À ce stade, la plupart d'entre vous savent déjà que je suis un grand partisan de la clarté de la boîte de réception. Je ne vais pas aussi loin que d'insister sur la boîte de réception zéro, mais je recommande généralement de ne conserver que le nombre d'e-mails que vous pouvez voir sans défilement vers le bas. (Avec mon attention, les emails ne recevront aucun amour si je ne peux pas les voir.)
Maintenant, cet objectif n’est pas si difficile à maintenir une fois que votre boîte de réception est dans cet état de défilement, mais s’y rendre - c’est une autre histoire. La bonne nouvelle est que j'ai trouvé la solution. Si vous êtes prêt à passer à l'étape suivante de la domination de la boîte de réception, voici quelques astuces pour réduire rapidement votre boîte de réception.
1. Faites une archive de masse
Commençons par une dose de réalité: si un courrier électronique est dans votre boîte de réception depuis plus de deux ou trois mois, vous n’allez pas y répondre. Même si vous le vouliez, ça fait si longtemps que répondre est presque embarrassant. Et si c'était important, l'expéditeur vous a certainement envoyé des rappels. Vous devez donc rechercher dans votre boîte de réception les courriers électroniques reçus avant la fin du délai de deux mois et archiver chacun d’entre eux. Cela vous semblera un peu effrayant - mais ces courriels ne risquent pas davantage d'attirer votre attention si vous les gardiez dans votre boîte de réception avec ces 6 347 autres courriels non lus.
2. Rechercher les coupables
Vous devriez maintenant avoir quelques centaines, peut-être un millier de courriels (si vous êtes plusieurs milliers, votre limite pour le numéro 1 devrait être d'un mois ou de six semaines à la place). Recherchez ensuite les bulletins d’information ou les mises à jour que vous recevez, tels que les nouveaux articles de Fab.com, les mises à jour de LinkedIn ou les offres Groupon. Effectuez une recherche par expéditeur (par exemple, [email protected]) pour les extraire tous en même temps, puis supprimez (ou archivez) tout ce qui date de plus d'une semaine. Si vous êtes agressif, je dirais même de partir pour quelque chose de plus vieux qu'une journée. Vraiment, vous n'allez pas regarder l'accord de Groupon d'hier, et vous êtes peu susceptible de revenir en arrière et de trier ces e-mails dans le futur ou même demain.
3. Faites-en un jeu
Maintenant, vous devriez être en bas seulement aux courriels récents de substance - félicitations! Si vous en avez le courage, c’est ici que vous commencez à trafiquer et à traiter des courriels (avec des récompenses comme «Quand j’ai moins de 60 ans, le temps d’une pause café!»).
Si vous avez encore un bon nombre d'emails à gérer, transformez-les en jeu. Mes deux favoris sont le jeu de courrier électronique (lorsque vous êtes sur votre bureau) et la Taskbox récemment publiée (lorsque vous êtes en déplacement). Le jeu par courrier électronique vous donne cinq minutes pour traiter autant de courriels que possible et vous récompense en points. Il se concentre également sur le traitement de 10 à 20 e-mails à la fois, ce qui donne l'impression que votre boîte de réception est plus petite.
Voilà, vous l'avez: Trois étapes faciles pour réduire votre boîte de réception. Allez-y, votre récompense sera une boîte de réception beaucoup plus facile à gérer (et tout ce que vous souhaitez vous offrir!).
