Les volontaires retiennent beaucoup l'attention pour leur bon travail dans le monde entier, mais pour créer cette expérience de bénévolat optimale, il se passe beaucoup de choses dans les coulisses. Que vous soyez un employé rémunéré chargé de gérer des bénévoles ou un chef de projet pour une organisation sur le terrain, vous devez naviguer dans différentes personnalités, compétences et attentes pour faire le travail.
La gestion des bénévoles n’est pas si différente de la gestion du personnel du bureau, à l’exception d’une différence majeure: les bénévoles ne sont généralement pas rémunérés et paient même parfois pour l'expérience. Et dans de nombreuses situations, les attentes sont élevées et les produits à livrer ne sont pas toujours clairs. Alors, comment vous assurez-vous que les volontaires tirent le meilleur parti de leur expérience et accomplissent leur travail? Voici quelques stratégies que j'ai utilisées pour faire en sorte que les gestionnaires et les bénévoles vivent une excellente expérience.
Soyez réaliste à propos du timing
Le débat porte toujours sur le temps le plus efficace et le plus percutant réservé aux volontaires pour s’engager dans un projet. Certains disent que 3 à 6 semaines sont suffisantes, tandis que d'autres affirment que 6 mois à un an est la meilleure période pour assurer la croissance du bénévolat et avoir un impact sur le terrain. Alors, réfléchissez à ce qui convient le mieux à votre organisation et communiquez-lui combien de temps il est réaliste avant d’embaucher vos volontaires.
Pesez sérieusement les coûts et les avantages des bénévoles «à la porte tournante» qui ne sont là que pour un jour ou deux. Sauf si vous avez vraiment besoin de main-d'œuvre ou de financement, ou s'ils peuvent réellement apporter des ressources à votre organisation, le style de «bénévolat» signifie que votre organisation finit souvent par donner plus qu'elle ne devrait pour accommoder les bénévoles. Ce n'est pas toujours bon pour les objectifs à long terme d'une organisation et cela favorise définitivement le scepticisme dans les communautés locales.
Orienter vers un nouvel environnement
Lorsque les volontaires arrivent, la première chose à faire est d'organiser une séance d'orientation, à la fois sur votre organisation et sur la culture dans laquelle vous travaillerez. (Vous seriez surpris de voir combien de personnes arrivent sans connaissances de base dans le pays.) De nombreuses organisations ignorent cette étape, mais les orientations sont essentielles. Elles servent de base aux volontaires et les aident à comprendre les opérations quotidiennes, les objectifs de l'équipe et les priorités. attendu d'eux.
Dans le cadre de ce processus, il peut être intéressant d’organiser une entrevue d’entrée avec chaque volontaire, afin d’évaluer son niveau de compétence et son efficacité. C’est également le moment de clarifier vos politiques en tant qu’organisation et des détails clés, tels que votre politique de confidentialité et d’utilisation responsable des médias sociaux. (C’est bien pour les volontaires d’utiliser les médias sociaux pour sensibiliser, mais il est important de s’assurer que les informations qu'ils divulguent en ligne ne mettent pas votre organisation ou les communautés locales en danger.)
Une orientation complète vous aide également à créer une culture de communication ouverte dès le moment de votre arrivée, indiquant ainsi à vos volontaires que vous êtes à l'écoute pour savoir s'ils ont un problème à résoudre ou s'ils ont besoin de clarification. Pour maintenir cette culture, essayez d’organiser des réunions hebdomadaires de bénévoles pour discuter des attentes et des problèmes, ou utilisez le temps consacré aux repas pour vérifier la température à laquelle chacun se trouve.
Gérer leurs attentes
Pendant que je travaillais au Cambodge, j'ai dirigé un groupe de volontaires qui m'ont dit à mi-chemin de notre voyage de recherche: «Nous voulons construire une bibliothèque.» C'était une demande étrange, car le village demandait des outils agricoles, pas du matériel de lecture. C'était une suggestion bien intentionnée, mais qui s'occuperait de cette bibliothèque quand nous partirions - et avec un faible taux d'alphabétisation, qui lirait les livres? Sans compter que ce n'était pas notre but sur le terrain, et la communauté ne voulait pas d'une bibliothèque.
Les volontaires peuvent avoir de nombreuses attentes: que votre organisation fonctionne de manière transparente, qu'elle fonctionne comme une organisation occidentale ou qu'elle fasse quelque chose de plus ou de différent. Pour éviter les conflits pouvant découler de ces attentes, vous devez être très clair sur ce que vous pouvez et ne pouvez pas fournir, quels sont vos objectifs et quelles sont les ressources auxquelles vous aurez accès. Plus les volontaires comprendront votre organisation, plus ils seront fidèles à vos projets et objectifs.
Dans le même ordre d'idées, il est essentiel de gérer les attentes de vos volontaires quant à l'issue de leur voyage: ils font quelque chose de formidable, mais ils ne vont pas changer le monde du jour au lendemain. Parfois, les nouveaux volontaires sont découragés et frustrés de ne pas voir un changement immédiat et peuvent rapidement reprocher à l'organisation d'accueil ou au responsable des volontaires. En définissant les attentes dès le départ, vous pouvez les aider à comprendre que ce travail prend du temps et qu’elles font partie d’un objectif ou d’un mouvement beaucoup plus vaste en y consacrant leur temps.
Créer un système d'évaluation et de responsabilisation
Bien que les postes de bénévoles ne soient pas rémunérés, ils constituent souvent un tremplin vers un autre travail sans but lucratif. Il est donc important de veiller à ce que vos bénévoles apprennent et se développent au cours du processus. De même, même si vous ne gérez pas d'employés rémunérés, vous avez un travail à accomplir. Vous devez donc mettre en place un système permettant aux volontaires de mener à bien le projet qu'ils se sont fixés.
Comme dans un bureau, vous devez définir des objectifs et des délais, organiser des réunions de suivi et procéder à des vérifications à mi-parcours. Vous pouvez également envisager de demander aux volontaires de signer un code de conduite ou un document soulignant leur engagement (plus symbolique que légal), afin de leur rappeler ce qu'ils ont décidé de faire à leur arrivée.
Si vous rencontrez des problèmes avec des volontaires, parlez-leur directement comme un employé, et s’il n’ya pas de changement, parlez-en à l’organisation qui vous parraine (généralement une école ou une entreprise de placement). Si cela ne fonctionne pas et qu'ils perdent votre temps et vos ressources, ont enfreint une politique ou ne font tout simplement pas leur part, alors, oui, vous pouvez les renvoyer. C'est difficile pour beaucoup de gestionnaires (parce que l'idée de faire du bénévolat consiste à être désintéressé), mais il arrive parfois qu'un bénévole fasse plus de mal que de bien et ne profite à personne.
Soyez honnête à propos du suivi
Parmi les larmes et les câlins, les volontaires disent souvent «Je promets de revenir, je ne t'oublierai jamais» à la communauté et au personnel locaux. Mais quelle que soit leur émotion, ils ne disposeront peut-être pas des ressources et du temps nécessaires pour rentrer chez eux. C'est bien, mais encouragez-les à être réalistes quant à ce qu'ils peuvent faire une fois rentrés chez eux - qu'il s'agisse d'organiser une petite collecte de fonds, de donner quelques conférences pour encourager d'autres bénévoles ou rien du tout. Il peut être intéressant d’élaborer un plan d’action assorti d’un calendrier avant leur départ, afin que vous sachiez à quoi vous attendre et que vous puissiez en assurer le suivi. Cela dit, vous pouvez encourager les volontaires à rester impliqués et connectés en mettant à jour un serveur de liste, un groupe Facebook ou un fil Twitter.
Et en guise de remarque, assurez-vous d'être honnête quant au suivi que vous pouvez faire au nom de vos bénévoles. C’est bien d’être une référence ou d’écrire des lettres de recommandation pour vos volontaires si vous le pouvez, mais si votre temps ne vous permet pas de recommander tout le monde (ou si vous n'êtes pas à l'aise avec cela), soyez honnête et faites-le savoir.
Offrir une expérience formidable à vos volontaires nécessite beaucoup de planification, de suivi et de communication. Soyez pratique, préparé et honnête, et votre équipe de bénévoles et votre organisation peuvent tirer parti du bien.
