Le courrier électronique a simultanément révolutionné nos vies professionnelles et leur a fait mal à la tête.
Du côté des révolutionnaires, la capacité d’envoyer aux gens des messages opportuns - et de les avoir sous les yeux à toute heure - est tout à fait merveilleuse. Nous pouvons contacter les autres sans interrompre leurs dîners, les réveiller la nuit ou les faire s'arrêter au milieu d'une réunion, d'une conversation ou de tout autre événement pour nous reconnaître. Cependant, en même temps, nous réalisons que nos messages seront probablement vus dans les minutes ou les heures qui suivent notre envoi.
Du côté des maux de tête, les courriers électroniques ont cependant érodé notre qualité de vie, notre capacité à obtenir du travail et, pour beaucoup, tout sentiment de bien-être. Des études réalisées ces dernières années montrent que le professionnel moyen dépense en tête-de-tête jusqu'à un tiers de sa semaine de travail dans une boîte de réception. Pour les professionnels pressés qui ne peuvent pas se permettre d'abandonner un tiers de leurs heures de journée, cela se traduit souvent par de nombreuses heures passées tard dans la nuit à passer au travers des messages, seulement pour se réveiller et en attendre des dizaines de nouveaux.
Et après des mois ou des années de ce cycle, vous pouvez imaginer à quel point la personne qui reçoit le courrier électronique, qui est si important, pourrait ressentir un peu de ressentiment avant même de l'ouvrir.
Alors, comment pouvez-vous utiliser cet outil à votre avantage, que ce soit par une recherche d’emploi active ou dans votre vie professionnelle quotidienne, sans créer de décombres dans la boîte de réception de l’autre partie ou sans la laisser se sentir enterrée vivante?
Étape 1: Demandez-vous: «Ce message est-il suffisamment important pour mériter un courrier électronique?
Soyons honnêtes. Un pourcentage raisonnable des notes que vous avez envoyées (en particulier les charmeurs «je pense que je vais aller de l'avant et à tout le monde CC») n'avait probablement pas besoin d'être envoyé. Vous auriez pu passer par-dessus le bureau de votre collègue, envoyer un texto rapide ou imaginer quoi que ce soit de la part de votre solitaire.
Donc, avant de poivrer le pays avec communication, demandez-vous «Est-ce que cela doit être envoyé?» Et juste après cela (en supposant que votre première réponse est «oui»), demandez-vous: «Est-ce le meilleur moyen de transmettre le message dont j'ai besoin? transmettre?
Si oui, continuez.
Étape 2: Faites bon usage de la ligne d'objet
Si vous souhaitez que votre message soit reçu favorablement, lisez-le rapidement et, si vous le méritez, si vous y répondez, procédez comme suit: Définissez des stratégies directement à partir de la ligne d'objet.
Plutôt que de laisser tomber certains sujets cryptiques, surutilisés ou complètement ennuyeux (par exemple, «Suivi», «Question» ou «Besoin d'aide»), saisissez la personne au moment du salut. Pensez à quelque chose comme «Recommandé par Bill Smith - rôle de responsable du marketing» ou «demande ponctuelle - signature requise au plus tard le jeudi midi». Si votre message est suffisamment court, définissez l'intégralité de l'e-mail comme sujet («Puis-je emprunter votre bureau @ 2 PM aujourd'hui? ")
Le point ici est la suivante: Supposons que votre courrier électronique sera assis dans un bloc avec un tas d'autres dans la boîte de réception du destinataire. Une ligne d'objet convaincante vous aidera à lire en temps voulu (et à y répondre).
Oh, et une note de côté, réservez l'option «cochez cette urgence» aux situations réellement urgentes. Le moyen le plus rapide d’ennuyer quelqu'un est de «mettre un drapeau rouge» sur quelque chose qui n’est urgent que pour vous.
Étape 3: Facilitez les choses de l'autre côté
En tant que personne qui reçoit plus de 100 courriels chaque jour, je travaille très fort pour faciliter la vie des personnes à qui j'envoie des courriels. Et je l'aime comme un fou quand ils font la même chose pour moi. Comment, précisément, pouvez-vous faire cela?
Premièrement, si votre note est plus une information que quelque chose pour laquelle vous attendez une réponse, envisagez de commencer par quelque chose du type «Aucune réponse nécessaire, je voulais simplement vous faire savoir que…».
Cela allégera également le fardeau de votre boîte de réception car l’autre partie ne se sentira pas obligée de renvoyer une note disant «Merci pour cela» ou «Message reçu».
Ensuite, maintenez la chose aussi brève que possible. Passez et relisez avant de frapper envoyer. Est-ce concis? Pouvez-vous supprimer tout ce qui n'est pas vital? Avez-vous commencé sur un flot de pensées décousu et vous êtes retrouvé avec un essai de 14 paragraphes? N'envoyez pas quelque chose d'encombrant si vous pouvez faire passer le même message avec la moitié de la copie.
En outre, si vous essayez de faire valoir un ou deux points «incontournables», envisagez de les mettre en gras pour que le critique les voie tout de suite. (Faites simplement attention - vous ne voulez pas que cela ressemble à crier à la personne.)
Et enfin, travaillez comme un fou pour mettre tout ce dont vous avez besoin pour communiquer dans un seul email, pas cinq. Un occasionnel, «Oups! J'ai oublié l'attachement! »Ou« Oh, encore une chose… », le hoquet s'appelle être humain. Envoyer régulièrement trois ou quatre messages de tir rapide à une seule personne (parce que vous n'avez pas rassemblé vos pensées avant de vous asseoir devant votre ordinateur) ne sera pas considéré comme attachant.
Évidemment, vous ne devriez pas éviter d'envoyer un courrier électronique à quelqu'un de peur que celui-ci ne vous veuille un peu plus que vous ayez osé remplir sa boîte de réception. C'est l'un des meilleurs outils de communication que nous ayons, en particulier pour ceux d'entre nous qui travaillons avec des personnes de plusieurs fuseaux horaires.
Mais appliquer une stratégie dans votre approche - et être attentif au destinataire - vous aidera certainement à maximiser la puissance du message et les chances d'obtenir une réponse favorable.
