures passées à le faire vous feront économiser une tonne à long terme.
Si l'un de ces scénarios vous semble familier, c'est correct. Il est normal de penser que votre boîte de réception gouverne votre vie. Mais cela ne signifie pas que vous devez abandonner. Au lieu de cela, commencez à vous attaquer au problème, email par email, jusqu'à ce que vous repreniez le contrôle.
Avez-vous des astuces de gestion de messagerie que je devrais essayer et qui n'étaient pas incluses? Tweet moi @caroqliu et fais le moi savoir!
