Les plans de bureaux ouverts, qui sont maintenant la norme dans 70% des lieux de travail aux États-Unis, sont conçus pour promouvoir la collaboration, des idées fluides et un esprit «nous sommes tous dans le même bateau» parmi les employés de tous les rangs.
Ce qui est génial, sauf lorsque vous avez vraiment besoin de vous concentrer et de travailler.
Mon équipe de The Muse a expérimenté plusieurs approches pour atténuer la baisse de productivité et de concentration soutenue par la recherche dans un bureau ouvert, notamment en investissant dans des écouteurs antibruit, en créant un espace «bibliothèque» dédié au temps de travail silencieux et en permettant travailler à la maison.
Mais nous n’avons peut-être pas résolu le problème le plus douloureux, l’arrivée imprévue: malheureusement, un collègue bien intentionné «passe à la dernière minute avec une question très rapide» signifie, pour le travailleur moyen, une perte de concentration qui prend 25 minutes pour récupérer. Ou, dans certains cas, la seule pause de 20 minutes entre deux réunions peut être rapidement dépassée par les priorités des autres.
Jusqu'à récemment, lorsque trois de mes collègues ont élaboré un plan. Ils ont distribué à chaque membre de l'équipe un morceau de velcro à attacher à leur moniteur et un petit morceau de papier rouge. Et ils ont annoncé une nouvelle règle: lorsque vous êtes en mode de travail ciblé et que vous préférez ne pas être dérangé, raccrochez votre petit panneau. Lorsque vous êtes ouvert aux discussions impromptues, supprimez-le simplement.
Comment cela a-t-il fonctionné? Jusqu'ici, plutôt bien. «Comment s'est passée ta journée?» Demandai-je à ma collègue Ariana cette semaine. «Incroyable - c'est la première fois depuis que je travaille ici que j'ai tout fait sur ma liste de choses à faire», a-t-elle répondu. "Ces petits signes de ne pas déranger ont été incroyables."
Intriguée, j'ai demandé à quelques autres. «J'ai eu beaucoup plus de travail depuis que j'ai commencé à l'utiliser», a déclaré un autre collègue. "Surtout dans ces créneaux de 15 minutes entre les réunions - ce temps est sacré et vous ne pouvez pas avoir quelqu'un qui vienne à vous si vous voulez accomplir quelque chose."
Nous ne sommes pas la seule équipe à avoir essayé ce concept. Le fabricant de logiciels a trouvé le système rouge / vert / jaune de son bureau tellement efficace qu'il a créé des cartes que vous pouvez aussi télécharger et imprimer. Laura Stack, experte en productivité, se souvient d'un dirigeant de Coca-Cola qui mettait un chapeau rouge quand il ne voulait pas être dérangé - un simple changement qui "fonctionnait à merveille". D'autres sociétés investissent dans des produits tels que Kuando's Busylight et Luxafor, des appareils numériques allumés qui se synchronisent avec votre ordinateur, apparaissent en rouge lorsque vous utilisez des applications «productives» (Skype, Asana, Word, par exemple) et en vert lorsque vous passez à d'autres appareils (pause Facebook, à quiconque?).
Bien entendu, pour que ces systèmes soient efficaces, tout le monde doit respecter les règles. Si vous souhaitez l'essayer, veillez à définir des directives pour l'ensemble de l'équipe: inscrivez-vous lorsque vous ne souhaitez pas être interrompu (par exemple, travaillez sur un projet ciblé); prenez-le quand vous êtes ouvert aux discussions impromptues. Et soyez prêt à faire respecter la loi. «J'ai dû rappeler à tout le monde que je suis sérieux à ce sujet», déclare Maranda Elkin, l'une des responsables du système chez The Muse. «Vous devez apprendre à tout le monde autour de vous, c'est comme ça que vous agissez. Au début, ils pourraient trouver cela agaçant, mais ils comprendront.
Si vous avez des problèmes avec les bureaux ouverts, pourquoi ne pas essayer? Ce petit changement pourrait rendre le lieu de travail un peu plus pratique pour l’ensemble de votre équipe.
