Au mieux, le courrier électronique est l’une des formes de communication les plus efficaces. Il peut être court, simple et envoyé en déplacement pour obtenir une réponse à vos questions ou votre message.
Cela dit, votre boîte de réception peut causer plus de problèmes qu'elle n'en résout quand, au lieu d'une réponse abrégée, vous recevez une réponse d'une phrase qui ne veut essentiellement rien dire. Contrairement à un appel téléphonique (où vous pouvez utiliser les flux de conversation pour continuer à poser la même question de manière nouvelle), il peut être difficile de faire pression pour obtenir de nouvelles informations par courrier électronique.
La bonne nouvelle est que les courriels cryptés appartiennent généralement à l'une des deux catégories suivantes, et il existe une stratégie pour répondre à chaque type. Poursuivez votre lecture pour les délinquants communs et la meilleure approche pour chacun.
1. La réponse «Je n'ai pas lu le courrier électronique»
Le premier type de courrier électronique crypté est le type qui vous fait vous demander pourquoi vous avez dérangé d'écrire en premier lieu. Vous envoyez un e-mail à votre employeur pour lui annoncer que votre vol est amarré et il vous répond qu'il vous verra au bureau «dans quelques heures». Ou vous demandez à un groupe d'électeurs des adresses mises à jour, et la moitié vous enverra leurs informations, et l'autre moitié vous envoie seulement leurs numéros de téléphone.
Pouah. Est-ce difficile de lire un email?
En fait, c'est votre point de départ. Comme on dit, il est plus facile de se changer soi-même que de changer les autres. La première chose à faire est donc d’examiner vos courriels de manière objective. Entraînez-vous les personnes à ne pas les lire en enterrant la question dans un courrier électronique de cinq paragraphes? En pensant à l’exemple ci-dessus, avez-vous mentionné votre vol retardé à la fin du résumé de deux pages de votre voyage d’affaires (que votre patron prévoyait probablement de revoir ultérieurement)? Suivez nos instructions pour vous assurer que vos courriels sont lus et qu’ils reçoivent une réponse.
Mais tout en écrivant des courriels plus clairs est bien beau pour la prochaine fois, comment devriez-vous répondre à votre non-lecteur en ce moment? La meilleure approche consiste à présenter l’information clé en tant que «nouvelle information» (ce qui explique pourquoi vous écrivez).
Dans le cas des exemples ci-dessus, vous pouvez essayer: «Nouvelle information de la compagnie aérienne: le vol ne partira probablement pas avant le matin. On dirait que je vais passer la soirée à Chicago »ou« Merci d'avoir envoyé votre numéro de téléphone; Pourriez-vous également envoyer une adresse mise à jour lorsque vous en aurez l'occasion? »Soyez aussi bref que possible (une ou deux lignes, pour que rien ne soit oublié), tout en réaffirmant poliment ce dont vous avez besoin.
2. La réponse «ceci n'est pas une priorité pour moi»
Vous décrivez une situation en demandant à un collègue de haut rang si vous devriez adopter l'approche A ou B, et sa réponse est «Bonne chance». Ou vous demandez à un nouveau contact à quel moment il serait peut-être temps de vous connecter et elle dit qu'elle aimerait to, mais néglige d’inclure les heures réelles.
Semble familier? J'ai une mauvaise nouvelle: la personne avec laquelle vous correspondez ne vous répond pas pour le moment.
Bien sûr, il y a une différence entre un courriel qui vous rejette à fond et un autre qui donne l'heure à laquelle votre contact peut être plus disponible - par exemple, «j'aimerais beaucoup rencontrer un café, mais je suis submergé par le fin du mois »se prête naturellement à un retour en arrière dans quelques semaines.
Mais la réponse dédaigneuse sans aucune information supplémentaire, par exemple «Quand puis-je voir des chiffres?»; "Bien sûr." - suggère de vous fournir les informations dont vous avez besoin n'est pas une priorité pour votre lecteur.
Si c'est vraiment une priorité pour vous, il est temps d'attirer son attention. Essayez de répondre avec cette formule:
- Les informations dont vous avez besoin
- Un délai ferme
- Confirmer par une question.
Par exemple: «Je sais que vous avez quelques événements ce week-end, mais j'ai besoin de l'estimation révisée de la restauration d'ici mercredi. Pourrez-vous la fournir d'ici là? Est-il possible de fournir de brèves notes sur ma présentation avant cette date? ». le fait d'inclure une date précise («mardi prochain» par opposition à «au cours des deux prochaines semaines») vous alourdira la liste des priorités; et se terminer par une question signifie que le destinataire doit vous répondre.
Cela peut être frustrant quand quelqu'un prend le temps de répondre mais ne fait pas l'effort de vous donner les informations dont vous avez besoin. Utilisez les conseils ci-dessus pour comprendre le problème et y répondre de manière à vous aider à accomplir votre travail.
