Je suis convaincu que la plupart d'entre vous sont probablement très clairs sur l'étiquette des courriels. Vous savez quand envoyer un mémo à un collègue et à CC de votre chef sur un fil de discussion. Vous savez même quand mettre en œuvre l'option BCC parfois déroutante (ou le savez-vous?). Et, en fonction de votre correspondant, vous savez probablement aussi quand répondre et quand ne pas le faire.
Et pourtant, il s’avère que CC / BCC / Reply (Tous / Tous répond encore) aux gens - et pas seulement aux récents diplômés qui viennent de prendre l’influence. Après avoir écouté mes collègues parler de leurs «oups» e-mails embarrassants, j'ai contacté mon réseau pour voir quels autres incidents se sont produits au cours des années. Il s'avère que? Eh bien, ces petites étiquettes de courrier électronique peuvent avoir un impact important, à la fois bon et totalement désastreux, et une grande leçon pour le reste d'entre nous.
Commençons par cette anecdote de Felipe, développeur Web, dont la collègue de travail a appris à ses dépens que penser devant CC et avec la presse est non seulement prudent, mais permet également de sauver une carrière:
À l'occasion du premier anniversaire du 11 septembre, mon collègue, Judd, a quitté le travail. Parce que c'était pour le 11/9, l'un de ses collègues, Larry, a illustré une caricature décrivant Judd comme un terroriste craignant les enfants. Judd se cachait sous son lit en train de serrer un ours en peluche. Larry l'a envoyé à un petit groupe de collègues de travail et à leur responsable, à la blague. Pour une raison quelconque, le responsable du fil de discussion a envoyé le dessin par courrier électronique et cédé l' entreprise au complet . La société comptait plus de 500 employés. Quelques heures plus tard, le responsable de CC-tout le monde a été renvoyé et a escorté l’immeuble pour de bon. Oops!
Alors, première leçon: si vous allez faire venir CC à un tas de gens, assurez-vous que ça va être bien reçu.
Danielle, directrice des services d'orientation professionnelle dans l'enseignement supérieur, fait justement cela. Elle utilise le champ CC pour célébrer les réalisations de ses collègues. «Envoyer des courriels à l'ensemble de notre campus en exprimant des critiques là où c'est nécessaire est bon pour le moral», dit Danielle, qui aime également l'option de CC pour aider quelqu'un à rester au courant et l'encourager à être proactif.
Un mot d’avertissement cependant: si les shout-outs se traduisent généralement par des shouts-back superposés, parfois c’est assez. Amanda, une coordonnatrice de l'acquisition de talents, se souvient d'un travail dans une banque où «ils avaient ce type qui était tristement célèbre pour avoir répondu à tous en disant« merci »ou« très apprécié »… Tous. Unique. Email. Même s'il y avait 50 personnes CC. Il y avait une blague sur lui et ça énervait vraiment les gens », explique-t-elle. Finalement, une de ses collègues frustrée a appelé le répondeur fautif et lui a expliqué les bases du courrier électronique.
James, un éditeur, ne connaît que trop bien les problèmes qui peuvent survenir lorsque trop de gens sont envoyés par messagerie. Il se souvient d'un incident survenu au collège après que le conseil d'étudiants hors campus ait accidentellement envoyé un message à l'ensemble de son serveur de liste, plutôt qu'à la BCC, à l'ensemble de ses membres. Le résultat? Une semaine de chaos total pour 3 000 étudiants. «Bons moments», dit James en secouant la tête, se souvenant sans doute de la boîte de réception la plus complète qu'il ait jamais eue.
Pour certaines personnes, cependant, BCC est simplement une mauvaise affaire. Jessica, spécialiste de la petite enfance basée à Brooklyn, a ceci à dire:
Je n'aime pas BCCing. J'aime la transparence. Ce sont toujours les gens qui sont "heureux" qui répondent. Dans le cadre de mes fonctions actuelles, je dois envoyer des courriels à des groupes pour communiquer des informations sur l’heure et le lieu, ainsi que pour recevoir régulièrement des commentaires. Même si j'écris en caractères gras et italiques en haut de l'e-mail, "Ne répondez pas tous à cet e-mail", inévitablement, quelqu'un le fera toujours. Soupir. Par conséquent, je me suis mis à bccing tout le monde et seulement à cingler mon équipe. De cette façon, si quelqu'un "répond à tous", tout le monde ne sera pas soumis à ses pensées, ses opinions et ses sentiments.
La rédactrice et rédactrice en chef Sara n’est pas aussi convaincue par l’utilisation de la CCC que d’autres, mais elle pense qu’elle a un truc:
Chaque fois que vous souhaitez transmettre un message à une personne afin de lui montrer un courrier électronique destiné à une autre personne, posez-vous la question suivante: Puis-je envoyer le message au destinataire souhaité (sans compte), puis le transférer au contact supplémentaire? C’est beaucoup plus honnête, car au lieu de cacher que vous partagez l’email, il semble que vous l’ayez envoyé comme d'habitude, puis que vous vous êtes dit: 'Oh, je devrais peut-être partager cela avec mon patron. référence.' C'est plus "Laissez-moi m'assurer que mon responsable est bouclé" et moins "Espionnez ma communication avec untel, ", ce qui est toujours agréable. De plus, vous êtes couvert si le BCCer en parle!
Ce n'est pas seulement CC et BCC qui créent la confusion. La «réponse», apparemment simple, fait suer plus que quelques personnes. Rebecca, une chargée de compte, admet avoir appuyé sur "Répondre" lorsqu'elle voulait appuyer sur "Transférer". En tant que présidente d'un club universitaire qui organisait un grand événement, Rebecca était consternée d'apprendre que l'espace prévu par le club était double. Dans sa hâte de partager sa fureur avec le reste de l'équipe de direction, Rebecca a tapé une foule d'explosifs destinés aux propriétaires du club mais destinés uniquement aux yeux de ses collègues. Au lieu de les transmettre, elle a accidentellement répondu! Rebecca a appris beaucoup de choses à la suite de cet incident, notamment: «Assurez-vous d'envoyer vos messages à la bonne personne», «N'envoyez pas de courriels en colère» et, plus important encore, «Ne soyez pas un idiot immature lors de l'envoi de courriels à de vraies personnes. "
Conseil Mark, un directeur des ventes, souhaite qu’il ait écouté avec attention il ya plusieurs mois avant d’avoir envoyé les modifications de contrat rédigées à la mauvaise personne. Lorsqu'il réalisa son erreur et craignit d'avoir perdu non pas un mais deux contrats, Mark envoya les excuses requises et se dépêcha de réparer les dommages causés par sa négligence. Il n'a remporté qu'un seul des deux contrats et est prompt à dire que la société qui s'est retirée pour des raisons budgétaires ne l'a pas fait à cause de son erreur - «même si je suis sûr que cela n'a pas aidé.»
Bien qu'il puisse y avoir une divergence d'opinions quant au moment d'utiliser tel ou tel domaine, il y a des leçons à tirer de ces anecdotes colorées. Et si tu veux mon avis? Ne soyez pas cette réponse désagréable à tous, évitez le pouvoir CC, et n'oubliez pas de déplacer quelqu'un à BCC si vous dites que vous le faites.
