Idéalement, votre absence du travail était (au moins un peu) relaxante. Mais ce zen d'après-vacances peut passer par la fenêtre une fois que vous êtes assis pour gérer votre boîte de réception et vous rendre compte qu'environ un million de messages vous attendent.
Répondre aux courriels peut être stressant chaque jour, mais c'est encore pire quand ils se sont accumulés. Et en ressentant ce stress, vous pouvez vous fixer pour objectif de les surmonter le plus rapidement possible, puis de commettre l'une des erreurs courantes ci-dessous.
Alors, prenez quelques minutes pour lire comment vous pouvez les éviter: ça en vaudra la peine!
1. Prioriser le temps de réponse sur la qualité
Mathématiquement, il est logique de répondre aussi rapidement que possible. Si vous passez une minute à lire un courrier électronique et à répondre à une minute, vous parcourez votre liste plus rapidement que si vous passiez cinq minutes à lire et cinq minutes à répondre.
Et bien que vous ayez raison de dire que ce n’est pas un jour pour débattre en interne entre «Ça sonne bien!» Et «Je suis d’accord», vous ne voulez pas simplement donner une réponse rapide.
“Ça sonne bien” ou “Je suis d'accord” fonctionne aussi bien si quelqu'un vous demande si vous aimez son plan, mais n'a aucun sens s'il vous pose une question spécifique à ce sujet. Cela signifie que vous allez recevoir encore un courrier électronique de leur part - et ils sauront que vous n'avez pas lu ce qu'ils ont écrit la première fois.
Le correctif
Si vous avez des pages d'e-mails à passer et que vous ne pouvez pas limiter le désir de répondre au plus vite, copiez et collez une réponse générique. Essayez ceci: «Je vais dépenser aujourd'hui pour rattraper mes courriels. Si vous avez besoin d'une réponse avant 17 heures, envoyez-moi un courrier électronique et dites-le-moi. ”
Oui, c'est une étape supplémentaire, mais si votre objectif numéro un est de revenir à la première chose à tout le monde, cela vous permettra de le faire, puis d'expirer et de prendre votre temps pour répondre.
2. Tout transférer avec “FYI”
Dans votre tête, vous partagez une mise à jour de statut afin que l'autre personne puisse vous dire quoi faire. Mais dans la tête de votre destinataire, vous dites que cela a été réglé. Vous adoptez essentiellement une approche de type "patate chaude" en ce qui concerne l’e-mail, en supposant que la responsabilité incombe à celui qui l’a eu la dernière fois - ce qui signifie que la mauvaise communication est possible.
C'est pourquoi, écrit Jenni Maier, rédactrice en chef de Muse, «Chaque courrier électronique devrait comporter une étape ultérieure (même si cela ne nécessite aucune réponse»).
Lorsque vous envoyez un e-mail Hot Potato, l'une des deux choses suivantes se produira. Vous l'aurez tout de suite avec une question (pour que tout ce que vous avez fait est un travail en double). Ou peut-être pire, ils ne diront rien et vous penserez tous que l'autre personne est celle qui prend les mesures suivantes.
Le correctif
Suivez les conseils de Maier et assurez-vous que les messages ont une intention claire. Si vous envoyez quelque chose pour fermer la boucle, vous pouvez le dire, ou même «à titre de référence». Expliquer exactement ce que vous attendez de l'autre personne vous oblige à être clair en premier, ce qui signifie que vous Attrapez-vous si ce dont vous avez vraiment besoin est de faire un pas avant de partager vos progrès.
3. Répondre dans l'ordre où ils sont venus
Votre plan pour y répondre dans l’ordre chronologique inverse est bien intentionné: vous voulez d’abord revenir à la personne qui attend depuis le plus longtemps. Cependant, ce n'est pas un plan judicieux si votre objectif est d'être aussi efficace que possible.
Exemple: j'ai travaillé avec quelqu'un qui est parti en vacances pendant deux semaines et, à son retour, il a d'abord répondu à ses plus anciens courriels. Cela signifiait qu'il donnait suite à mes questions pour demander si elles avaient été triées - avant de voir une chaîne ultérieure où son point de contact avait résolu ces problèmes pour moi.
Le "Avez-vous eu cela?" Et "Nevermind! J'ai vu que vous l'aviez fait! », Les e-mails étaient inutiles et si votre objectif est de vous rattraper rapidement, vous ne voulez pas perdre de temps à les consulter.
Le correctif
C’est le moment idéal pour l’approche LIFO: dernier entré, premier sorti. Parce que, comme l'explique Alex Cavoulacos, directeur des opérations de Muse, "Cette technique consiste à laisser les vieux trucs se débrouiller seuls."
En d’autres termes, au moment où vous avez reçu le courrier électronique envoyé à une personne la semaine dernière, il se pourrait très bien qu’elle ait déjà traité tout ce qui vous avait été demandé. Et s’ils veulent toujours votre attention le plus tôt possible, je suis prêt à parier qu’ils ont noté la date de retour sur votre OOO et qu’ils ont envoyé un suivi placé en haut de votre boîte de réception à votre retour.
Lorsque vous regardez une semaine de messages, vous pouvez être tenté de plonger dedans. Mais si vous réfléchissez à la façon dont vous répondez, vous éviterez les erreurs courantes et vous éviterez de revenir en arrière et d'y répondre. encore.
