Quand j'ai commencé à travailler, je n'avais jamais compris pourquoi les gens détestaient autant les réunions. J'aime les gens, j'aime les conversations de brainstorming, et j'aime une excuse pour ne pas regarder mon ordinateur pendant plusieurs heures - comment ne pourraient-elles pas être exceptionnelles?
Bien sûr, avec le temps, j'ai commencé à comprendre pourquoi ils avaient une mauvaise réputation. Supprimez le fait que la plupart des réunions sont inefficaces, voire improductives et que vous perdez du temps, il faut environ 23 minutes et 15 secondes pour vous reconcentrer sur ce sur quoi vous travailliez avant une réunion (c'est pourquoi nous sommes de grands fans de transformer les inutiles en courriels).
En tant que personne qui a (et connaît beaucoup de personnes qui ont aussi) eu des journées de réunions consécutives, je sais à quel point il peut être difficile de faire tout votre travail. Voici quelques conseils pour bien passer la journée, si l’annulation n’est pas une option.
Préparer la réunion
Il est fort probable que vous sachiez, quelques jours à l’avance, que vous passerez une journée remplie de réunions. Alors, utilisez ce temps de préparation pour vous organiser.
Assurez-vous de disposer de tout ce dont vous avez besoin pour présenter ou organiser chaque réunion. Si vous êtes un participant, examinez tous les documents ou ordres du jour que vos collègues ont envoyés pour avoir une idée de ce que vous devez apporter et de ce qui sera discuté (si vous n'en avez pas, demandez-le!).
En sachant ce qui vous attend, vous éviterez une journée de brouillage dans la recherche de fichiers, dans la recherche d'informations, ou dans le gaspillage d'énergie mentale si vous étiez choqué par ce que vous apprenez.
Faites en sorte que le travail soit fait à l'avance
Regardez ce que vous avez vu le lendemain de la réunion. Y a-t-il quelque chose que vous pouvez faire à l'avance? En travaillant pendant votre déjeuner ou en restant juste 30 minutes plus tard que d'habitude la veille, vous pouvez vous débarrasser de certaines tâches et ne pas terminer votre journée remplie de réunions en ayant le sentiment d'être à la traîne.
Planifiez la façon dont vous allez tirer parti de ces moments intermédiaires
Parfois, les réunions se terminent tôt. Parfois, ils commencent tard. Et parfois, ils sont annulés. (Et parfois, le présentateur passe les 10 premières minutes à essayer de brancher son ordinateur.)
Préparez-vous à utiliser ces moments de détente à bon escient.
Faites une liste de tout ce qui peut être fait en moins de cinq minutes. Tournez-vous ensuite vers cette liste (et non vers les médias sociaux) lorsque vous vous retrouvez avec des minutes à perdre.
Bloquer tout temps libre que vous avez
Une autre astuce consiste à bloquer physiquement tout le temps que vous avez entre les réunions sur vos calendriers.
Travailler dans la réunion (si possible)
OK, je ne vous donne pas la permission de ne pas écouter la réunion, mais je réalise aussi que tout le monde le fait à un moment donné. Et je sais aussi que des incendies se produisent et que vous devez vous y prendre, peu importe l’importance de la discussion.
Ainsi, s'il y a une accalmie dans la conversation, si vous êtes simplement un observateur lors de la réunion ou si vous êtes certain de ne pas avoir besoin de vous à ce moment-là, je vous donne la permission de traiter n'importe lequel de ces fruits à portée de main à l'occasion … qu'il s'agisse de répondre à un Slack, de répondre à un courrier électronique client important ou de remplir un document rapide.
Effectivement déjeuner
Si ce n'est pas complètement tabou dans votre bureau, veuillez déjeuner pendant la réunion. Et, prenez des pauses dans les toilettes, même si cela implique de partir au milieu ou d’arriver en retard au suivant. Oh, et apportez de l'eau et une collation avec vous afin que vous ne vous sentiez pas affamé ou déshydraté.
Cela vous aidera à conserver votre énergie afin que vous puissiez vous occuper de choses plus tard (plus de détails ci-dessous).
Prévoir une longue journée
Si votre journée est bien remplie, il serait peut-être intéressant de penser que vous ne partirez probablement pas si vous le souhaitez. C'est chiant de devoir travailler en dehors de vos heures normales, mais le fait de savoir que cela arrivera le rendra un peu moins pénible.
Annuler vos forfaits cette nuit-là
Cela dit, ne prolongez pas votre journée en ayant des plans d'après travail. Non seulement cela mettra une date limite à votre retard au travail, mais cela signifiera également que vous terminez la journée plus épuisé que nécessaire. Au lieu de cela, faites-en une soirée de soins personnels relaxante et sans stress.
Entrer tôt
Réglez votre alarme un peu plus tôt que d'habitude et rendez-vous au bureau avant tout le monde. Cela vous laisse beaucoup de temps libre de toute distraction pour vous concentrer avant le début de la journée. Et cela vaut aussi pour les noctambules - même si vous arrivez tôt et que vous passez la première heure à faire une liste de tâches à faire pour la journée, vous vous sentirez mieux.
Éviter cela à l'avenir
Vous pouvez essayer de suivre ces conseils pour réduire le nombre de réunions auxquelles vous devrez participer à l’avenir.
Ou, pour en revenir à «bloquer l'idée de votre calendrier», vous pouvez vous assurer de bloquer deux à trois heures chaque jour pour votre travail. Cela aide à garantir que vous aurez presque toujours le temps de travailler. Bien que vous deviez bien sûr déplacer ces blocs pour tenir compte des autres personnes et des délais, c'est un bon début.
Nul doute que le fait d’avoir une journée de réunion pleine pue. Cependant, il n'est pas impossible de survivre à une telle journée et de continuer à faire votre travail (après tout, si je peux le faire, vous le pourrez aussi).
