Vous devez donc annuler une réunion client, peut-être parce que votre charge de travail est trop lourde pour gérer une autre réunion, ou parce que quelque chose d'autre est apparu. Ou peut-être les avez-vous déjà rencontrés plusieurs fois auparavant et vos interactions sont donc devenues répétitives, voire improductives.
C'est délicat, en particulier parce que l'essentiel de votre travail consiste à, eh bien, traiter avec les clients, donc annuler leur contrat ne vous donne pas vraiment une belle apparence.
La première chose que vous devez prendre en compte si vous souhaitez un jour revenir en arrière sur un client est la relation de votre entreprise avec eux. Tous les clients sont importants, mais certains ont plus de poids que d'autres dans votre liste de priorités. Alors demandez-vous, où se trouvent-ils dans la hiérarchie? Contribuent-ils beaucoup aux affaires de votre entreprise? Si tel est le cas, il n’ya probablement pas de bonne excuse pour ne pas les rencontrer (à moins d’être horriblement malade ou de faire face à une urgence). Pensez également à votre excuse: détestez-vous simplement les réunions ou devez-vous réellement reporter la date pour une raison valable?
Dans tous les cas, vous devez parfois libérer du temps pour pouvoir gérer toutes les relations de votre liste. Donc, je suggère ce qui suit:
1. Transformez la réunion en un appel téléphonique
Accepteraient-ils de téléphoner au lieu de se rencontrer en personne? Cela ne vous économisera peut-être pas tout le temps, mais cela vous épargnera un voyage aller-retour à leur bureau, tout en montrant que vous êtes disposé à vous connecter.
2. Transformez la réunion en une réunion plus courte
Ils veulent discuter en 90 minutes de la performance de leur compte, mais vous savez que vous pouvez tout couvrir en 30 minutes. Gardez la conversation courte (et déplacez-la éventuellement vers un e-mail ou un téléphone) avec ce modèle:
3. Transformez la réunion en courrier électronique (pour le moment)
Si elles sont super flexibles et que vous pouvez facilement tout communiquer par écrit, essayez de transformer une réunion d'une heure en un e-mail de 10 minutes. Bien sûr, sachez que si le sujet à traiter est important ou sérieux, vous devrez peut-être encore téléphoner plus tard.
4. Quittez la réunion que votre collègue vous a entraînée
Disons que vous êtes un designer travaillant sur un projet pour un client. Vous n'êtes pas le contact direct - votre collègue, le responsable de compte, l'est. Ainsi, même si vous avez été invité à la réunion, votre présence n'est pas obligatoire tant que le responsable de compte peut parler en votre nom.
Si vous souhaitez que votre collègue gère le terrain sans vous, il est essentiel de lui fournir tout ce dont il a besoin pour en parler et répondre aux questions du client. Ce modèle devrait aider:
En réalité, travailler avec des clients, c'est que vous devez gérer des réunions. Cependant, il est possible qu'ils veuillent grignoter tout votre calendrier lorsque vous avez d'autres tâches à faire. Donc, plutôt que de les annuler complètement (et de risquer de nuire à votre relation), essayez de limiter le temps que cela prend - ce n'est peut-être que temporaire, mais au moins, cela vous donnera un peu de répit pour tout faire.
