De temps en temps, je reçois un de ces courriels qui me fait dire: "Hein?" Mon visage se transforme en une expression de grande confusion, et je ne suis pas tout à fait sûr de savoir quoi répondre. Je peux dire de la longueur ou du contenu de l'e-mail qu'une réponse est nécessaire, mais quelque chose à propos du message a rendu même le fait de commencer par une réponse était un casse-tête énorme.
Pour les jours où vous êtes confronté à une énigme similaire, voici mon conseil: N'engagez pas le courrier électronique non sensuel, et jetez-le plutôt dans le camp de l'autre personne.
Pour vous aider, j'ai compilé mes suggestions de réponses aux quatre types de courriers électroniques confus les plus courants que je reçois.
1. Le non-demander à l'aventure
Ce type de courrier électronique est le pire délinquant. Habituellement assez long, avec beaucoup de détails, le courrier électronique incontrôlé non demandé est souvent non structuré - et il est difficile de savoir ce que l'expéditeur recherche vraiment. Vous le relisez (puis le relisez après avoir pris un café) et réalisez que ce n'est pas votre cerveau flou, mais bien une communication sérieusement floue.
Votre réponse
3. La liste de lessive
Ce type d’e-mail comprend souvent une liste de points, d’actions, de questions et de commentaires dingues, ce qui demande beaucoup de temps, non seulement pour y parvenir, mais aussi pour y répondre. Votre approche devrait être légèrement différente, selon que l'expéditeur a le pouvoir de vous assigner du travail ou non, mais de toute façon, demandez-lui de hiérarchiser et de scinder le travail.
Votre réponse (si c'est quelqu'un qui peut vous assigner du travail)
Votre réponse (si c'est quelqu'un qui ne devrait pas vous assigner un travail)
4. Le courrier électronique froid pour obtenir des conseils
Vous souhaitez souvent répondre à ce type de courrier électronique, car vous souhaitez aider les autres personnes qui demandent de l'aide, mais certaines personnes demandent mieux que d'autres des conseils. Quand un proche étranger vous envoie un courriel pour lui demander quelque chose de nébuleux ou, pire, de répondre à plus de questions qu'une candidature au niveau universitaire, envisagez de le recadrer.
Votre réponse
En bref, ne faites pas clairement en sorte que l’incapacité de quelqu'un d'autre à communiquer ses besoins laisse davantage de travail (ou de stress) tomber dans votre assiette. Avec un peu de finesse, vous pouvez déplacer le fardeau de la compréhension et la hiérarchisation des courriers électroniques vers le tribunal de l'expéditeur, ce qui réduit le temps de réponse et vous évite un gros casse-tête!
