Vendredi dernier à 16h30, j'ai éteint mon ordinateur, nettoyé mon bureau et je suis rentré chez moi. L'un des objets que j'ai jetés à la poubelle avant de partir était ma liste de choses à faire pour la semaine: 150 objets, tous cochés. Je n'ai pas travaillé tard dans la nuit ou tôt le matin de cette semaine. Et j'ai même eu le temps chez moi de me préparer des dîners décents, de voir des amis, de promener le chien et de regarder trop la télévision.
Maintenant, avant de faire des suppositions sur le contenu de ma liste de tâches ou sur l’importance de mon travail en général, je dois mentionner que pendant cette semaine, j’ai dirigé une réunion du comité du conseil d’administration, une réflexion sur une proposition de subvention pour le USDA, a rencontré le directeur exécutif d’une fondation majeure, a été présenté à un entrepreneur de premier plan par un dirigeant de Microsoft, a soumis trois propositions de subvention et a reçu mon évaluation de performance annuelle (ce qui était très positif, au fait).
En bref, je travaille beaucoup chaque semaine. Comment puis-je le faire sans faire de dépression nerveuse - et sans perdre de temps? Voici quelques conseils.
1. Savoir ce qu'il faut faire
Bien que cela semble évident, les choses qui stressent le plus les gens sont généralement celles auxquelles ils ne savaient pas s’attendre. Donc, pour commencer la semaine, passez en revue tout ce que vous devez faire en détail. Par exemple, supposons que vous sachiez qu'une proposition doit être présentée vendredi et qu'il vous incombe de faire le récit, mais que l'équipe des finances est responsable du budget. Pour vous assurer que l'ensemble du projet est terminé à temps, assurez-vous d'ajouter «vérifiez auprès de l'équipe des finances le budget» dans votre liste de tâches.
Je suis assez agnostique à propos des outils pour les listes de tâches; les listes écrites fonctionnent aussi bien pour moi que les solutions électroniques, comme Evernote ou Asana. Mais j'ai une règle que toute la liste doit être au même endroit. Vous pouvez segmenter et réorganiser tout ce que vous voulez, mais vous devriez voir tout ce que vous devez faire en un seul coup d'œil.
2. Savoir ce qu'il faut faire en premier
Quand j'ai supervisé des employés moins expérimentés, j'ai constaté que le plus gros obstacle pour eux était de ne pas savoir comment hiérarchiser et organiser leur journée.
Par exemple, si un gros projet devait arriver la semaine prochaine, ils avanceraient à toute vitesse, même s'ils devaient d'abord collecter des informations auprès d'un autre service, informations susceptibles d'annuler le travail effectué. 'ai fait. Et entre temps, il y avait d'autres projets plus petits sur lesquels ils auraient pu faire de réels progrès.
Vos priorités peuvent également changer en fonction de votre humeur ou de votre emploi du temps. Par exemple, si ma journée est particulièrement peu créative, je sais qu'il serait plus efficace de hiérarchiser un projet de données. Si je suis en réunion la majeure partie de la journée, je réponds aux appels et aux courriels entre les rendez-vous plutôt que d'essayer de lancer quelque chose de plus important dans un laps de temps aussi court.
Vous serez beaucoup plus efficace si vous travaillez avec vos priorités et vos restrictions plutôt que d'essayer de leur résister.
3. Demander de l'aide
Si je n'ai rien gagné d'autre à travailler dans des organisations à but non lucratif, j'ai appris que si vous ne demandez pas, vous n'obtenez pas. Personne ne peut faire le travail d'une organisation seul. Si vous ne possédez ni les compétences ni le temps nécessaires pour mener à bien une tâche, il est de votre devoir de demander de l'aide.
Heureusement, travaillant pour des organisations à but non lucratif, je peux généralement trouver un volontaire pour m'aider dans des tâches plus banales. Si j'ai besoin d'un plus haut niveau d'expertise, je sors mon carnet d'adresses et vois si je connais quelqu'un qui peut suggérer une solution. Récemment, par exemple, j’ai été bouleversé par le rapport provisoire d’un donateur. Nous étions à mi-chemin d'un nouveau programme, alors même si je savais que nous avions beaucoup accompli, je ne savais pas comment le faire savoir dans le formulaire de rapport. J'ai donc invité une de mes amies des communications à prendre un café et elle a suggéré de concentrer l'ensemble du rapport sur les récits de clients et sur la manière dont ils interprétaient le nouveau programme.
C'était une percée - une que je n'aurais jamais eu seule. Le donateur a adoré et m'a mis en contact avec son service de communication afin de faire connaître davantage le programme. Une fois que j'en ai eu l'idée, il m'a fallu une semaine pour terminer le rapport - le même temps que j'avais passé à m'inquiéter à ce sujet avant de rencontrer mon ami.
4. Fermer la boucle
Vous connaissez ce sentiment satisfaisant de vérifier quelque chose de votre liste de choses à faire? Ça ne fait pas que du bien. c'est un moyen important d'indiquer que vous avez terminé une tâche et que vous pouvez maintenant passer à autre chose.
Mais avant de continuer, vous voudrez vous assurer que vous avez une trace de vos tâches accomplies quelque part, afin que vous puissiez faire un suivi si - d'autres - les autres ne sont pas aussi efficaces que vous. Lorsque je termine une proposition de subvention, par exemple, je mets toujours un rappel dans mon calendrier pour faire un suivi avec le bailleur de fonds dans huit semaines. À ce moment-là, la plupart des bailleurs de fonds auront pris leur décision et s'ils ne l'ont pas encore fait, ils pourraient être intéressés à en apprendre un peu plus sur l'organisation. De même, votre patron peut ne pas vous parler d'un projet avant quelques semaines si vous le lui confiez, mais une invite au bout de quelques jours peut lui permettre de jeter un coup d'œil plus tôt.
Je crois fermement qu'il est important de travailler plus intelligemment, pas plus fort. Mon travail est trop important pour moi et les personnes au service desquelles mon organisation adhère acceptent tout sauf les meilleurs. Mais je sais par expérience que courir moi-même en lambeaux en travaillant plus de 60 heures par semaine n’aidera personne en bout de ligne. Travailler plus efficacement signifie de meilleurs résultats et un week-end, quoi de mieux que cela?
