Un collègue vous envoie un courriel vous demandant si vous êtes disponible pour une réunion à 14 h 30. Votre première pensée est: comment vais-je m'en sortir?
Vous n'avez pas bloqué cette heure sur votre calendrier, car techniquement, vous n'êtes pas déjà engagé dans autre chose. Cependant, vous avez une liste de choses prévues pour l'après-midi, et non, une réunion surprise n'est pas sur elle.
Avant de vous mettre automatiquement (à contrecœur) d'accord parce que vous ne pensez pas avoir le choix, gardez ceci à l'esprit: s'il est vrai que les gens jugeront quelqu'un qui refuse chaque réunion ou qui se désiste après s'être mis d'accord, ce n'est pas ce qui se passe ici. Si votre coéquipier vous demande de vous joindre à la toute dernière minute - et vous expliquez pourquoi vous ne pouvez pas le faire de manière réfléchie - il y a de fortes chances qu'il comprenne.
En d'autres termes, il est possible de dire non à une réunion de dernière minute et de ressembler à un joueur d'équipe. Voici comment:
1. Quand tu es trop occupé
Oui, il y a des moments où les réunions sont utiles et aideront l'équipe à atteindre ses objectifs. Cependant, il y a aussi des situations où d'autres projets sont prioritaires et parce que nous sommes tous passés par là, la plupart des gens le comprennent.
Exemple: j'ai appris que je pouvais rester en retrait en donnant une réponse détaillée à un courrier électronique en indiquant que j'étais sous délai - ce qui était la vérité! Les personnes impliquées pouvaient raconter et me donner un laissez-passer. (Ils m'ont même souhaité bonne chance pour mon autre projet!)
La même approche s'applique lorsque vous souhaitez refuser une réunion un jour où vous êtes submergé. Ne fabriquez aucune excuse. Soyez honnête et dites: «Malheureusement, je consacre chaque instant à deux jours. Tenez-moi au courant si je peux vous aider plus tard cette semaine. »
2. Quand vous ne pensez pas avoir besoin d'être là
Comme un CC de courtoisie, des collègues pensent parfois que c'est une bonne chose de vous inclure même si ce n'est pas absolument nécessaire - et ils ne savent pas que cela crée un surcroît de travail de votre côté.
La meilleure approche est de reconnaître leur geste et d’affirmer que vous ne serez pas offensé si la réunion se poursuit sans vous. Cela ressemble à ceci: «Merci beaucoup de m'avoir inclus. D'après l'ordre du jour, il semble que la réunion sera axée sur le produit. Je ne pense donc pas pouvoir ajouter quoi que ce soit à la discussion. ”
Un autre avantage de cette réponse est que, si vous vous trompez et que l'organisateur souhaite que vous contribuiez, il pourra vous corriger - et vous le saurez d'avance afin que vous ne soyez pas pris au dépourvu.
3. Lorsque vous essayez d'assister à moins de réunions, dans l'ensemble
Les gens qui réussissent évitent les réunions supplémentaires. Sachant cela, vous avez peut-être décidé d'essayer de limiter le nombre de participants chaque semaine.
Mais comme pour tout autre changement que vous essayez d’apporter, vous devez comprendre les gens qui vous entourent. Par exemple, vous devez dire à vos amis que vous préférez vous rencontrer pour une promenade plutôt que des nachos et des boissons à volonté, car votre nouvel objectif est d'être en meilleure santé.
Donc, si vous appelez simplement les réunions très vite et dites non, votre collègue risque fort de se laisser rebuter. (Clairement, elle pense que c'est important, c'est pourquoi elle l'a appelée en premier lieu.)
Concentrez-vous sur votre expérience en disant quelque chose du type "J'essaie de définir une limite de réunions par jour pour améliorer ma productivité".
S'il s'agit d'une réunion en tête-à-tête, demandez-lui si vous pouvez reporter le rendez-vous à un moment qui vous convient mieux. Et dites qu'entre-temps, vous êtes heureux de commencer la conversation par courrier électronique (vous seriez surpris du nombre de problèmes pouvant être résolus de cette façon!). Si un grand groupe est invité, demandez s'il serait acceptable que vous envoyiez des idées à l'avance, ou commentez les notes après, selon ce qui serait le plus utile.
Si vous acceptez toujours de répondre aux demandes, refuser peut se sentir un peu angoissant au début. Alors, pensez à ce que vous réalisez. Cela pourrait non seulement vous éviter une perte de temps, mais également encourager les gens à vous contacter uniquement avec des invitations pertinentes.
