Entre passer au crible le spam, préparer les bonnes réponses et garder un œil sur les messages qui nécessitent un suivi, rester au-dessus de votre boîte de réception peut sembler être un travail en soi. C'est pourquoi nous avons choisi le cerveau de professionnels qui ont compris le secret d'une boîte de réception efficace et organisée, bien qu'ils reçoivent des centaines de courriels par jour. Avoir un système en place peut vous aider à conquérir même les boîtes de réception les plus indisciplinées.
1. Ne conservez que les courriels nécessitant une action immédiate dans votre boîte de réception
La boîte de réception zéro est peut-être un objectif trop ambitieux, mais en étant impitoyable quant aux messages qui occupent des biens immobiliers dans votre boîte de réception, vous pouvez vous en approcher de très près.
«La plupart du temps, ma boîte de réception contient moins de 25 messages. C'est intentionnel. Je veux pouvoir ouvrir ma boîte de réception et voir immédiatement ce qui est le plus urgent et qui nécessite une réponse », a déclaré Leigh Ann Newman, responsable de programme principale chez un cabinet de conseil gouvernemental international. "Cette habitude me pousse à prendre des mesures sur les points d'une manière extrêmement rapide."
Il n’est pas rare que Newman reçoive, en quelques heures, plus de 100 courriels, dont beaucoup sont urgents et impliquent des gestionnaires de haut niveau. En 2008, elle a eu l'occasion de repartir de zéro lorsque sa société a changé de système de messagerie lors d'une acquisition. «C'était comme un ménage de printemps pour ma boîte de réception. Et, depuis lors, je ne peux tout simplement pas fonctionner avec une boîte de réception qui est inondée d'e-mails sans réponse », dit-elle.
2. Créez un «dossier en attente» pour les e-mails en attente d'action
Alors, où vont les emails si ce n'est pas votre boîte de réception? Créez un «dossier en attente» pour les courriels nécessitant l'intervention de quelqu'un d'autre avant de pouvoir répondre. «Cela représente un gain de temps considérable», déclare Darcy Miller, expert en milieu de travail et fondateur de Pin and Pivot, qui a été condamné pendant de nombreuses années à recevoir plus de 150 courriels par jour. "Ainsi, vos courriels ne verront pas votre boîte de réception s'ouvrir. C'est un excellent endroit où regarder chaque jour ou chaque semaine pour vous rappeler quels projets sont encore en attente."
Elle a appris cette astuce à la dure quand, au cours de la première année de son premier emploi, elle n'a pas pu trouver une pièce jointe à un courriel dont elle avait besoin. «J'ai passé une demi-journée à la recherche de ce courrier, parmi les milliers de courriels que j'avais dans ma boîte de réception à ce moment-là», dit-elle. "A partir de ce moment-là, je me suis promis de prendre le contrôle de ma boîte de réception!"
3. Faites des sous-dossiers ou des étiquettes votre nouveau BFF
De manière générale, les administrateurs de la boîte de réception recommandent de créer un système de sous-dossiers ou d’étiquettes facile à décoder. Nate Masterson, PDG de Maple Holistics, estime qu'il reçoit plus de 250 courriers électroniques certains jours. L'organisation est donc primordiale. «Les étiquettes de courrier électronique sont votre ami», conseille-t-il. “Utilisez-les pour regrouper des chaînes de messagerie importantes. Ainsi, lorsque vous avez besoin de chercher quelque chose à titre de référence, vous pouvez le faire facilement.”
Newman dit que ses étiquettes incluent des sujets sur lesquels d'autres peuvent avoir des questions, une aide pour les décisions qu'elle a prises et des documents de référence pour les besoins futurs de l'entreprise. «J'ai des dizaines de sous-dossiers et des centaines de courriels archivés à titre de référence», dit-elle. «Je suis capable de trouver ce dont j'ai besoin quelques secondes après une demande, car je sais où il est stocké et comment le localiser rapidement."
4. Définir les règles ou les filtres de la boîte de réception
De nombreux fournisseurs de messagerie vous permettent de configurer des règles de boîte de réception ou des filtres qui agissent pour vous et peuvent vous aider à catégoriser rapidement les e-mails sans épuiser votre cerveau.
Pour rester au top des 150 courriels qui lui parviennent chaque jour, Rachel Neill, PDG de Carex Consulting Group, tire parti des fonctions de règles d’Outlook. «J'ai des règles qui placent les courriels dans différents dossiers, codes de couleurs et priorités en fonction de l'expéditeur», explique-t-elle. Puis, à la fin de la journée, elle recherchera rapidement tout ce qui lui manque. «Les règles aident à m'assurer que je suis en train de suivre régulièrement et de bloquer le bruit. Cela m'aide à minimiser l'encombrement. "
5. Utilisez votre calendrier pour suivre les courriels nécessitant un suivi
Comme certains courriers électroniques peuvent nécessiter plus qu'une simple réponse, Newman recommande de les ajouter à l'agenda. «Si je reçois un courrier électronique qui nécessite non seulement une réponse immédiate, mais également une sorte d’action de suivi, je déplace le courrier électronique dans un sous-dossier désigné et mets un rappel sur mon agenda, indiquant l’emplacement du dossier et la date du suivi. nécessaire », dit-elle.
Elle utilise Microsoft Outlook, qui permet d'accéder au calendrier Outlook, mais vous pouvez également le faire dans Gmail. Cliquez simplement sur le bouton «Plus» dans la barre d’outils et sélectionnez «Créer un événement».
6. Ne laissez pas le courrier indésirable languir dans votre boîte de réception
Vous avez l’impression que vous jouez avec des courriels promotionnels? Soyez rapide avec le bouton de désinscription. Davis Siksnans, PDG et fondateur de Printful, utilise une règle des trois coups pour les courriels promotionnels et les lettres d’information. La troisième fois qu'il supprime un e-mail ou un e-mail promotionnel d'un expéditeur spécifique, il se désabonne de la liste.
7. Créer des modèles pour vos réponses Go-To
Adapter une réponse différente pour chaque email peut être une perte de temps énorme. Si vous vous retrouvez à envoyer le même type d'e-mails à plusieurs reprises, il peut être avantageux de conserver dans vos brouillons certaines réponses aux actions que vous pouvez facilement réutiliser.
Betsy Fein, présidente de la société de recrutement professionnel Clutterbusters, a fréquemment posé des questions qui peuvent être résolues à l'aide de réponses verrouillées. «J'ai des e-mails pré-écrits que je peux modifier et que j'envoie aux e-mails qui demandent la même chose, comme" parlez-moi de vos services "ou" comment puis-je organiser un rendez-vous? ""
Si vous ne voulez pas le faire à la main, essayez le plug-in MixMax Gmail ou allez dans vos paramètres et activez des réponses prédéfinies. (Cliquez sur l'engrenage en haut à droite de votre boîte de réception, choisissez «Paramètres» dans le menu déroulant, choisissez l'onglet «Avancé», puis cliquez sur «Activer» à côté de «Réponses prédéfinies».) Cela vous permettra de sauvegarder réponses modélisées.
8. Définissez des blocs de temps réservés pour la vérification des e-mails et respectez-les
Vous ne laisseriez probablement pas votre horaire ouvert pour des réunions avec des horaires et des durées indéterminés 24 heures sur 24, alors pourquoi laisser le courrier électronique libre de toute intrusion dans votre journée?
«Je ne laisse pas mon courrier électronique ouvert toute la journée; Je fixe des heures précises au cours de la journée pour parcourir chaque courrier électronique et répondre, archiver ou enregistrer judicieusement pour plus tard. De cette façon, je ne fais pas plusieurs choses à la fois et je peux traiter tous mes courriels plus rapidement, car je suis vraiment concentré sur la tâche à accomplir », explique David Mitroff, consultant en affaires. «Je recommande aux personnes de commencer avec trois blocs différents d’une demi-heure par jour pour lire et répondre à leurs courriels et pour garder leur boîte de réception fermée le reste de la journée et s’ajuster si nécessaire à partir de là.»
En plus d’utiliser le blocage du temps pour rester au courant des courriels quotidiens, Justin Lavelle, responsable de la communication chez BeenVerified, recommande de réserver du temps une fois par semaine pour la maintenance de la boîte de réception. “Choisissez une heure chaque semaine pour gérer votre boîte de réception. Protégez le temps comme toute autre réunion importante et organisez-vous », suggère-t-il. «Balayez ce qui n'est pas pertinent, archivez le plus complet et donnez la priorité à la liste de tâches à faire.»
9. Désactiver les notifications par courrier électronique
Même si vous vous êtes résigné à ne vérifier que les courriers électroniques dans des blocs prédéfinis, le son de la sirène de la notification de votre boîte de réception pourrait être une tentation trop grande pour résister. Si tel est le cas, la solution est simple: désactivez vos notifications. «Si vous travaillez par blocs de temps, vous ne passerez jamais plus de deux heures sans voir vos courriels», déclare Miller. "Désactivez les notifications, car elles vous empêcheront de faire ce que vous travaillez actuellement à votre bureau."
Vous pouvez vous tenir responsable en utilisant la fonction Pause de la boîte de réception de Boomerang. Siksnans n'autorise le courrier électronique que deux fois par jour à entrer à des moments spécifiques, lorsqu'il peut y consacrer toute son attention.
10. Squeeze dans Mindless Email Tasks Pendant le temps d'arrêt
Assurez-vous que les comptes de messagerie sont bien synchronisés avec votre téléphone et utilisez les moments d'inactivité pour effectuer un nettoyage rapide de la boîte de réception. «Beaucoup de messages que je reçois ne nécessitent aucune action directe», déclare Ben Taylor, fondateur de HomeworkingClub.com. "Le spam peut être supprimé, d'autres éléments peuvent être classés, et vous pouvez en gérer beaucoup simplement pendant que vous êtes dans une file d'attente de deux minutes au supermarché."
