Des stylos aux collations, en passant par les commérages au bureau - lorsque vous êtes assis à un mètre de distance de votre collègue, tout partager est un jeu d'enfant. Et pourtant, pour discuter des derniers détails d'une présentation que vous donnerez ensemble en 30 minutes, vous lui envoyez un email? Quelque chose ne va pas avec cette image.
Les e-mails, les conférences téléphoniques, les calendriers en ligne et les applications de chat nous aident à rester en contact et sur la bonne voie lorsque nous sommes éloignés. L'outil, cependant, n'est aussi efficace que la main qui le manie. Savoir quand utiliser chacune des applications à votre disposition et comment en tirer le meilleur parti fait souvent la différence entre le temps perdu et les produits expédiés.
Chez Blinkist, nous travaillons à rendre la lecture et l’apprentissage plus efficaces, la rationalisation est donc dans notre ADN. Lorsque nous avons constaté que la communication devenait inefficace, même au sein de notre petite équipe, nous avons cherché à comprendre ce qui se passait qui nous empêchait de faire de notre mieux. Nous avons constaté qu'en optimisant l'utilisation de nos outils quotidiens, nous pouvions en faire beaucoup plus.
Ci-dessous, nous identifions les quatre outils courants que vous avez probablement utilisés à mauvais escient, ainsi que la façon dont vous pouvez corriger votre formulaire.
1. Email
Le Fumble
Aussi simple que soit le courrier électronique, il existe de nombreux moyens de se tromper: utiliser le courrier électronique pour véhiculer un long débat et obtenir des réponses d'un mot pouvant être annulées ou relayées en personne, pour commencer. Et, même s'il est tentant d'utiliser votre chaîne de messagerie comme lieu de discussion approfondie avec la documentation, la messagerie électronique n'est pas un lieu de discussion critique sur les détails du projet. Ce que vous faites dans chacun de ces cas ajoute une complication et un temps de latence à vos activités et à celles de vos destinataires.
Le correctif
Pour les tâches importantes ou urgentes, rencontrez-vous afin de pouvoir vous attaquer de front et d’obtenir des réponses plus rapidement. En le faisant en direct, vous ne protégez pas seulement votre temps, vous aidez également vos collègues. Si tout le monde sait que les nouvelles urgentes n'arrivent jamais par courrier électronique, rien ne justifie un rafraîchissement constant de la boîte de réception et les gens peuvent se concentrer sur la réalisation de leurs tâches.
Considérez l’e-mail comme un moyen de lancer une discussion ou d’établir un ordre du jour. Ainsi, lorsque vous vous asseyez avec votre équipe pour réaliser la magie, c’est possible.
2. Conférences téléphoniques
Le Fumble
Les téléconférences sont belles - vous pouvez les faire n'importe quand, n'importe où - mais, comme elles peuvent se sentir plus occasionnelles que des réunions en personne, elles peuvent aussi causer des problèmes d'efficacité.
Tout d’abord, parce qu’ils se sentent informels, il est facile pour un trop grand nombre de personnes de s’enrôler. Le résultat est qu’au lieu de pouvoir s’occuper d’un travail critique qu’ils peuvent faire, votre équipe est piégée dans une réunion d’une utilité douteuse.
Deuxièmement, il est facile d’oublier que même s’ils semblent plus décontractés, ils peuvent être très pénibles mentalement. Les conférences téléphoniques nécessitent une préparation et une écoute intensive, ce qui réduit considérablement votre ration de concentration quotidienne. Planifiez-en un trop tôt le matin, ce qui peut nuire à votre concentration pour la journée. Après les heures de crayon, vous aurez affaire à une journée définie par l’anticipation de votre séance de travail le soir.
Le correctif
Tout d'abord, gardez à l'esprit que tout le monde n'a pas à être invité. Impliquez plutôt des personnes informées sur le projet et des contributeurs critiques. Demandez à une personne lors de la réunion de prendre des notes et de la partager avec le reste de l’équipe afin que les autres puissent se concentrer sur le travail.
Et rappelez-vous de choisir judicieusement votre temps d'appel. Dans la mesure du possible, ne planifiez pas de téléconférence le matin ou tard le soir. En trouvant un temps entre les deux, vous garderez votre concentration.
3. Chat
Le Fumble
Les discussions inter-bureaux, en particulier pour les entreprises situées à plusieurs étages ou à différents endroits, constituent un substitut très utile pour les face à face: elles se déroulent en temps réel, permettent le transfert instantané de fichiers et facilitent la spontanéité. Mais comme pour les conférences téléphoniques, les vertus mêmes du chat sont aussi ses défauts.
Le principal problème des conversations de bureau est que les gens se sentent plus libres d’écrire des questions telles qu’elles ne l’interrompent pas techniquement: le destinataire peut toujours choisir de répondre ou non. Le fait est que nous sommes des créatures réactives et que nous estimons que nous devons cesser de faire ce que nous faisons et prendre soin des personnes qui nous envoient un ping. Même si vous souhaitez rester discret, vous avez peu de contrôle sur l'interruption du travail de votre collègue. Si elle voit une notification de message, il y a des chances qu'elle regarde. Même si elle ne répond pas directement, une partie de son attention sera maintenant détournée par votre remarque ou votre question.
Le correctif
En général, le chat ne devrait être utilisé que pour des questions rapides qui vous empêchent d'avancer dans votre travail, ou pour fixer un moment avec un collègue pour discuter d'un problème plus vaste. Pour le reste, mettez un email pour ne pas déranger vos collègues.
Et si vous recevez trop de discussions? Désactivez les notifications comme vous le feriez pour un courrier électronique. De nombreux services de chat permettent également à un utilisateur de se rendre «invisible», ce qui est un bon moyen de rester impliqué (en particulier si vous participez à une discussion de groupe constamment mise à jour) sans vous sentir obligé de répondre.
4. Calendriers
Le Fumble
L’abus numéro 1 que les gens commettent avec leur calendrier les traite comme des listes de tâches à faire. Si vous consultez votre calendrier et que vous voyez quelque chose qui ressemble à «Prenez du lait» ou «Planifiez une coupe de cheveux», il est temps de repenser la façon dont vous l'utilisez.
Une autre utilisation abusive du calendrier est de ne pas l'utiliser pour protéger votre temps, plutôt que pour simplement l'organiser. Lorsque vous êtes proposé avec un nouveau projet et que votre calendrier vous indique que vous pouvez l'intégrer, rappelez-vous que cela ne signifie pas nécessairement que vous devriez le faire. Il est important d’examiner d’abord vos objectifs et vos valeurs.
Le correctif
Veillez à ce que votre agenda reste un espace sacré pour les réunions et les événements liés à une date et à une heure spécifiques ou impliquant des personnes autres que vous. Vous pouvez commencer à modifier vos pratiques d'agenda avec une liste de tâches à effectuer, par exemple appeler votre médecin ou ramasser des fleurs. Rompre de petites tâches est extrêmement gratifiant et, en les plaçant sur une liste gérable, elles revêtiront un caractère différent - un personnage qui vous permettra de les voir comme s’inscrivant entre des événements importants plutôt que de devenir des événements en soi.
Et n'oubliez pas de toujours aligner les nouvelles opportunités avec votre rôle et vos objectifs. Tout ce qui ne correspond pas à l'ici ou maintenant ou à votre avenir souhaité n'appartient pas au dossier (ni à votre calendrier).
En quelques ajustements simples, vous pouvez utiliser les outils à votre disposition pour en faire plus. Partagez ces conseils autour du bureau et votre lieu de travail sera bien plus efficace avant de vous en rendre compte!
